很多职场人士都有过投入大量时间把PPT做得花里胡哨的经历。“会干活的不如会做PPT的”,“写代码的收入不如写PPT的收入高,”也曾经是他们的抱怨。
PPT具有清晰简明、易于呈现、形式多样等特点,自诞生之日起,就成为众多职场人士疯狂追捧的汇报技能。而今,它却又因容易遗漏重要细节、太过形式主义,从而导致工作效率的降低,被越来越多的公司所禁止。
powerpoint幻灯
PPT正被越来越多的企业和个人抛弃
2014年,从事大型强子对撞机项目工作的一群美国物理学家,开始解决困扰他们多年的一个问题:每次开会,只要使用了PPT幻灯,每个人讨论的内容都拘泥于幻灯片上准备好的议题,很少有人愿意对议题进行扩大展开讨论。
会议本来的意义是集思广益,于是物理学家们决定,在会议上禁止使用Powerpoint,只能使用白板和白板笔。
佛罗里达州立大学物理学助理教授、伊利诺伊州费米国家加速器实验室论坛的组织者之一安德鲁·阿斯库说:"使用PowerPoint幻灯,无疑是给讨论加上一件束身衣。“他说: "扔掉PowerPoint幻灯,仿佛演讲者和听众之间的一个大玻璃屏障被移除了,沟通变得更为双向,而不仅仅是演讲者一个人十几、二十几分钟的发言。听众真的开始活跃起来。他们不再只是盯着笔记本电脑的屏幕,真正开始参与讨论。这正是我们想要的结果。"
这些物理学家并不是唯一一群想要远离Powerpoint的人。
亚马逊和LinkedIn的首席执行官们早已在会议上取消了这种方式。
亚马逊创始人贝索斯在2018年的一次领导力论坛上说:“很多年前,我们已经开始在亚马逊的会议上做PPT演示,这可能是我们做过的最聪明的事情了。”
为了取代PPT,亚马逊创造了一种举行会议的新方法:会议开始后的大约30分钟内,每位与会者静坐阅读一份“长度不超过6页、叙述式的备忘录”。阅读时间结束后,他们开始讨论备忘录的内容。
亚马逊的6页纸叙述文包含以下内容:
- P1:背景(What we do?)
- P2:解决什么问题?(Why we do it?)
- P3:我们怎样做?(How we do it?)
- P4:如何验证?(How to validate?)
- P5:讨论、分析(Discussion / Analysis)
- P6:总结(Summary)
美国前国防部长罗伯特·盖茨在他最近出版的回忆录中称,PowerPoint幻灯是 "五角大楼会议上的祸根;好像没有它们,人们就不知道该说些什么。" 盖茨写道,作为中情局局长,他禁止使用地图和图表以外的任何幻灯片。美国中央司令部前指挥官詹姆斯·马蒂斯将军曾说:"PowerPoint让我们变得愚蠢。"
罗格斯大学物理学助理教授约翰·保罗·周(John Paul Chou)说,放弃PowerPoint的主要好处是,它能让演讲者和听众都更好地集中注意力。他说,使用PowerPoint,"更容易让你的头脑进入自动驾驶状态,让你更容易失去注意力。"
罗格斯大学的物理学教授约翰-保罗-周(右)在费米实验室的一个论坛上使用白板并回答问题。
他指出,物理学家通常有大量的图表和数据需要分享,而在只有一块白板的情况下,他必须对展示的内容进行更多的选择。他还解释说,他必须确保听众能够跟上他的思路,不再是简单地推进到下一张幻灯片。"它迫使你成为一个更好的老师,同时也使你成为更好的学生。"我们太习惯于依赖PowerPoint,我们忘记了还有其他的交流方式,"周说。
美国宇航局负责调查2003年哥伦比亚号航天飞机灾难的委员会的一份报告认为,美国宇航局已变得过于依赖用PowerPoint而不是报告来展示技术信息。
刘强东曾在多个场合痛斥那些用PPT、新词“欺骗”自己的中高层。
2019年2月,美团的王兴提出“苦练基本功”,要求公司内部在汇报工作时不再使用PPT,而是改用Word,并且学习亚马逊,员工在汇报时,汇报材料不超过6页。
同样不喜欢PPT的还有Facebook前首席运营官桑德伯格。她曾多次对下属强调,自己不喜欢条条框框,和她开会时不需要做PowerPoint。
Google首位产品经理及首位女工程师、后出任雅虎CEO的玛丽莎·梅耶尔也规定,副总裁们在开会和汇报工作时不要做PPT,而是直接在白板上展示。
乔布斯生前也多次表示,自己讨厌人们用幻灯片的方式代替思考。他希望团队能够多进行激烈的争辩和批判式思考。“我想让他们参与进来,在桌上列出问题所在,知道自己要讨论什么的人根本不需要PPT。”他曾说。
"微信之父"张小龙也不提倡使用PPT进行过汇报,认为那是形式化的体现。
百度前首席科学家吴恩达则提倡直接在白板上书写的汇报形式。
为什么PPT会沦落到如此境遇?
PPT在不同的行业均有运用。如果企业开发出新产品,准备向市场推广,你无论花多大精力,多长时间进行准备,都是值得的。但把大量的时间和精力用在解决内部事务上,则有些本末倒置。
PPT的第一个弊端可能是审美疲劳。20多年前用PPT推荐产品的时候,客户往往显示出较高的关注度。20年后,客户已经完全打不起精神。同样的问题也发生在公司内部,越来越多的公司会议即使还在使用PPT,但已经放弃花哨的图片文字构图,变成简单的数字和文字了,甚至直接投影Word或EXCEL文档代替。
PPT的第二个弊端是容易造成演讲者与听众之间的角色对立。听众可能认为,演讲者准备了那么多幻灯,已经胸有成竹,我只是个听众而已,进而不愿意参与到讨论之中。
第三个弊端,制作一个好的PPT,要花费大量的时间和精力。为了做好一个PPT,很多人会花上比写word或者备忘录更长的时间,选择合适的配图,不断调整幻灯片布局结构,改变字体,添加动画,有些演讲者甚至会在发布会登台前一分钟还在修改PPT。你的一点小心思,可能在演讲时根本没有人会体会得到。
PPT的第四个弊端在于,它又很简单,简单到无聊的地步。演讲要以内容为先。明明事先准备好了很棒的演讲稿,却不得不一项一项地将要点内容复制粘贴进幻灯片中,实在无聊的紧。对于从事教育工作的人来说,尤其如此。PPT是很多时候是用来哄骗人的,一种偷懒的工具,至少这是我个人的理解。课本上那些层次,结构清晰的内容,为什么还要费事把标题列出来?复杂的内容,一页两页PPT幻灯根本无法容纳,而这些难题,一个简单的word文件可以很容易地解决。本人在教学工作中也准备有PPT文件,但只是为了应付学校检查,在课堂上很少使用。
最近听闻,许多城市开始推广无课件教学。看来, PPT幻灯的弊端已经被越来越多的人意识到。这是一个很好的现象。
《福布斯援引哈佛大学的一项研究表明,PPT的整个概念“显然是错误”的,“在线观众认为PPT的实际效果还比不上没有图文辅助的口头演示”,PPT不仅没用,反而还浪费时间和金钱。“PowerPoint以其易用性和高效性而著称,但它实际上掩盖了人类交流中一个令人深感不安但又鲜为人知的转变。我们理所当然的认为幻灯片、项目符号和华而不实的图表催生了一种新的交流方式,这些错误的因果关系、草率松散的逻辑理论、表面数据以及所谓的演讲技巧取代了传统的说服和论证工具,导致了语言的退化和社会的低能化。”