大家好！

昨天和大家分享了演讲型PPT和阅读型PPT的区分点，希望大家能够在着手设计PPT之前，充分知晓所用场景，以便输出最为高效的PPT。

在本文中，我将继续从信息传递层面，对PPT的设计进行深入探讨。

“最低信息阈值”

在对本概念进行展开之前，我先和大家说一说“阈”，这个字读yu（四声），是一个在少数行业才会有的字，比如自动化领域和通信领域，很多人都会将其读成“阀”，确实这两个字长得很像，但仔细看还是有较大差异的。

阈值的英语表述为threshold，可以认为是为满足某一目标而需要达到的最低条件，当低于这个最低条件时，目标可能无法达成；只有在达到或高于最低条件时，目标即会被达成，而在高于的情况下，可能会使目标完成得更为完美。

从信息传递层面而言，有时也需要这样一个阈值，以此来度量不同场景下信息传递的完整度。

在演讲的场景下，演讲者需要关注的是PPT和演讲内容组合起来的最低信息阈值，而不是PPT本身的阈值，正如我在上一篇中所说，PPT是辅助用于视觉引导的工具。

在这种情况下，PPT与演讲内容的边界不需要非常清晰，可根据需要进行灵活调整，PPT本身只要能够起到视觉引导作用就行了。

而对于阅读型PPT而言，这个阈值需要进行非常细致的考量，而不能只是将信息进行简单堆砌，这也非常考验设计者的综合素质。

在这些素质中，最重要的是需要具备同理心，同时也要对于行业本身非常熟悉，每一PPT都是以此为基础，结合绝大多数受众的需求，进行精准的推送。

如果对于受众的喜好捉摸不透，或者是第一次针对新的受众，那么可以适当提高每一页PPT的信息量，宁可信息偏多，也不要出现信息遗漏，特别是重要信息，后面可以随着对于受众和市场的不断理解，在每一次版本的更新中不断优化信息架构。

这里我不得不提一下两种较为极端的想法。

第一种极端现象是，将PPT以类似于word的编辑器来使用，每一页的文字都是满满的，排版要么没有，要么也是按照word的样式来改。

第二种极端现象是，无论PPT的用途如何，都强调内容要少，即使重要信息遗漏也在所不惜。

第二种现象是近年来不断萌生的，PPT撰写者可能是在哪个地方恰好看到这样的说法，或者道听途说，但又没有深入研究，始终以一个片面化的思维去认知这个“少”。

如果用“最低信息阈值”这个概念来看待这两种现象，其实都是有问题的，前者不仅没有对应用场景进行分辨，提供的信息远远超过了适应这一场景的阈值，带来爆炸式的不良信息体验，而后者又远低于这一阈值，造成信息的大量损失，无法实现信息的完整传达。

“最低信息阈值”这个概念并不仅仅适用于PPT，更适用于所有的信息传递场景，这里我再聊一聊另外一个相关理念，也就是“大文档”理念。

“大文档”理念

在我的职业生涯中，几乎绝大多数时间都在和各种文档打交道，对于文档也有自己的理解。

对任何文档而言，其最为重要的目的就是沟通，既是文档作者与受众之间的沟通，也是作者出于同理心的角度，基于受众特点而收集、整理和输出关键信息的过程，也是受众接收信息，进而以此为依据进行后续工作的过程。

这就是所有文档的底层思维，也是“大文档”理念的核心。这个“大”的深层次含义是，不管是什么样的文档类型，只要能够使信息传递更完整、更清晰，那么这个文档类型就是最为合适的。

通过文档传递过来的信息是否充足、信息准确度如何、信息的可理解程度怎样，都将影响受众对于信息的应用，包括后续的决策和工作推动。

在“大文档”理念下，文档呈现形式，或者说格式其实是一种可选项，是为信息的最佳实践而服务的，在信息充足且完整的情况下，可选用最适合的文档格式。

PPT最开始是微软公司发布的一套演示工具，经过多年发展，PPT早已成为了职场中用于演示的代名词，成为了不可或缺的一部分。在不同类型的企业中，PPT均有广泛的使用场景，有些甚至已经到了滥用的地步了。

