我们常希望可以用更快速的时间，制作出更专业、更吸睛的PPT。除了熟练PPT软件的操作、大量累积PPT制作的经验之外，有没有什么诀窍可以更有效的学习和精进PPT技巧呢？
过去在职场上因为工作性质的缘故，我需要制作大量的PPT，例如研究报告、销售PPT、会议PPT、教学PPT、进度PPT等等，很多时候并没有太充裕的时间可以准备PPT制作，常常来不及做完而草草交差，影响了工作进度，也影响了主管对我的评价。
随着PPT制作经验的累积与前辈的分享，也翻阅了许多PPT教学与提升效率的书籍，逐渐归纳出一套可以提升PPT制作效率的方式，在这里和各位分享。透过这七个习惯的培养与练习，不仅可以提升PPT设计的质感与专业感，也能缩短PPT制作的时间，更精准的达到职场PPT的目的。
习惯1 断、舍、离的思维运用
「断绝不需要的资料，舍弃多余的素材，脱离对搜集的执着。」这是第一层思维，展现在「系统化」的资料整理上。
(一) 活页夹：文件夹、文件名、日期等编码，提升索引的效率。
(二) 灵感库：设计没有快捷方式，专业就展现在细节上的处理。灵感不会灵光一现、想有就有，天赋也会有疲乏的时候，更多是源自平时的所见所闻所想。每天大量的阅读，搜集喜欢的、需要的，并隔一段时间重新浏览，进行删减的动作(过时的、熟记的、没用的)，累积一定程度这些就会进入潜意识，转化为「直觉」出现。
(三) 再思考：在自己的PPT作品，写下批注与说明文字，隔一段时间，看看过去写的，再次写下新的批注与说明。这是一种时间、讯息与思考的整理。
「断绝不必要的元素，舍弃多余的信息，脱离对设计的执着。」是我过去在职场上所体悟到的第二层思维，展现在「效率化」的PPT制作上。
PPT是一种减法哲学，是学习如何用更少来表达更多，在设计PPT时，可以这样思考：如果拿掉这个元素，对表达上有没影响？如果用口语表达就好，那么就可以选择拿掉，断绝不必要的元素干扰观众的注意力。
信息的呈现，要思考哪些是必要的(must be)，那些是作为辅助参考的(nice to have)。PPT不是在呈现花费了多少时间努力，而是只呈现必要的讯息协助观众容易了解。我们在设计PPT时常常会有一种迷思：不是我不懂得精简，而是担心如果将PPT浓缩成十页或更少时，会不会让对方觉得我没有花太多时间？可是我明明就投入了二个多礼拜的时间，而我没有放的部分，会不会让人觉得我没有想清楚那部分，可是我明明都有想过啊！于是，错把PPT的页数和版面的字数多寡当作是个人努力的成果。
而当我们在设计PPT上有一些心得后，往往会开始在意「设计感」这件事，开始在投影片上试图多加些什么让它更有设计感、让它更与众不同，反而忽略了PPT的本质：传递容易理解的讯息。
习惯2 二个方案不嫌多，三个方案恰恰好
在商场上有三个方案对于说服主管、客户绝对是有帮助的。单一选项的「是非题」，容易陷入让对方有「这是不是最佳方案？」的想法，因此对PPT的成效大打折扣，产生许多不必要的疑问，这是因为没有比较基准的缘故。而提供多个选项的「单选题」甚至是「复选题」，因为有相互比较的方案，往往更能突显预定方案的好，不仅容易被采纳，也能感受到你的思虑周到与专业度。如果采纳的不是预定方案，也能进一步思索对方考虑的观点，也许能补足自己思虑不周的部分。
分享过去的经验，在准备方案时我会以「情境」的方式展现，也就是先说明在现有限制下的务实方案(Normal Case)，然后强调突破限制条件下的积极方案(Aggressive Case)，以及在可能风险下的最糟情况(Worst Case)。通常主管或客户会难以做决定，不外乎两个因素：现有信息不足以作判断、优缺点不相上下无法衡量，特别是要对方做「要、不要」的决定时，更是会面临这样的「决策困境」。为什么难以下决定？因为要负责。但是当你提供一个情境、一个评估可能风险之下的三种方案，不仅增加了对方判断的信息，也让决策有了模糊的弹性，因为你赋予了决策「风险与机率」的概念。
