职场小白经常遇到这样的状况：老板让汇报最近的工作进展情况，小白战战兢兢收集了各种信息，整理出一篇详尽的报告，熬了几个通宵作出汇报PPT，想在汇报会上有个精彩的表现，让老板记住自己。可是实际情况是：你洋洋洒洒说了几分钟，老板不耐烦地打断，问起具体的问题，小白支支吾吾又答不到点子上，最后老板的问题没有得到有效的回答，小白熬了几夜完成的报告，不但没得到领导的赏识，反倒让领导产生了方案，问题出在哪呢？

问题就在于你提供的信息与老板想知道的问题，根本就不是同一类！《麦肯锡教我的写作武器》这本书中将信息分为三种：

信息的种类


老板想要的是“评价信息”，而你提供的却是源源不断的记述信息，信息种类完全不同，你之前做的都是无用功，只能白挨骂。所以，提高写作能力不是作家的专属，而是每个职场人士必备的技能。如何写出有说服力的报告？答案尽在《麦肯锡教我的写作武器》。


01 写出有逻辑报告的核心技巧：金字塔结构

盖房子要有“设计图”，写报告也要有设计图——金字塔结构。自上而下，依次是塔尖——最想传达的信息（主要信息）、塔身——每一章的信息（关键信息）以及构成章的分段信息（次要信息）。在写作报告时，你的主张就是主要信息，你的根据就是关键信息，如果报告需要简短，那么只需要这两层即可，如果报告需要详尽说明，就可以多想出一些次要信息，“次”的越多，报告的范围就越广。

根据结构可以将金字塔分为两种类型：并列型和直列型。

并列型中每个下层信息都是相互独立的，都与上层信息直接联系。上下层之间关系较强，而下层信息之间横向关系较弱。

并列型金字塔结构


直列型与并列型的区别在于下层信息之间的横向关系较强。

直列型金字塔结构


根据金字塔结构，在写报告时如果内容很长，要把主要摘要放在报告的最前面，让读者通过阅读主要摘要，对报告的整体脉络有所了解，再阅读内容时就可以减轻负担，以免冗长的文本分散了读者的注意力，避免抓不住重点。

在一份报告中，最适合放五个左右的分段，具体写报告时每个分段间空出一行，可以使阅读更轻松。每个分段前可以加一个标题，显示本分段所要表达的主要信息。如下图所示，就是一个规范的报告样式：


02 写出有说服力报告的关键技巧：SCQOR流程

有了清晰的逻辑结构后，你的报告就很清晰了，但是想要打动老板或者客户，你还需要在说服力方面下功夫：如何让你的报告有故事力？就可以用到故事展开流程：SCQOR。

故事流程思维导图

这里要注意以下几点：

一是开场紧凑

二是过程精彩

三是结尾简洁有力

03 写出打动人心报告的高明技巧：巧用心理学技巧

结合上述写报告的方法和技巧，高明的写作者还需要善用心理学技巧。

一是消除信息接收者的戒备心。

这里可以将SCQOR流程原理中的R提前，也就是一开始就传达包含结论的整体摘要，用这种由上而下、结论先行的方式，可以减轻接收者的负担，一开始就让接收者明确信息传达者的意图，接收者不必烦恼传递者最终会朝着什么方向进行。就可以放下“戒备心”，安心地听取细节说明。

二是“大价钱”要有高回报，教我赚钱不如教我如何规避损失。

如果顾客花了钱，只达到了恢复原状的目的，顾客还会愿意买单吗？一定要能够解决对方的重大问题，顾客才会心甘情愿的买单。且在解决问题上，提出积极内容：比如能赚一百万，不如教他如何规避损失一百万，更让客户有兴趣。

三是提案对象是上级高层，要加入追求理想要素。

如果你提供给上层的是一份恢复原状的报告，上级虽然会觉得“改善不良状态是理所当然的事”，但他们还会有更多期待：还有没有其他更有前瞻性的东西？此时，你不能固执的坚守自己的认知，而是应该站在对方的立场去思考，才能设计出与对方“同频”的报告，也就是可以产生认同感、共鸣感的报告，才会达到预期的效果。

学会了上述三个步骤，并不断应用到实践，相信你也能写出好报告。下一次，当你作出精彩的报告，收获了顾客的大单，你就会体验到写作能力的提高对于工作的助力。