Excel数据分析——如何设计专业数据表格（上）【文末送模板】

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文字 | 百灵

图片 | 原创

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本文共计约2000字（多图），建议阅读时间2分钟

如何选择图表

对比类图表
构成类图表
分析类图表

如何制作图表

如何快速作图（插件think-cell）
如何设计表格

表格结构设计
表格单元格格式设置

如何优化图表

精简无效信息
突出强化有效信息

如何设计表格

说到Excel的数据可视化，可能大多数都会只讲Excel图表。但对于数据分析师来说，表格或许用得会比图表更为频繁。虽然图表也是数据可视化的一种形式，但在某些情况下，使用Excel表格可以更灵活地展示数据。数据分析师可以利用Excel的排列、合并、格式化等功能，将数据以表格的形式呈现出来，使得数据更加清晰和易于理解。此外，Excel也支持将图表插入到表格中，将数据可视化与表格结合起来，以提供更全面的信息展示。

因此，表格是最能承载较为复杂的数据分析拆解结果的，但需要经过精心的设计。

为什么需要做专业精美的Excel表格？

对外：对于数据分析师而言，专业的外观能够增强个人或团队的形象，表明对工作的认真程度和专业素养。同时，精美的Excel表格可以将大量的数据以直观的形式展示出来，通过合适的图表、图形和颜色搭配，可以使数据更具吸引力和易读性。当与他人分享数据分析结果时，精美的Excel表格可以提高沟通效果，使数据更易被理解和接受。

对内：通过精心设计的Excel表格，数据分析师可以快速地整理思路，明确分析范围和重点，有效地组织和清洗数据，去除冗余信息和错误数据，使数据表现更加整齐、规范和易于处理。这有助于提高数据分析的质量、准确性以及效率。

Excel表格要做得丑很容易，要做得好看，其实也很容易。大部分Excel做出来的表格都比较一般，要么就是不知道怎么才算好看，要么就是没必要花精力做得好看。

本文试图同时解决这两个问题。

针对第一个问题，是要通过“见多识广”来解决，本文会提供很多精美专业的Excel表格案例来丰富眼界、提升鉴赏能力。

针对第二个问题，文本文末附上“精美Excel表格模板.xlsx”来使得“做出好看的Excel表格”变成一件so easy的事情。授之以鱼不如授之以渔，本文的主要篇幅会花在为什么要这样做，这样做的好处是什么。

我们先来体验一下，如何将下图中上面的这个普通表格，一步步调整到下面的样子。

可以在这张图停留一会，通过“大家来找茬”来列举一下，这两张图的区别有哪些。

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下面将通过一步步的调整演示，来揭示这两张图的区别。

1、去掉网格线、设置字体为“微软雅黑”

2、设置表格边框，调整列宽、表头标题自动换行

3、重新设置表头、添加内部框线、对齐文本

4、凸显文字：填充色块、文字加粗

最简化的操作，我认为也有以下三步：

1、去掉网格线（或者设置填充白底）、设置字体、对齐

2、表头文字适当换行、调整列宽

3、设置表格和标题行的上下边框

这是数据分析师对外展示数据所需的基本素养。

如果你还想有所精进，请继续往下看。以下是我N年以来经手过说不清的表格后的经验总结。

表格结构设计

表头设计

无外乎行表头和列表头。大多数情况下，设计的重点在行表头。复杂情况下，行列表头同时需要设计。也有少部分情况下，设计重点在列表头上。结构设计的内容，主要体现在标题内容及层级上。

根据设计重点的不同，我们将表格结构分为三类：

1、纵向平面表格：平面表格是最简单和常见的表格结构，采用类似电子表格的形式，将数据以行和列的方式排列。平面表格适用于简单的数据记录和展示。纵向平面表格的特点是表头是横向排列（行表头）、每行是一条记录、每个单元格包含一个数值或文本或符号。

前面用到的示例就是一个非常典型的纵向平面表格。

在这种场景下，设计的重点在行表头，设计要点如下：

表头标题文字：不必要的文字简化，同类多列标题尽量合并，如“Travel Speed 50Hz”和“Travel Speed 60Hz”中的“Travel Speed”是相同的，可以抽取出来放在第一行，第二行再拆开“50Hz”和“60Hz”。
表头标题顺序：越重要越往前放，相关的要尽量放在邻近位置。
列宽设置：设置适当列宽，以完整展示标题和记录文本，可以通过“软回车”（快捷键：Alt+Enter）来控制单元格内的文本换行以缩短文本所需的列宽。如“Capacity TON”就是通过“软回车”强制换行实现的。当然还有一种不太推荐的方法，把文字截成两段放不同行，这跟合并单元格之后再软回车换行效果一样。能不合并单元格尽量不要合并，这会对筛选功能产生影响。

下图2个示例可以拓宽下视野，了解学习下。

2、横向平面表格：横向平面表格的特点是表头是纵向排列（列表头）、每列是一条记录、每个单元格包含一个数值或文本或符号。

数据分析师日常工作之一——搭建的指标体系监控报表，就是典型的横向平面表格。

这类表格的设计要点在列表头上。行表头只是比较简单的时间，按顺序排列、简单分隔即可。

列表头的设计要点如下：

模块：模块名称可以单独一行，也可以单独一列。
层级：通过缩进表示层级，或者增加标题列来表示层级。同一层级格式一致、不同层级重要的尽量通过格式来突出表现，相对没那么重要的就弱化。

以下示例都是在上图表格的基础上做了一些调整。最上方的示例展现“模块化”效果更好，最下方的示例在展现“层级化”效果更好。

3、交叉表格：交叉表格也被称为透视表（Pivot table），通过对两个或多个变量进行交叉分析，将数据按照多维度进行汇总和分组。行和列同时表示不同的变量，而单元格中的数据是汇总值，通常是计数、求和、平均等统计指标。交叉表格可用于分析多个变量之间的关系和趋势。矩阵表格是一种二维表格，其中行和列都具有特定的属性和类别。可以将矩阵表格看作是交叉表格的一种扩展形式，适用于表示多个维度之间的交互关系和相似性。

之前讲“透视表”时使用的案例，就是典型的交叉表格。

具体设计要点详见文章“如何高效学习数据透视表？看这一篇文章就够了！”的“数据透视表的四种报表布局”这部分内容。

边框、填充设计

边框的设计，主要包括对边框位置、粗细、虚实、颜色的应用上。

位置：

外边框设置：内部结构比较简单时，建议用“工”字型的边框（实际是很多个“工”字的组合），两侧边框为空，嵌入文章中更加美观。内部结构比较复杂时，一般就会用到框线了，此时再加上外框线，会看起来比较整体，我们称之为“田”字型的边框（实际是很多个“田”字的组合）。
表头标题与数据区域：在指标名称和指标数值之间加实线边框，以示明显的区分。如下图中B列和C列中间的实线。