在管理业务信息的过程中，有一款简单又灵活的工具太有必要了！特别是面对那些零散的变化的工作场景，或者是一些阶段性的项目任务，一般没必要也不可能为每个需求都部署一个专门的软件管理系统。这就非常需要功能丰富、使用灵活、操作简单的工具，来帮我们快速搭建出高效的业务应用，从实用性上提高办公效率，从灵活性上满足多场景使用，进而也能降低企业成本。本文要分享的 表格就是这样一款信息管理工具。
就拿我们模型生产部来说，在生产某个项目订单时，用 SeaTable 表格就实现了实时自动汇总工作量并自动计算和分析报酬等数据。这个工作流程是自动化的，让作为主管的我，避免了很多重复性的机械性的工作，也避免了人工带来的错误，大大提高了工作效率。
来看案例表格：
我用表格的“数据收集表”功能来收集和自动汇总工作量，同时由表格自动计算报酬。
各组组长仅需在“数据收集表”上填写制作人、工号、制作日、制作量、工序这几项基本数据，表格就能自动显示出与工序对应的单价、与验收组长对应的班组，并自动汇总和计算出每个制作人的工作量、报酬。当我审核某行后，表格就会自动锁定行，组长就不能修改数据了。表格如下：
表格演示
下面就来实现，可以分为以下几步：
- 我创建表格并设置列
- 我创建“数据收集表”并发给各组组长
- 组长填写数据，表格自动汇总和计算报酬
- 用“视图”自动整理，用“统计”快速分析数据
分别来看。
我创建表格并设置列
SeaTable 表格支持丰富的列类型，能帮我们记录和管理多种零散信息。我创建一个表格后，根据统计工作量和自动计算报酬的需求，增加了以下列：
需组长填写的列：
- 制作人、工号：用了“文本”类型。
- 制作日：用了“日期”类型里的国际标准格式，双击就可以选择日期。
- 制作量：用了“数字”类型。
- 工序：它和“单价”列都用了“单选”类型。点击表头，设置了只有管理员才能编辑选项标签，这能防止别人增加标签。
我创建标签后，对这两列做了级联设置。比如为“切割”设置的子级单选是“20元”，那么在“工序”列选择了“切割”后，“单价”列只能选择“20元”；但为了更加自动化，减少填写项，我用了“自动化规则”功能，来自动填写与“工序”对应的单价，比如“工序”列选择了“切割”，“单价”列就会自动填写“20元”。如下图：
用“自动化规则”自动填写数据
自动填写、计算的列：
- 单价：当“工序”列选择一个选项后，这列就会自动填写与之对应的单价。
- 验收组长：用了“创建者”类型，它会自动显示出增加行的账号昵称。当某组长在“数据收集表”中添加一行时，表格里就会自动显示出该组长。
- 班组：和“单价”列一样，都用了“自动化规则”，比如一组的组长是Wilsin，那么当“验收组长”显示为Wilsin时，“班组”就会自动填写上“一组”。
- 主管审核：用了“勾选”类型，打钩即审核通过。从表头进去后可以设置只有管理员也就是我才能编辑这列。
- 计件工资：用了“公式”类型，自动计算计件报酬，并以人民币格式显示。公式是：{单价}*{制作量}
- 最后修改人：用了“修改者”类型，它会自动记住最后修改行内容的登录账号。如下图：
- 最后修改时间：用了“修改时间”类型，它会自动记住最后修改行内容的时间。
数据类型
我创建“数据收集表”并发给各组组长
SeaTable 表格的“数据收集表”是比传统表单更灵活的数据收集功能，填写人可以填写一行或多行数据，每个填写人只能查看、填写、修改自己的数据，所有人填写的数据会实时自动汇总到表格，管理员能看到所有数据。而且填写人无法修改表头、增加列、删除列，这也保证了我对收集表的权限控制和表格安全性。
我从“表单”进入后，创建一个数据收集表，隐藏了不需要组长填写的单价、班组、主管审核这几项，然后把数据收集表的共享链接或二维码发给各组组长即可。如下图：
数据收集表
组长填写数据，表格实时自动汇总和计算报酬
组长进入数据收集表后，就可以填写各自小组的工作量了。可以填写一行或多行，可以灵活的复制、下拉填充、修改，数据自动保存，表格里会同时显示出增加行的组长是谁，也会根据填写的工序、制作量，自动计算出相应的报酬。到这里就完成了收集+自动汇总工作量，并自动计算报酬的工作了。演示如下：
自动汇总并自动计算报酬
自动整理和快速统计分析数据
自动整理和快速切换查看不同角度的数据
到上一步，已经完成了统计工作量并自动计算报酬的工作了。但为了能在表格上快速切换查看不同角度的数据，我们还可以在表格上增加多个视图，并为其设置相应的过滤、分组等条件，这样符合视图条件的数据就会实时自动进入到各个视图里，轻松完成自动整理工作，操作相当简单。并且视图还支持共享、导出、打印。比如：
默认视图：全部数据。
一组上个月：视图条件为班组是一组，并且制作日自动是上个月。
一组+制作日按月分组：视图条件为班组是一组，并且制作日按月自动分组。
表格视图演示如下：
表格视图
快速创建统计图表，帮助分析数据
这个表格有统计功能，也有高级统计、看板、日历、图库、时间线、地图等插件，能根据数据特征及展示需求创建出多种图表、可视化形态等，并且设置都非常简单。以统计功能为例，仅需选择简单的参数，就帮我完成了一些统计分析。图表会随着所选择视图的数据变化而自动更新，还可以导出。演示如下：
统计图表
总结
好的工具不仅能解决多样需求，提高工作效率，更能提升工作幸福感。SeaTable - 新一代在线协同表格和信息管理系统 这款新型的协同表格和信息管理工具就给带来了很多帮助，比如帮我完成统计工作量或自动计算报酬后，还可以通过共享功能，把特定数据、全部数据共享给同事、部门、群组去协作；
可以把某个视图或整个表格以只读模式直接嵌入到网页中让大家查看；甚至还可以通过“查询”功能创建一个页面，大家仅需输入某个字段比如工号就能查看自己的统计记录；甚至还支持运行脚本、接入 API 等以实现更高级的数据处理和业务流程自动化。总之，它已经成为了我工作中的好帮手。
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