会要怎么开,才高效?
有句话叫做“开会就学三星”,三星的高效会议,总结起来就是3句话:
“会前准备充分、会中求同存异、会后跟踪检查”!
会前准备充分
“不开无准备的会议”,没有准备好的会议就不开,开了也是浪费时间。
那,会前要准备些什么?
1.会议的准备:会议要解决什么问题?目的是什么?目标又是什么?相关材料有哪些?有多少个议题需要讨论?
2.人员的准备:都有谁参加会议?谁主持?谁决策?谁记录?每个议题都有谁需要发言?
3.时间的准备:什么时候召开会议?开多久的会?议程如何安排?
4.地点的准备:在哪里开?会场提前布置好了吗?所需的设备是否都到位了?
会中求同存异
会议是为了解决问题,要避免毫无意义的争论。
那,如何求同存异?
1.会议开始时,主持人要重申原则,明确会议目标,说明议题和议程,明确分工;
2.会议过程中,要时刻对标目标、统一方向、控制节奏、分阶段讨论、各抒己见、相互尊重;
3.会议收尾时,主持人要总结讨论结果、确认会议成果、决议落实到人、定好下步计划。
会后跟踪检查
会后不跟踪,会议就白开了。
那,如何跟踪检查?
1.传达会议内容:要有会议纪要,记录会议概要、会议决议、下步工作计划,并传到给相关人员,比如,与会者、相关者、领导等等;
2.监督执行会议决议:形成的决议会上就要落实到具体人员,还要有监督人、支持者(如必要)和执行时间期限。
