"小李啊，来，把这个文件做成PPT，下周开会我要跟局长汇报。"
“好的！领导，那个……，这是个Word文件，全是文字啊，您需要做成什么样的呢？”
“哎呀，随便做一下，美化一下就行了嘛，很简单的啦。”
这样的对话，我们是不是非常熟悉？领导不懂得做PPT，而且就只有一堆文字，其他啥都没有，我们该怎么办？
其实非常简单。今天我教大家一个用小学语文课就学过的技能，能够快速排版从而完成领导的要求。
这个技能用小学时的话叫做“概括段落大意”，对于我们这些成年的“打工人”可以换个说法，叫做“梳理逻辑，提炼重点”。
之所以这么做，是因为PPT虽然只是个辅助工具，但也从来不是让人上去照着屏幕上显示的内容照本宣科、一字不差的念给听众听的。它更侧重的是以“提纲”的形式，结合某种合适的页面排版与美化，通过讲述人的讲解让听众接收到各种信息。
也就是说，PPT是”提纲“，它需要的是”提炼“和”逻辑“。
所以，文字超多的PPT，做到”提炼“和”逻辑“才是正确的处理方式！
我们举个例子，分享一下应该如何处理文字超多的PPT。很简单，3步就搞定！
这里有一个领导给的文本：
图1
这段文字，粗看没有主题，没有重点，而且居然连个分段都没有，这打字员的工作做的可够糙的（还真别看不起，现在好多人做出的活儿就这风格）。
那这段文字用“梳理逻辑，提炼重点”怎么做呢？
我们仔细阅读一下，发现这段文字实际上说了7个方面，分别是投资方、影片所属类别、导演、主演、编剧、剧情简介、播出情况。于是原页面可变为下图：
图2
我不仅提炼了7个方面，还为它们增加了文字颜色，提示读者文字内容的概述。但还是不太醒目，我们继续修改：
图3
把7个方面加上了填充底色，这样更加的醒目。但是这样的排版形式太过于普通，太Low了，还可以继续修改：
图4
这样是不是逻辑就更加清楚了呢？而且这种排版具备了一定的美观性和专业性，还是能够吸引眼球的。
但我觉得还是不够好，继续修改：
图5
找了一张《好先生》的高清剧照作为底图，添加了蒙版，为每个文本框也做了填充和边框设置，是不是更好一些？
现在这个版本已经比最原始版本好了很多，但还是有可以修改的地方：
图6
大家可以看出区别吗？
对，我调整了所有7个文本框里文字的横向间距。图5中，横向间距比较小，看上去给人的感觉很沉重；图6调整之后，感觉轻快许多。
其实这也是PPT页面设计的一个原则：要注重阅读的呼吸感和节奏感，不能让读者读起来有压力。
这也是为什么很多报纸杂志都会分栏分段处理的原因：减少阅读压力。随便举个例子：
图7
报纸、杂志的版面都比较大，所以他们极少有横跨整页的大段密密麻麻的文字，一定会分段、分栏处理，配合图片的穿插，阅读体验非常棒。
小结一下，“梳理逻辑，提炼重点”的步骤是：
- 通读全文，掌握其中逻辑；
- 根据逻辑划分小段，为每一小段用简短的词汇总结，即段落小标题；
- 用精简的语言概括段落内容。
怎么样，这种用小学语文就学到的技能是不是解决了我们制作PPT的重要问题？
这样的步骤之后，我们就可以根据总结出来的段落数量决定用何种排版方式了（上文的例子总结出来7个段落）。这里，我也给出一些常见段落数量的排版：
2个段落：
图8
3个段落：
图9
图10
图11
4个段落：
上下排版：
图12
左右排版：
图13
5个段落：
图14
6个段落：
图15
图16
我们可以看到，上述所有的例子，整体页面的排版都非常注重平衡。有的左右平衡，有的上下平衡，不会有某一个方向明显的感觉不平衡这种状态。
所谓“平衡”，实际上是从“元素是有重量的”这一理论出发的：
- 同一个元素，深色的比浅色的重；
- 面积大的比面积小的重；
- 靠下的比靠上的重。
基于这几点，我们可以分析一下上面图13的例子：左侧深色，面积小；右侧浅色，面积大，所以二者综合，该页面并不会让人觉得一边轻一边重，给人的感觉是平衡的。
好啦，今天的内容基本就是这些了。最后总结一下文字巨多的PPT的处理方式：
- 梳理逻辑，提炼重点；
- 拆分段落；
- 文字能删除则删除。如果领导说“一字不许删”，那么也要根据逻辑拆分后总结每一段落的小标题；
- 排版时注重对齐，尤其注重排版结果的节奏和呼吸感，不能让读者有压迫感；
- 排版时注重页面元素的平衡。
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