职场PPT速成三招(职场ppt速成三招怎么写)

有人私信我，问在公司是怎么做PPT的，怎样才能快速输出一个能拿得出手的PPT来。

他说在网上看到很多经验帖子，也买了几本书，感觉里面的内容很多，主要是培养专业PPT美化人员的，不是给他这种“只是需要的时候才写PPT”的。

写出一个充满灵魂和美感的PPT很难，但是写出一个能拿得出手的PPT，就很简单了，不用在网上花那么多时间去钻研，也不用将书上的每一个技巧都用上，只要遵守这三个原则就行。

一、留白

很多人写PPT的时候，遵循最“方便自己”的原则，就是将word中的文字拷贝到PPT中，将PPT变成文字的另一种载体，例如这样的：

这样的PPT没有人喜欢看，更没有愿意看，在汇报和演讲时，属于必然被批评的PPT。

PPT中，空白部分要占整个页面的50%以上，让浓缩而聚焦的精华信息直接呈现出来，不要让别人去分析、提炼、归纳。

换句话说，不要让别人“动脑筋去重新加工”你的PPT内容，而是“直接获取”你的信息点。

上面的这个“陶文”的内容经过留白处理后，如下所示：

处理后的PPT页面中超过70%的面积都是空白，核心的信息一下子就被凸显出来了。

而且内容经过提炼之后，更容易被别人看到，别人通过“扫读”方式就能瞬间获取到关键信息，不用再费脑子去理解。

这个时候，如果对重点内容再加粗突出一下，那么效果就更好，如下所示：

这里将每行的关键信息都加粗了一下，目的是让这些关键信息“自动跳到”对方的眼睛中，进一步减少对方动脑筋的时间。

切记：不要加粗太多，越少越好，因为“加粗”太多就与“留白”矛盾了。

“留白”原则的三个要求：

1) 50%以上空白

2) 内容精炼

3) 重点突出

人的眼睛有个特点，就是喜欢看有次序、整齐感强的事物和信息，因为我们的大脑遇到混乱的东西，就会不自觉地进行纠错，从而给自己带来压力，这也是强迫症的由来。

在PPT中，混乱的信息同样会让人崩溃，看了第一眼就会不自觉地移开，例如下面的这个内容：

上面PPT中的内容有三个问题：

（1）排列方向不齐：排列方向最合适的方向是水平方向，而不是上图中有高有低、图文大小不均衡的方式。现实中有很多人喜欢这种有高有低的方式，他们居然觉得这样比较有“有个性”、容易出彩。

（2）内容边缘没有对齐：即按照左对齐、居中对齐、右对齐等方式进行对齐，保持视觉上的整体均衡，好的内容对齐就像是阅兵的方阵一样充满整体感和力量感。

（3）格式不统一：需要将字体格式和排版样式保持统一，减少阅读上的障碍。

上面这个PPT内容看起来很夸张，但是很多不会做PPT的人就喜欢这样“花哨”的形式。

如果做好形式上的对齐和内容上的格式统一，那么就能输出一个比较好看的PPT：

在上面的PPT中将所有文字的格式进行了统一，并将其设置为“左对齐”。

为了保持阅读上的方便，还将信息更相近的“定义”、“新石器时代陶器上的陶文”、图片三部分放在同一个框中，方便别人更快了解。

注意：根据我们的阅读习惯，内容建议都设置为“左对齐”，尽可能避免“居中对齐”和“右对齐”。

“对齐”原则的三个要求：

1) 左对齐

2) 统一的格式

3) 相近信息放一起

在一个PPT页面中使用的颜色不要超过三种。

如果没有掌握复杂的配色技巧，那么为了保证输出的PPT质量，建议色彩的原则为：白色为底，黑色文字，其他颜色辅助。

白色为底：白色是万能色，其他所有的颜色都可以和白色进行搭配，所以不用费太多脑筋去辨析整个PPT的色彩基调以及对应的配色技巧，用白色即可。
黑色文字：白纸黑字是我们长久以来最常遇到的搭配，也最符合我们的阅读习惯，所以黑色字体肯定没错，不一定会多彩，但是一定最稳妥。
其他颜色辅助：就是使用其他的颜色凸显一些关键信息，例如对重点内容使用红色来凸显。这里的辅助颜色不建议超过两种，即除了文字的黑色外，最多有两种其他的颜色。

对于前面的PPT页面，我们可以在关键信息部分加上颜色，将其凸显一下，如下所示：