如果说在职场上，哪些工具最熟悉，那就是word和pdf，excel，但是职场上，不能word一个工具打天下，有些场景，使用pdf比word更好。这是为什么？

word多用在合作场景，你改一下我改一个，word的批注功能能方便的进行修订和批注，从而实现多人合作。PDF则不然，但pdf具备的一些优势是word无法赶上的。

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在下列场合使用PDF，会提升你的职场工作效率，不信你看：

如果一个文件需要在多个场合打印，建议转成pdf。因为PDF文件打印时可保证打印质量。PDF是以PostScript语言图象模型为基础，无论在哪种打印机上都可保证精确的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图象。

如果公司的电脑系统比较多，也建议转成PDF文件。因为pdf是一种通用的文件格式，适用于大部分操作系统。PDF文件不管是在Windows，Unix还是在苹果公司的Mac OS操作系统中都是通用的。

因为PDF不易被修改，文件格式比较稳定，在不同的电脑，不同的操作系统中都极少会出现乱码、无法打开等情况。

尤其是文档里面有文字，有图片，还有图文混排等的时候，也建议转成PDF。PDF文件的集成度高。PDF可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。

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PDF格式文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。

如果要发一些文件，是不允许修改的，比如公司的规章制度，比如签订好的合同副本，就需要转化为PDF。因为单位下发的文件，带有一定的指令性，如果中途被改动，再到大家手里，就会执行错误，所以也建议转化为PDF。

PDF文件的阅览效果和感受优于其他格式。用PDF制作的电子书具有纸版书的质感和阅读效果，可以逼真地展现原书的原貌，而显示大小可任意调节，给读者提供了个性化的阅读方式。

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有的公司发邮件附件格式大小有限制，使用PDF文件更好。因为pdf使用了工业标准的压缩算法，通常比其他文件类型体积小，易于传输与储存。

想一想，如果老板让你做一份报告给客户发过去，不要ppt，你的是做成word还是ppt好呢？

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