如何让工作更高效快捷(如何更高效的工作)

一、如何让工作更高效快捷

其实一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。要想提高工作效率我们就得想办法找个提高的办法。

1、保持最佳的工作激情。工作激情也可以说是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快的做，是积极主动、认真负责地工作，还是敷衍了事、拖拖拉拉地工作。

2、选择正确的工作方向。工作方向就是工作目标或工作目的。

3、选择最好的工作方法。做任何工作都有各种方法可以选择，也许也都可以殊途同归。就像解数学题，方法有多种，既然同样可以得出答案，那么你会选择什么方法呢？自然是最简便的。这样，才可以有更多的时间解其他难题，才能保证试卷的质量。同理，找到最好的方法就能为我们节约不必要的时间的浪费。所以，在工作前，请认真思考什么才是最好的方法，“磨刀不费砍柴工”说的就是这个。

4、工具的选择和使用。“工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能使得事半功倍，而工具的使用就要求我们不懂莫装懂，能够虚心请教他人。自己懂的，也能不因自己的私利而无视工作同伴的求教，毕竟，每个工作都不是仅凭个人能力就能完成的。工作本是一个集体项目，愉快的合作才能提高效率。

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5、懂得劳逸结合。无论学习还是工作，劳逸结合是很重要的，它能使人事半功倍。如果为工作操劳过度，影响的不仅仅是身体的健康，也会伴随工作效率的降低。长时间工作是为了更好的完成工作，却事与愿违，岂不是“赔了夫人又折兵”？

