对于很多职场人来说,向上沟通都是一大痛点。
我们经常会觉得,领导怎么这么不公平啊,为什么他不提拔我呢?或者领导脾气好暴躁啊,每次汇报工作,我才说两句,他怎么就没耐心了?又或者我花三天时间做完的PPT ,他三分钟就就给我毙了,等等等等。要是有机会听听下级聚到一起控诉上级的事儿,那可真是天下下属是一家,老板个个是奇葩。
问题是,说风凉话是没用的,咱们得去搞定他!我们直接来看案例。
老板让小王做一份营销方案,周五下班前必须交上去。现在产品的用户购买率低,要把产品ROI打正,公司才能活下去。
小王没太明白老板的意思,心里琢磨着,“什么是ROI?”,“公司怎么就活不下去呢?”,看着老板严肃的表情,也没敢问,只好回了句,“放心老板,保证没问题。”就急忙回去做方案了。
周五快下班的时候,小王硬着头皮敲开了老板的门。
小王战战兢兢地说,“老...老...老板,咱们现在可以降低产品价格,多花点钱购买用户,把推广预算翻倍,赠送用户免费礼品,然后......”
没等小王说完,老板愤怒地说,“你这个是什么鬼方案,你知道会给咱们公司造成多大损失么?”
原来,小王的方案,根本没有考虑到老板关注的点。
老板看着小王磕磕巴巴,语无伦次的汇报,更是气不打一处来。
职场上,这种搞不清老板意图,不会向上沟通的现象非常普遍。轻则影响自己的升职加薪,重则影响公司的业务,甚至被公司辞退。
那么,职场人士,如何才能提升向上的沟通能力呢?我从三个大维度来帮你有效提升,一是打破知识的诅咒,二是掌控向上沟通的两大原则,三是教你提升表达能力。
打破“知识的诅咒”,了解沟通对象的真正意图
第一个大层面,打破知识的诅咒,了解沟通对象的真正意图。心理学家斯蒂芬.平克提到一个概念叫“知识的诅咒”,什么意思?是指当一个人知道一件事后,他很难想象出不知道这件事的人,是处于什么样的认知状态。
简单来说,就是当一个人知道一件事后,他会认为所有人都应该知道这件事,特别是处于同一沟通场景下。
在开头的案例中,老板提到“用户购买率低”、“ROI”、“公司活下去”,这几件事是老板知道的,他认为小王是公司的员工,肯定也知道,但实际情况是小王根本不清楚这些事情,这种现象就是知识的诅咒。
为了打破这种局面,小王需要主动了解领导的认知世界,了解自己和领导的认知差异,才能清楚领导的真正意图,把工作做好。
在《如何成为职场实力派》一书中,作者指出可以通过从信息、理解能力、价值观三个要点,来了解沟通对象的认知差异。
a信息差异
先来看信息,信息是指平常我们能接触到的信息质量和数量。比如,要表达“互联网营销方案,是一种非常有效的推广方案。”这一信息时,平时能够接触到互联网的人、做过推广的人、擅长深入思考,以及第一次接触这样信息的人,他们对这一信息的认知程度有很大的差异。
b.理解能力差异
再来看理解能力,你可以思考一下,是不是对同一信息的理解,每个人都有不同程度的理解?答案肯定是是的。假设,营销总监在团队总结会上,作出如下报告:一季度的产品ROI为90%,二季度ROI提高到120%,产品才能产生净利润。
这条“信息”被平等传达在座的每个人,能够从这个前提得出什么样的结论,产品处于什么状态,公司处于什么状态,就完全依赖每个人对信息的理解能力。
c.价值观差异
最后来看价值观层面,价值观不同,对于同一件事的理解也不同。比如,有的人能从“危机”中看到机遇,有的人却只能看到危险。看到半杯水,有的人会持乐观态度,因为杯子里还剩半杯水;有的人会持悲观态度,因为杯子里只剩了半杯水。
从信息差异上,小王需要了解ROI这个信息的真正含义;从理解能力差异上,可以通过运用逻辑思维,提升对信息的理解力;从价值观上,可以换位思考,站在领导的位置,考虑当前最重要的事情是什么,为什么要这样做等等。
掌控向上沟通的两个基本原则
第二个大层面,掌控向上沟通的两个基本原则:
第一个原则是不害怕:不畏惧权威,尊重是根本
大部分人都有畏惧权威的心理,尤其是职场新人,因为刚刚进入新的环境,他们需要保护自己,而服从权威是最好的办法。
在这种心理状态下,默认自己低人一等。跟领导沟通时,缺乏自信,难免会战战兢兢、支支吾吾地半天说不清楚自己想要说的话,这会导致领导更着急,更反感。
很多员工,特别害怕怎样和领导确认方案啊,请求指示啊等等一系列需要与领导协助的事儿,又要担心领导有没有时间搭理自己,又怕自己表述不明白自己的需求。这种情况下,建议你事先给领导发一封这样的邮件:
