问题

有几十个或者几百个格式一致、内容不同的WORD文档。现要求从所有文档中提取指定的值，存放到Excel表中去。有多少个WORD文档，生成的Excel表的正文就相应地包含多少行数据。

手工逐个打开WORD文件后取值显然是不现实的，效率低下而且出错率高。有什么办法可以用最少的时间、最少的步骤完成需求呢？

例如图1所示文件夹中有13个WORD格式的成绩表，每个成绩表都采用图2的格式：

图1 待取值的13个成绩表

图2 蓝凤凰的个人成绩

要求整理成图3的结果：

图3 整理后的综合成绩表

方案

根据个人经验，推存使用“WORD精灵”，不管几十个还是几百个文档，都可以一键导出到Excel中，工工整整地摆放在您的面前。

步骤

A)安装精灵

安装“Word精灵”后，在Word的界面中可以看到“导出到Excel”菜单，其子菜单包含“多文档到Excel”、“单文档到Excel”、“导出带下划线的Word内容到Excel”、“按参考位置取值到Excel”以及“按位置和表格取值到Excel”等子菜单。具体菜单位置见图4：

图4 Word精灵界面

B)制作模板

导出WORD前必须制做一个模板，制做模板的目的是告知WORD精灵哪些单元格需要取值。

具体的做法是：随意复制一个成绩表文档，将其命名为“模板”。然后打开模板文件，删除表格中的所有字符（但不能删除任何一个单元格）。最后在需要取值的单元格中随意写几个字作为标示，表示此单元格的值需要取出到Excel中去，如果单元格空白则程序运行时会忽略该单元格。

标示单元格尽量采用有意义的值，例如“姓名”、“联系方式”等，而非采用“A”、“B”、“C”，尽管采用“A”、“B”、“C”也可以顺利取值。

标示好之后的模板见图5：

图5 模板示意图

C)批量取值

做好模板以后，单击菜单“多文档到Excel(备用)”，然后选择所有要取值的WORD成绩表，效果见图6：

图6 选择所有要导出的WORD文档

单击按钮“我选好了”，几秒钟以后程序会将所有WORD文件中指定的值提取到Excel中。

程序执行完时，会弹出以下提示：


图7 提示程序执行时长

关闭提示以后，可在Excel中看到以下结果：

图8 取值结果

备注

A)菜单“多文档到Excel”和“多文档到Excel(备用)”都可以从多个WORD文档中取值到Excel，前者仅支单个表格，后者既支持单个表格也支持多个表格嵌套的WORD文档。平时尽量用后者即可。

B)前面演示的取值目标都在表格中，如果不在表格中也可以提取吗？

例如图9中，每一个段落的冒号之后的字符都需提取出来，“嘉宾”与“发言”之间的姓名也需要提取出来，有没有什么办法取值？

图9 按位置取值示意图

当然可以的，WORD精灵中的“按参考位置取值到Excel”菜单即应此需求而生。

此外，如果WORD文件中既有段落取值也有表格取值，WORD同样可以应付。

演示

看前面的文字配图，您可能觉得枯燥，此处提供视频演示，让各位同学更快地学会操作。

视频中演示了各种取值方式，请阅览完整。

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补充

实际上还有一种情况，要求提取WORD文件中所有带下划线的字符串，见图10所示。

针对此种情况下，下篇文章再介绍，敬请关注。

图10 要求提取带下划线的所有字符

从WORD文件中取值到Excel，最多的应用场景是整理个人简历。