做好ppt具备哪几个要素(做ppt的要素)

具备哪几个要素就可以做好一份ppt呢？让我们一起来看一看吧！

一、目标明确

商务活动中，ppt为了有效地辅助沟通追求简洁明朗的表达效果。但PPT也有局限性。没有理解这些限制，在PPT内写长篇文字报告，绘制复杂的表格——这种“超能”的PPT，不仅制作过程痛苦，而且最终结果往往是“完全看不懂！”

那PPT的优势和局限性分别是什么？在外企工作人员交谈中，会发现这一含义模糊的“PPT”经常用英文“Presentation”代替。在维基百科词典中查了一下就会发现了维基百科对“Presentation”的解释，正好说明了它的目的、特长和局限性。只有一类观众，展示一种主题内容，只能表达主要观点，并能留下深刻印象。记住这几点，那么我们在做PPT时，自然会比较“收敛”，也容易确定一个更合理的目标。那样的话，五六十页就不会洋洋洒洒地写出一份文件来讨论几个复杂的问题。

二、形式合理

微软为PPT文件起了中文名称：演示文档。正如名称所示知道了他的用法。但是事实上，PPT文件主要有两个用途。一是做现场演示辅助演讲，二是直接发给观众自己看。针对不同的用法选择合理的形式，才能保证达到理想的效果。结合演讲或直接阅读时观众的感受，做相应的细节处理。以PPT在演讲现场，将全力为演讲服务。使用多个图表，少用文字。那样观众就可以一边看一边听你说。讲演、演示相得益彰，效果显著。这样的情形下，恰当地使用特技、动画等功能，既能控制演讲的节奏，又能使演示效果丰富，有利于将PPT直接发送给他人阅读的PPT，则必须尽可能简练，但要文字清晰，以取代你的演讲，使读者了解自己的思想。完整的PPT和每一页的幻灯片都必须有清晰地顺序阅读，逻辑要求更高。这就保证了观众自己看PPT时会“跟着你走”，明白你的意思。而且在这样的PPT里面使用特效，动画片就要非常小心。由于这些特技会使阅读者点鼠标点得手指发酸，更可能使PPT文件体积急剧增大，难以在网络上发送。

三、逻辑清楚

正如前面所说，“简洁”正是PPT能够在“时间就是金钱”的商业活动中得到广泛地应用。但是为了追求简洁性，我们很容易无意识地删去一些要点，使观众“看不懂”。要确保要点完整，就要建立清晰、严密的逻辑。这两种方法非常有效。

首先，遵循幻灯片的结构逻辑。一份PPT文件通常包含10~30张幻灯片，不仅要包括封面、结尾和内容页，还必须有目录页面，以显示整个PPT的内容结构。一定要设置章节页(每个章节的封面)，将不同阶段的内容分开，呼应目录，保证整体的一致性。在结束语前，还要有小结，引导听众回顾要点，切实留下深刻印象。每个页面内容，还必须严格遵循大标题、小标题、正文、注解…等层次结构。而结构层次不宜过多，关系要么并列，要么递进。不然，不仅阅览者会感到头晕目眩，很可能你在演讲的时候自己就晕了。其次，采用常用图表进行分析。这种方法很实用，因为我们确实有一些需要回避的复杂问题需要引导听众一起分析。常用的swOT分析图、矩阵分析图等商业场合中常见的swOT分析图，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻求解决办法。使用这种图，就像是在计算帐号的时候取出计算器一样。说话人的陈述更方便，听者更容易理解信任。

四、美观和大方

示范要“漂亮”。很多朋友在做PPT的时候都这么想。但是我认为这个要求可能太高了。在日常生活中善于打扮的人总是少数。类似地，能有足够的审美修养，把PPT做到“漂亮”的人也不多。人人追求“美”，结果往往是画虎不成反类犬，得不偿失。事实上，并不需要追求“美”，只要美观大方就行。具体地说可以从颜色和布局两方面入手。Office软件中有一块“标准色”，实际上就是一套最容易被大众接受的色彩。它仿佛是西装革履，也许不会光彩夺目，但绝对地美观大方。当选择搭配颜色时，可参考Office的“配色方案”同一种“配色方案”里面，有较大差异的颜色适合用来标记不同的内容。相似的颜色用于区分相似内容(如标题用黑色，副标题用灰色)。假如你感觉自己的“审美疲劳”更严重，那么，根据你要做的PPT内容主题，参考仿学类似主题的PPT、印刷、广告、网页等，也是一种快速的方法。但切记：大部分优秀的布局、配色都是整套方案，要么仿学一页完整布局，要么借鉴整体配色。东取一点西扔一点，就很容易搞得不伦不类，适得其反。不要在这个问题上浪费时间，如果你觉得你自己没有“艺术细胞”。寻找现成的图片，这通常就是最简洁明快、美观大方的模板！具备以上四个要素，做出来的PPT基本上可以满足商业场合的需要。事实上，PPT只是辅助演讲，帮助我们更好地展示交流沟通的工具。