“XX您好。有一件事需要您确认,这件事是XXX,我们准备的方案是XXX,想请您确认下这个方案是否合适。因为上线时间是X点,所以请您最迟在X点之前务必回复我。或者我在这个时间点来当面找您,如果您这个时间不太方便,请务必告诉我一个您方便的时间。”
你看,当领导收到这样一份邮件,他会清晰地知道,这件事他必须马上回复,如果不回复,后果是什么。同时,领导会非常有安全感,因为他知道,这件事哪怕他忘了,问题也不大,因为这位下属会记着,她会为这件事的最终结果负责。
这位领导不管多忙,别人的邮件可能选择性地回复,但这个同事的邮件他一定会认真对待,这是尊重也是认可。
所以你看,好的向上沟通是什么?不是很客气,也不是花言巧语,更不是所谓的溜须拍马、歌功颂德,而是让领导有掌控感。不仅要让他对困难有掌控感,还要对进度有掌控感,更要对结果有掌控感。
第二个原则是不撒谎 :按事实说话,诚信是根本
和领导沟通要极度诚实。
有很多人会抱着侥幸心理,发生问题偷偷想要掩盖掉,认为能骗过领导。说实话,这种做法最蠢,你不汇报,出了问题你必须负全责,所有的损失都得你来承担。问题越是拖到最后,解决的成本就越高
领导最害怕的是员工撒谎。
隐瞒事实,会把问题掩盖掉,导致发生更严重的问题。
有很多问题刚发生时,其实并没有那么严重,只是下属害怕被批评,害怕承担责任,就隐瞒不报。最后,造成无法挽回的局面。
诚信是沟通的根本,撒一个谎要用一百个谎来圆。
在理解沟通对象,调整好心态的基础上,接下来就是要考虑如何简单易懂地表达信息。
提升表达能力的3个方法
第三个大层面,教你提升表达能力的三个方法:
方法一:抓住主旨:一句话提炼核心观点
提炼核心观点,一是为了让我们能够抓住重点;二是在短时间内抓住对方的注意力。我们表达不清楚一件事,多半情况下是脑子没有想清楚。如果没有整理清楚思路,即使想表达什么,说出来的话也会支离破碎,听得对方也会迷迷糊糊。比如,你写了一份演讲报告,上边写了很多东西,但你最后却说不清楚自己写了什么。
你可以拿出一张A4方格纸,试着写下这几个问题,并一一作答。
1.这份演讲报告最后想表达的是什么?
2.报告中要传递给对方的内容,是我真正想说的吗?
3.有没有哪个地方会让对方产生误解?
动笔写问题的过程,也是对问题反思和审视的过程;回答的过程,就是认真思考,滤清思路的过程。
方法二:搭结构:思考论证框架
和对方说出你的观点,并不能使对方信服。你还要有理有据,对方才能既听得懂,又听得懂。
我们先导训练营中,讲到过结构思考力,里面讲到过,结论先行,以上。或者也可以用“因为A所以B”这样简单的逻辑结构。从依据出发,得出结论。
再回过头看小王的案例,——“因为商品卖不出去(依据),所以降低产品价格(结论)。”
前一句商品卖不出去作为依据,自然而然就想到了降低产品价格的结论。但仔细分析你会发现,卖出商品的目的是赚钱,降低产品价格后,还能赚到钱吗?
这时候需要从结论出发,卖出商品赚到钱,去找出依据,自上而下去思考。卖出商品赚到钱(结论),依据可以是,降低产品价格、提高产品质量,提高产品价格等等。
方法三:给细节:具体阐述论证过程
抓住核心观点,建立支撑框架后,最后一步要解决的就是如何表达更能吸引人。
不管你说得多么有理有据、天花乱坠,对方不爱听也白搭。
你可以用数字法:大脑短时记忆资源有限,容易记住有结构的东西。数字表述既具体,也容易理解。
比如,与其说“提高产品市场占有率”,不如说“提高10%的市场占有率”,更有冲击力。也可能对方听完之后什么都没记住,只记住了10%这个数字信息。之后通过仔细回忆,也能想起来你说了什么。
越会用数字表达,证明你越认真思考。
或者用故事法:故事能够把对方带入到想要表达的场景中。让对方有切实的感受。
例如:老板问你忙不忙?你说“早上10点见客户,中午吃了一份便当,下午3点到6点写一份6000字报告。”比只说“很忙,忙的有点晕头转向。”让对方能够在大脑中构建你的忙碌中的场景,也就是情景再现!
人们喜欢听故事,比单纯的摆事实讲道理,更容易被人记住。
总结环节:
最后我们总结一下,今天我们讲的学习场景向上沟通,我们讲了三大方法:
首先了解沟通对象意图。这个过程中,要考虑信息差,理解能力差,还有价值观差。做好这些才是真正把我们的学习力利用好。
其次,心态上把控好,做好充分准备。
最后,表达时,先说一句话总结,而后提供论证过程,用数字和故事辅助阐述。反复练习,相信你一定可以做好。祝各位做领导的,下属不害怕跟你沟通,做下属的,领导愿意和你沟通。希望我们每个人都能感受到沟通的幸福感。