一、用word制作正规公文
第一步:设置版面格式
由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性。
1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。
2.依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。
注意:通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍在使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面。
3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。
第二步:制作发文红线
公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即公函等文种，当然，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。
1.点击主菜单上“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏(见图4)。
2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。
Just Do It
因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“﹞”设置快捷键。
第三步:制作公文落款
一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。
1.点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。
2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国××××公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。
3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。
Just Do It
在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的标准零(○)等。通过点击“视图→工具栏→符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。
第四步:制作落款粗、细横线
作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:
在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号(减号要连续输入3下)，而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。
而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号(减号)，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。
第五步:给公文添加页码
经过上面数步之后，一份正规公文基本出炉了，在完成前别忘了给公文加上页码，点击“插入→页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)的勾选，点击“确定”即可(见图9)。到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了(见图10)，领导审阅后非常满意。
二、word中公文如何排版
公务员或者事业单位的小伙伴们经常需要公文排版，如何在word中快速高效地进行公文排版呢，这里有几点建议，需要的亲们看看
明确排版要求 标准的公文页面要求纸张为A4，每页22行，每行28个汉字，正文通常要求是仿宋字体3号字，每个单位可能有细微差别，参照实际需要。
明晓公文类型 公文按照行文方向通常分为四种： ①上行文：请示 ②下行文：批复 ③平行文：通知、函 ④联合行文
页面设置 按照页面布局—页面设置，下拉列表找到页面设置对话框，主要设置页边距和文档网格两个部分，页边距里根据排版要求设置上下左右边距，文档网格里选选指定行和字符网格再设置每行字符数和每页行数。
眉首排版 眉首排版常用设置有字体颜色、字号等在开始—字体栏目里进行调整，其中字体缩放在字体/高级里面进行设置 ①发文机关通常要求红色、小标宋体、62号字、段前70磅、缩放68%，具体根据自己的需要进行调整 ②发文字号下面的横线：选中发文字号，在段落勾选下框线，在边框和底纹对话框里设置线型、颜色、粗细等细节
主体排版 按照要求进行字体、字号、颜色、行距、首行缩进等设置
版记排版 版记涉及到的有分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等，分隔线可以通过设置边框来实现，也可以通过快捷方式，直线的话输入---回车即可
小技巧 ①保存样式：如果某种格式经常用到，建议将它保存为样式，以标题为例说下具体方法：选中标题，在开始/样式里下拉列表中选择将所选内容保存为新样式，命名为公文标题，点击修改按钮，设置颜色、字体、对齐方式等，最后一定要选择基于该模板的新文档，否则新建文档应用不了。 ②各种线型的快捷制作方式：---回车生成直线，===回车生成双线，***回车生成虚线，~~~回车生成波浪线，###回车生成什么呢，交给你试试 ③联合行文：开始/段落/双行合一，自动将一行文字分为两行
三、word中怎么设置公文格式
公文可能大家接触的比较少，但是公文却有它自己固有的格式，现在让我们来学习一下公文的格式一般都是怎么设置的。
1、标题设置。公文的标题一般都是设置为方正小标宋简体（假如你的word文档没有方正小标宋简体，那么就要自己去下载)，二号字体，不加粗。
2、在左上角用鼠标点击文件按钮，再点击页面设置。打开我们的页面设置窗口。具体操作顺序可以看下图
3、一般公文都是用A4纸，我们在页面设置中的纸张选择可以选择A4纸，宽度和高度可以按下图的标准设置。
4、选择页边距窗口，按上3.7、下3.5、左2.8、右 2.6设置。方向一般默认是纵向。描述不清楚可以参考下图设置。
5、我们现在正点击到文档网络选项。文字排列方向选择水平。网格要选择指定行和字符网络，每行28个字。每页22行。
6、现在我们设置字体格式，点击字体设置，打开字体窗口进行设置，一般公文内容都是用国标仿宋，就是仿宋-GB2321，常规字体，默认三号。
7、讲解一下一号标题，二号标题的格式。一号标题用黑体三号不加粗，二号标题用楷体-GB2321，三号标题用仿宋-GB2321加粗。
