活动时间筹备表
一、活动管理
- 1.1 活动策划
1.1.1 Brife 场地确认
1.1.2 需求确认（参会人数、时间、日程规划等其它具体需求）
1.1.3 方案管理 活动方案提案稿提交
1.1.4 活动方案提案稿反馈
1.1.5 活动方案修改版提交
1.1.6 活动方案修改版反馈
1.1.7 确认供应商
1.1.8 活动进度管理 时间表提交
1.1.9 时间表确定
- 1.2 费用管理
1.2.1 活动费用管理 提案报价提交
1.2.2 调整报价提交
1.2.3 方案修改中报价实时调整
1.2.4 活动后结算提交
1.2.5 活动后结算的最终确认
- 1.3 活动人员管理
1.3.1 "内部人员管理" 核心团队人员确定、启动
1.3.2 活动组内部总体分工
1.3.3 活动团队对接 内外部通联表、人员分工安排
1.3.4 活动启动会，人员分工对接
1.3.5 内外部沟通群建立
二、创意设计
- 2.1 视觉设计
2.1.1 2D 主KV设计修改、确定
2.1.2 PPT模板设计提交
2.1.3 PPT模板审核确认
2.1.4 延展设计提交（主会场背板及LED画面/分会场设计/签到处背板/展区设计/胸卡/指示系统设计等）
2.1.5 延展设计确认
2.1.6 会场摆位图确认
2.1.7 所有场地整体平面图确认
2.1.8 制作物平面设计及完稿提交
2.1.9 制作物平面设计及完稿确认
2.1.10 3D 主舞台布置方案提交
2.1.11 主舞台设计、舞台结构确认
2.1.12 分会场布置方案提交
2.1.13 设计结构确认
2.1.14 招商展台设计提交
2.1.15 设计结构确认
2.1.16 主办方展台设计提交
2.1.17 设计结构确认
2.1.18 外场搭建方案提交
2.1.19 外场搭建方案确认
2.1.20 施工文件制作
三、 搭建及后勤管理
- 3.1 AV管理
3.1.1 AV管理 场地尺寸核对
3.1.2 主会场与分会场AV设备布置方案确认
3.1.3 所有主舞台相关素材测试（视频/PPT/KV/题词）
3.1.4 AV进场布展、AV设备调试
3.1.5 AV技术、内容彩排
3.1.6 现场呈现
- 3.2 搭建管理
3.2.1 搭建管理 场地尺寸核对
3.2.2 主舞台及外场搭建结构终稿提供
3.2.3 主舞台及外场搭建结构确认
3.2.4 所有搭建平面输出
3.2.5 所有搭建平面确认
3.2.6 制作材质确认
3.2.7 制作相关小样确认（地毯，防火板，灯箱片等材质）
3.2.8 喷绘小样确认
3.2.9 搭建进场布展
3.2.10 安检检查，消电检
四、 内容管理
- 4.1 演讲管理
4.1.1 Opening Video 脚本提交
4.1.2 脚本确认
4.1.3 素材提供
4.1.4 A Copy提供
4.1.5 视频内容调整修改意见
4.1.6 最终视频确认
4.1.7 "演讲video收集" video收集（包括开场前循环播放Video，赞助商Video以及现场所使用的音乐）
4.1.8 keynote管理 主题大会流程确认
4.1.9 Speakers信息收集
4.1.10 演讲PPT收集
4.1.11 确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划
4.1.12 提前一天现场彩排
4.1.13 分会场管理 流程确认
4.1.14 演讲需求收集
4.1.15 确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划
4.1.16 提前一天现场彩排
五、 VIP嘉宾管理
- 5.1 VIP服务 确认VIP名单
- 5.2 协助VIP服务明细（包括VIP室安排，会议期间用餐安排等）
六、 媒体管理
6.1 媒体管理 协助媒体采访间安排
七、 展区管理
- 7.1 招商管理
7.1.1 招商管理 招商方案提交
7.1.2 招商方案确认(包括调整最终确认)
7.1.3 招商进行
7.1.4 招商最终确认
- 7.2 展位管理
7.2.1 赞助商展位 Logo收集
7.2.2 展位工作人员名单提供
7.2.3 提交展位特别需求表（电力、网络等）
7.2.4 提交海报设计
7.2.5 主办方审批
7.2.6 展位结构搭建开始制作
7.2.7 资料、礼品运输清单
7.2.8 赞助商演讲 确认演讲人(收集演讲人资料，包括简历、照片和演讲讲义 )
7.2.9 提交演讲slides初稿
7.2.10 赞助商完成slides修改并最终确认所有内容
7.2.11 收集所有演讲者的演讲需求（是否需要上网，确定演讲设备及其他需求）
7.2.12 确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划
7.2.13 提前一天现场彩排
7.2.14 运输 展区搭建时间
7.2.15 展位set-up
八、 活动管理
- 8.1 现场执行
8.1.1 执行管理 活动执行手册的撰写（含联系分工表、流程、rundown、场地规划图、物料清单、场地安排、采访间安排、第三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、及座位排序等）
8.1.2 活动前TE内部会议
8.1.3 执行手册提交
8.1.4 活动前整体Check Point会议
- 8.2 物料及印刷品
8.2.1 物料 提交样品（胸卡、礼品）
8.2.2 样品确认
8.2.3 制作完成
8.2.4 印刷品 数码印刷小样完成并提交（胸卡，餐券，会议指南）
8.2.5 数码印刷小样确认
8.2.6 数码印刷成品提交
8.2.7 运输 物料运输单整理
8.2.8 物料运输
- 8.3 活动总结
8.3.1 活动总结 提交活动整体报告
8.3.2 活动剩余物料整理、运输
8.3.3 活动照片整理、刻盘，提交
8.3.4 活动视频编辑、提交
8.3.5 活动总结会
