1、与会议负责人对接，确定采用什么视频系统，会议规模，在哪个会议室，视频分会场范围、会议上是否需要播放PPT或者视频，以及是否需要人员发言等等，为接下来多媒体设备的准备打好基础，也就是不打无准备之仗。

2、根据发言领导数量确定麦克风数量，同时准备1-2个麦克风备用。需要换电池的设备要在会议开始半小时之前换好电池。

3、根据会场情况确定摄像头位置，一般视频会议领导会面向大屏，所以一般摄像头会放置在大屏中央正对主要领导的位置，但要注意的是，摄像头不要遮挡大屏。

4、大屏分镜的设置应注意刚开始时要显示所有分会场情况，会议正式开始后，领导讲话情况要全程显示，并用一部分大屏空间来回切换各分会场情况。

5、会议信号调试应提前至少半天就启动，并在会议开始前的1小时再次进行调试，确保信号传输无误。为了提高调试效率，可专门建立调试微信群，逐单位报送信号、语音无误后结束调试。

6、如果有人作典型发言，注意提前设置好摄像头转换点，一般预设领导近景、发言人近景、会场全景3个摄像头转换点位。