曾任职于波士顿咨询公司的员工,以看过10万页以上的投影片经验,发现好的PPT能清楚显示制作者的逻辑,让观众可以直接看懂结论和资料之间的对应关系。
举例来说,在职场中如果采用一对一论法,听众的习惯是从上往下看幻灯片,这样就会先看到「结论」,再往下看到「证据」,如此就能轻松理解你的推理过程。只要掌握好以下这8种,就能让观众清楚看出你的资料脉络。
1. 一对一论法:单一证据就可以传达一个事实
所有论法中最基本的,根据一个有说服力的事实、案例或数据,推论出一个结论。
像上图PPT的目的是为了传达芬兰在6个国家中森林覆盖率第一,所以职场中人士的「主张」就是芬兰在这些国家中森林覆盖率是最高的,再以长条图列出6个国家森林覆盖率的数据,其中芬兰的森林覆盖率为72%,位居第一,由此「证明」主张是正确的来说服听众。
2. 并列论法:列出多个同质性事实支持论点,增加说服力
借由多个事实一起证明,来强调论点的正确性。
像是「苏格拉底死了、柏拉图死了、亚里斯多德也死了,因为这些事实而得出「人都会死」的结论。这就是并列论法的特色。再以上图为例,职场中,宝侨(P&G)和美国设计顾问公司IDEO都有针对脑力制定会议规则,显见要让脑力发挥效果,制定适合开会的规则是关键。
3. 结合论法:藉由同时存在的现象,支持结论
「结合论法」跟「并列论法」不同的是,需要多个事实同时存在,才能证明主张。
像上图PPT的「结论」:美国1973年后经济衰退1%是不寻常的,就必须在战后经济成长率4%并不特别(1870年后皆高于3.4%)与经济成长率从未如此缓慢(婴儿潮开始进入市场,经济成长率却却依然是1870年来新低)同时存在,才能证明。
4. 连锁论法:描述人事时地物的因果关系
天气看起来阴阴的,推论可能会下雨,再推论出门需要带把伞。
因为A得B、B再得C,即为连锁论法。上图PPT就是一本杂志的出版流程,从撰文、美编到印刷,最后才有你手上这本热腾腾的杂志,下期将为您介绍后4种职场逻辑。