文：徐军泰
邮件合并 · Word · 批量文档 · Excel联动
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大家好，我是徐老师。
平时工作中，我们常常会遇到批量制作Word文档的场景，例如——
- 新员工入职前，HR要批量制作入职通知书；
- 赛事闭幕时，举办方要为获奖的选手制作获奖通知书；
- 期末考试后，班主任要为成绩优异的同学制作奖状；
……
这种Word文档的特点是格式、样式都是统一和标准化的，基本上就是一个模板，每一份文档只有关键的信息是不同的，例如姓名、日期等。
大部分人在遇到这种文档的处理时，都是老老实实、一个个文档去修改和制作的。比如，要制作100位同学的获奖通知书，就手动复制100份文档，然后逐个打开、修改、保存。
其实，Word里有一个非常实用的功能——邮件合并，就是解决文档的批量生成的。
今天，来给大家介绍如何用Word、Excel联动，实现邮件合并，高效生成批量文档。
01
案例介绍：批量制作合作协议
表格学院最近签了近10份课程合作协议，合作双方的信息保存在了1份Excel文档中，如下图所示：
现在，我们需要批量打印合作协议，即为每一个合作方制作合作协议书。本例中需要制作7份协议文档。
合作协议都是标准格式，对应Word文档如下图所示：
下面我们来看详细的操作步骤。
02
操作步骤：利用Word邮件合并批量生成文档
1、在协议模板文档中依次点击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】-【邮件合并分步向导】；
2、选择【信函】，点【下一步：开始文档】；
3、保持当前选择【使用当前文档】，继续【下一步：选择收件人】；
4、点击【浏览】，找到邮件合并的Excel数据源文档，并【打开】；
5、选择数据源所在工作表，确定；
6、继续点确定到下一步；
7、点击【下一步：撰写信函】；
8、这里是最关键的步骤。依次在要填入模板的信息位置（如甲方）点击鼠标，然后点击右侧的【其它项目】，打开【插入合并域】，选择对应字段并插入；
以“甲方”为例，插入填充项后如下图显示：
9、依次插入所有填充项后，点击【下一步：预览信函】；
10、如下图所示，点击右侧的【收件人】两侧的箭头，可以浏览每一份文档；
为了方便大家查看，做了一个GIF效果：
11、点击【下一步：完成合并】，即完成邮件合并。
完全合并后，我们还可以通过【邮件】选项卡下的【预览结构】查看和修改文档。
12、操作到这一步的时候，相信大家都有一个疑惑，那最后合并的文档到底在哪儿呢？
这时候，只要点击【编辑单个信函】，合并记录选【全部】就能新建一份合并后的Word文档，里边包含所有的协议。
▲ 提问：当数据源增加后，如何让图表实现自动更新？
最后，把打开的合并文档进行保存并打印，就大功告成了。
好了，今天的内容就介绍到这里，我是徐老师，感谢阅读。
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