而在“大文档”理念的框架下，没有“PPT仅用于演示”或者“演示仅用PPT”这些所谓的执念了，我们可以将其全部打破。我们在输出任何一篇文章之前，都可以先考虑用哪种输出类型更为合适，而非将自己的思维固化下来。

我在为客户或者同事设计文档时，一定会和对方进行细致的沟通，了解这一份文档具体的使用场景，即使对方无法说清楚，我也会进行一定程度上的引导，尽可能确保收到的信息是完全准确的。

在确认了文档的使用场景后，我不会简单地决定采用哪一种文档类型，而是会根据文档的内容以及目标选择最为合适的。

比如，对于一些有规律，具有潜在结构化基因的内容，即使原稿采用的是PPT形式，我仍然会采用结构化方面表现突出的Excel格式，并从受众的角度增加一些关键信息的数据分析，确保对方能在最短时间内领会到重要信息。

在“大文档”理念下，只要是适用于相关场景的，即便不用PPT也是可行的。

举两个简单的例子。

1. 例会

很多企业在开周会或月会时，会要求各位团队成员撰写PPT，以便于在例会中轮流进行汇报或分享。

这样的机制一方面会占据例会很长时间，同时也会占据每个人的PPT制作时间，而且制作出来的PPT五花八门，信息也是快速拼凑出来。

与其这样，还不如学习一些大型欧美外企的经验，不用PPT，而是用一页纸方式，可以选择一页word，或是在线文档工具的一页文档，拿着这一页文档进行快速分享。

如果有需要，也可以做出一个统一化的模板，纳入一些重点信息，如本周（月）工作完成情况、下周（月）工作目标等，也可适当留有一些余地，让每个员工增加一些符合自身工作特点的信息。

2. 项目（集）管理

对于很多项目驱动的公司而言，高层管理者需要实时了解各个项目的进展情况，从而实现更为有效的管理，及时做出重要决策。

而能够实现良好管理的前提是高效的信息传递。

很多项目负责人在汇报时喜欢使用PPT，而在PPT中，绝大多数重要信息本身也是从其他地方复制粘贴过来的，比如项目进展甘特图、事项跟踪清单、项目各维度汇总等信息。

与其这样，还不如直接采用一个统一的Excel文件或是Project文件，目前如火如荼的轻量级协作软件也可以选用。

笔者曾帮助一些中小企业设计过专用的项目管理文档中心，其中最大的亮点就是仪表盘式的项目进展呈现，每一个项目负责人只需在一开始的WBS计划基础上，更新状态和时间，这样就可以实时反映到仪表盘上。

某软件公司的开发项目

另外，项目进展过程中的子文档，如风险管理、问题管理等，也都能All-in-one到一套文档中，很多共享信息和通用信息也可以用公式联立起来，实现项目管理的全贯通。

这样做的好处是，这个Excel套表不仅仅能在每次汇报时直接使用，不需要额外的整合工作，而且每次都能让领导清晰看到进展过程。项目总监在向高层领导汇报项目集进展时，也只需要提取各个项目进度表中相同类别的数据，并总结到一张总表中即可。

当然，要达成最佳的效果，我们可以采用BI软件，如Power BI，生成一个更为完善的互动式仪表盘，甚至可以放到公司醒目的数据大盘中，让大家都能看到。

这两种场景下，虽然都是PPT的适用场景，但这不是最佳选项。

在“大文档”理念指引下，我们可以针对特定的场景，灵活采用任何最佳方式，跳出PPT还是word的思维牢笼，同时在进行信息架构设计时，注意“最低信息阈值”是否合适，通过两者的结合，做好文档的撰写。

在下一篇中，我将和大家聊一聊做好PPT的功夫其实在PPT之外，同时也会分享如何正确看待PPT模板和知识库。