1.为了更好地减少纸质方式出口退税备案单证，釆集费时费力，整理耗材用纸，制作目录关联费心等问题，借‬助软件功能实现数字化影像化釆集，智能化生成备案目录，在时限内规范化完成备案单证。

2.将计算机中的数据资料，文档资料釆用PDF格式电子化归档。

3.所谓PDF 格式，与其说是一种数字文档，不如说是实体文档在数字世界中的影像。

4.对 PDF 的操作，很大程度上可以看成对真实纸张的操作，只是操作环境从物理世界换到了数字世界而已。

5.PDF 的创建就是一种虚拟的打印，复制 PDF 文字的过程更像是一种抄写，在出口退税备案单证时，采用PDF格式轻松地解决了备案单证资料，一对多，多对一，多对多复杂的关联关系，更加清楚地反映业务真实过程和逻辑关系。

6.也减轻了拍扫归档工作量。