6.不断学习新的知识与技能。在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本

二、如何更高效的工作

在看赤羽雄二写的这本书《零秒工作》的时候，正好是我最忙的时候。

我说的“身兼数职”是这样的：

1、我的本职岗位工作。

2、领导出差后让我暂代的领导岗位工作。

3、要准备的两场重要演讲。

4、业余时间运营的《逆水行舟读书会》同舟共读第二期。

5、参加的马拉松写作活动。今天是连续日更第43天。

最后加上，我老婆怀孕后，因为父母不能来上海帮忙，我需要照顾到家里方方面面的家务活。

这些来自工作、学习、家庭的压力，让我恨不得一天掰成三天用。

很庆幸，在这个时候，我读到了《零秒工作》，帮助我梳理清楚了最近纷乱繁重的工作任务。

《零秒工作》认为要把工作做好，关键是提高工作速度。

提高速度的关键，是在工作中建立起一套工作范式来。

这个工作范式是我从书中理解到的内容，对我触动很大。

我认为这个工作范式可以分为两方面，一方面是思考整理术，一方面是工作效率提升术。

当然，这只是代表我个人的解读。书中有很多我没提到的，但极富启发性的想法，有兴趣的朋友可以找来看看。

1、思考整理术

这个主要就是指书中推荐的”A4纸做笔记法“。

我以前写过一篇《心灵写作》的读书笔记叫《念一句心灵写作，瞬间打通你的任督二脉》，提到过另一种用A4纸写东西的方法。

我就在想，书中说的这个方法和心灵写作法有什么不同？

这两种方法都是用A4纸来整理自己的思路，不同的是整理思路的方式。

心灵写作法是，脑子里有什么就写什么，像录音机一样把自己所有的想法原封不动记录下来。写的时候，连废话也可以写下来，语句之间逻辑也可以不管。

它的整理的方式有点像在跟自己聊天、讨论问题。

而作者提到的”A4纸做笔记“法是这样的：

左上角写标题，右上角写日期，正文写4到6行，每行20到30个字，一分钟写一页。

“A4纸做笔记”法是提纲式的，和思维导图不一样，但也接近。

这个方法主要详细介绍在作者的另一本畅销书《零秒思考》。

我没觉得这个方法有多高明，但有两点启发或者说共鸣，我认为特别有用。

第一，要形成整体印象

这一点我觉得特别有共鸣，而且真的很重要。

我现在写书评比以前快很多，就是因为现在，我都是从整体印象入手。

比如说写这篇书评，我会先运用《如何有效阅读一本书》中提到的三书签读书法快速把书看完，然后在不翻书的前提下快速应用心灵写作法，把脑中记得的所有想法都快速记下来。

这样做，有两点好处。

一、因为很快写出了初稿，我们就能不慌不忙地在初稿的基础上，一步步修改细化。

这本书中提到一个原则叫“工作不要过于细致”。这当然不是说不要细致，而是说不要一开始就细致。

没有整体框架就去死抠细节，很容易陷在细节里，一叶障目，难识庐山真面目，做很多没有意义的工作。

二、我们凭印象复述出来的东西，往往就是这本书的重点。

一本书有十几、二十万字，一篇书评文章篇幅才两三千字。妄想用一篇文章来包涵全书内容，眉毛胡子一把抓，就失去了书评文章存在的意义。

如何抓住重点，在平时的工作中也是很重要的。

比如我观察到，给我们做试管婴儿的主治医生就是这样有重点地抓工作。在整个辅助生殖的各项环节中，她就只抓了两个核心环节。

因为来就诊的病人很多，如果主治医生什么环节都抓，不但要把自己累死，而且还做不好工作。

第二、零基础的思考方式

这一点对如何提高想象力很有启发。

有时候不要去想这个工作本来应该如何解决或者是本来必须如何解决，而以一个门外汉的姿态，从根本上去重新思考问题，或许会有创造性的发现。

有时候放下先例，从零出发，往往能创造出一些新鲜的、充满力量的东西。

2、工作效率提升术

《零秒工作》这本书中提供了很多富有建设性的方法，我把一些给我印象深刻，并且马上能用的建议归纳在这里，概括为工作效率提升术。

第一，什么事情都要提前计划、提前准备、提前完成。

很多时候，我们工作效率低下，是因为我们没有及时着手工作。所以即便是计划中的工作，只要是在能够完成的范围内，都尽量提前一些完成。

提前准备还有一个好处是，可以多次运用pdca循环管理系统，把工作质量提高。

我现在写书评也基本是在运用pdca系统，p就是计划，d就是执行，c就是检查对照，a就是修改完善。

千万不要等到最后期限到的时候才慌里慌张地赶工。因为我们在一种拖延和延期的状态下，是很难再想提高工作质量的。

第二、把制作的文件放在特定的工作项目文件夹里后，要记得同时复制一份存到范文文件夹里，并在文件名里标记日期。

这是一个工作习惯，有利于提升以后工作的效率和质量。

作者说他已经存了两百多个范文，对提高工作效率很有效果。

因为很多工作是带有重复性的，有了这些经过仔细打磨的范文文件可以让我们更轻松、快速、高质量地完成工作。

第三、如果总是有电话打扰，让我们不能专心做事，那么我们可以给电话设置一个小时或者两个小时的飞行模式，等事情完成了以后再打开网络。

第四、如果能掌握电脑快捷键，主动设置添加个人词汇，可以节省下很多的时间。

比如熟练掌握这些常用的快捷键，可以大幅提升操作速度。

windows下，用ctrl＋w可以关闭窗口，比我们用鼠标移动到关闭按钮再关闭要快很多。用f2键可以给文件重命名。

在Mac下，用command＋q可以关闭窗口，return键可以对文件进行重命名。

对于Mac里面把一个文件剪切粘贴的动作，我一直是用右键菜单来操作。受这本书的启发，我特意去网上搜到了快捷键。方法是command＋c先把文件复制，再到目标文件夹里，按command＋option＋v就可以把文件剪贴过去了。

还有很多好用的快捷键，如撤销操作是command＋z，反向撤销是command＋shift＋z。

移动光标到文稿的末尾是command＋下箭头。移动光标到句尾是command＋右箭头。

将文件放进废纸篓是command＋delete。

新建文件夹是command＋shift＋n。

截屏并存成图片到桌面是command＋shift＋4.

《零秒工作》一书还提到添加200-300个个人用户词汇，可以大幅提高操作速度。

我在mac的设置里的键盘的文本里找到这个功能。比如登记两个字母的输入码，就可以直接跳出自己设定的短语内容。

第五、每天早晚各花三十分钟来搜集信息。

为什么是三十分钟，不是更长的时间呢？

书中说，因为搜集不是目的，搜集只是把工作做好的手段，所以如果花太长的时间也不太好。

在搜集信息时可以尽量使用碎片时间，这样能减少时间浪费。同时如果对读到的信息持有怀疑的态度，有自己的思考，还能提高搜集到的信息的质量。

《零秒工作》这本书中提到，工作中可以改进的点是无限的，很多小小的改进也不是很难想到，关键还是我们思考得够不够多。

实践要求

1、实践“A4纸记笔记”法。

2、凡事提前、建立范文文件夹、想办法提升专注度、掌握快捷键、登记个人词汇、注意信息的搜集。

3、多思考工作中可以改进的地方。

-END-

By逆水行舟读书会

三、怎样让工作高效起来

如何让工作变得高效而简单
2010-03-29 09:58　来源：和讯网 　　　　

　　你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。
　　在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事，不该做哪些事。这正是职业生涯顾问专家比尔。约翰逊给所有从业者的建议。
　　约翰逊根据多年的调查研究，发现现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的信息，却在不重要的信息上浪费了太多的时间；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。
　　以下就是约翰逊新书中整理出的10种最实用的、简单的工作方法。
　　一、搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会
　　你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？可否建议我，要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？
　　二、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
　　对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。
　　在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？
　　三、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担
　　“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
　　你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。
　　四、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可
　　让老板感到满意多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据商业心理顾问公司的心理学家约翰。维佛所进行的研究，有10％到15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的数据不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。
　　其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简，切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时，所得出的普遍性结论。
　　你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。向老板报告时，要能精准地掌控时间。
　　五、简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间
　　真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
　　在做任何的简报之前，你必须思考以下三点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？
　　接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。
　　六、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上
　　正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。
　　七、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
　　“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
　　你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：1、把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内。2、超过20个字就应换行。3、如果超过3行必须空行。
　　八、当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
　　不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。
　　九、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源
　　老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定？是希望员工能够做得更多，以降低成本？当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你说服老板的理由，这是最有效的。
　　而且，不要只强调你的单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。
　　当你第一次提出要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达八成以上。
　　十、专注工作本身，而不是业绩评量的名目，才能真正有好的表现
　　你要做的只有以下两件事情：
　　1、至少每个月询问你的主管：“我做得如何？”尽量提出具体的问题，例如：“老板对于我所排定的进度是否有什么意见？”“我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗？”
　　你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩评量，这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解主管的期望。
　　2、至少每个月询问：“原先的工作安排有没有必要调整？”也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。