不论是PPT架构、解决方案，还是投影片设计，强迫自己多想一想有没有第二种可能性？最初想到的往往是多数人都想得到的，多花点心思想出第二种、第三种甚至是第四种；可能第一种还是相对最好的，但你的产出只会更精彩，也能作为下一次PPT的参考。
为什么是「三」这个数字？
在毕达哥拉斯(古希腊哲学家、数学家和音乐理论家，勾股定理与黄金比例是他与其学派提出)眼中，「三」是一个和谐的数字。亚里士多德(古希腊哲学家，柏拉图的学生)则认为「三」代表完整，因为既有首尾，又有中部。中国道教同样认为「三」是力量的象征，因为它暗示着一种中心元素。
在传播学理论中「三」是最有力的数字，不多不少，足以支撑一个论点，又不至于多到难以记忆。三点条列、三个选项、三原色、投影片三元素(标题、内容、讯息) 、三分构图、黄金三原则，在许多应用上，「三」是一个理想的数字。
习惯3 换位思考
如果你是PPT设计者，想想PPT用户(可能是你或是别人)，想想目标群众。设计的理念固然重要，但站在大众的角度往往更能看出问题所在。
从目标群众的立场来思考，他们希望看到什么样的信息？对于色彩的辨别上有没有障碍？这份PPT会被用在什么地方？用什么媒介呈现？有多少时间可以听或看这份PPT？(很多人忽略这一点：当你希望对方在短时间内就能充分理解你的PPT，有没有想过自己花了多少时间在搜集数据、消化信息，以及制作PPT上？)
当你站在目标群众的角度思考时，才会与他们产生链接，PPT的内容才会引起共鸣。当别人说「看起来好像怪怪的…」不要排斥，试着接受再调整看看。
习惯4 逻辑思考的自问自答
对于呈现的内容、元素、颜色、排列方式等，自问为什么这样做？这样做可以达到什么效果？每一样都不该是凭感觉。如此做可以让你在面对主管、客户的需求时，更清楚的给出响应，以及思索更多可能性。
运用在PPT架构上，可以检视架构的逻辑合理性。每一张投影片，都应该自问「为什么如此(Why So?)」和「然后造成什么结果(So What?)」，整份PPT应该可以找到对应的投影片，而且排列的顺序也该合乎逻辑性。
习惯5 PPT本质的思考
PPT的目的，在于传递讯息，促使观众采取行动。PPT本身只是辅助，不要执着于复杂的设计，或是精美的图示。特别是在商场或是职场上的PPT，往往是解决问题与达成共识的过程，PPT的内容会随着讨论结果而需要更改，保留容易修改的弹性是必须的考虑。
好的商业PPT应该是「不是说你想说的，也不是说对方想听的，而是以对方容易接受的方式，说你该说的；不只达成目的，更要省时省力。」企业在看待一份PPT的价值，会考虑到「成本、时间、效率」的观点，以更少的时间、更容易的方式，正确达到目的，而这也是企业在衡量所有商业活动价值的观点。
习惯6 设计的基本功：六个原则、四种表现
六个原则：对齐、对比、亲密、重复、留白、降噪。
格式塔法则(Gestalt)又称为「完形法则」，如果画面中的各种元素安排得当，那么这个设计整体的完形(整体性)就会非常清楚，现在大多数的设计原则都是从这里衍生出来的。
四个表现：文字、图像、图表、图解
投影片的设计，不外乎这四种基本表现，以及结合使用的效果。不论是自己的作品或是观摩得来的作品，都可以分门别类做整理，形成自己的数据库。日后要进行PPT设计时，先定位投影片是属于哪一种表现方式，从参考对应的数据库，就能省下再次搜集的时间，专注在内容的构思上。
习惯7 没有最好，只有更好
保持谦逊，永远抱持着还有未知的可能性。这只是「截至目前」的最好，而非永远做不出更好。
以上七个提升PPT专业力的习惯，是我过去十多年来的心得，至今仍持续实践，而且从中获益良多，分享给各位。
