很多当老师的学员都问过我一个问题:海宝老师,我要做很多很多份带照片的准考证,这个怎么做呀~
很多很多份准考证,准考证?版式一模一样,但是个人信息都不相同,肯定用邮件合并呀。
之前咱们有讲过,通过邮件合并批量制作邀请函、桌签等。那些都是邮件合并最简单的应用,而带照片的准考证,因为需要自动插入照片,所以难度倍数升级。咱们一个一个来说。
先看一下最终效果:
PS:如图所示,咱们这么多份准考证都是一键生成的,不是一个一个制作的哦~
01 准备工作
【邮件合并】必需的两个文档:一个是Excel数据源,一个是Word主文档。
而准考证还需要考生照片,所以我们把它们放在同一个文件夹内:
其中Excel数据源包含了所有考生信息:
Word主文档是准考证的空白模板:
照片以考生名字命名,名字中间千万不能有空格:
Tips:照片的格式必须统一(例如“.jpg”),并且与Excel数据源“照片”列信息保持一致。
02 【邮件合并】操作
万事俱备,接下来只要【邮件合并】就可以了。
2.1 首先插入文字合并域:
第一步:依次单击【邮件】-【开始邮件合并】-【信函】,这样生成的每一张准考证都会单独成页。
第二步:依次单击【选择收件人】-【使用现有列表】,找到咱们的Excel数据源所在的位置,【打开】即可。
第三步:在空白准考证的相应位置,依次【插入合并域】即可。
2.2 然后插入照片合并域:
第一步:光标置于照片单元格,依次单击【插入】→【文本】→【文档部件】按钮,在弹出的菜单中选择【域】命令。
第二步:在打开的【域】对话框中,【类别】选择“链接与引用”,【域名】选择“IncludePicture”,【文件名或URL】文本框中输入任意一个名称,例如“00”,因为稍后会做修改,所以此时输入什么并不重要。单击【确定】,关闭【域】对话框即可。
第三步:此时照片单元格内会插入一个无法显示链接的方形图像:
选中插入的内容,按
切换回来之后,直接选中方形图像框,手动调整大小与照片等比例即可。
动图如下:
2.3 最后完成并合并:
第一步:依次单击【邮件】→【完成】→【完成并合并】按钮,在弹出的菜单中选择【编辑单个文档】。
第二步:在打开的对话框中选中【全部】单选按钮,然后单击【确定】,此时word会自动生成一份新的文档,包含所有人的工作证,但是照片依然无法显示。
动图如下:
第三步:将新文档保存到考生照片所在的同一个文件夹里,然后关闭文档再打开,照片就能全部正常显示啦。
PS:若有些部分无法正常显示,选中单元格的图像框,单击键盘的
例如:照片命名里面有空格。
总之呢,以后凡是遇到这种版式固定,部分信息不同的情况,用邮件合并就对了~
邮件合并的功能就是这么强大,可以帮助我们瞬间创建1000份一模一样版式的内容。
例如批量创建奖状、邀请函、桌签、工资条、带照片的工作证等等等等。