收集信息并自动汇总到表格中，同时根据设定的触发条件，自动发提醒到企业微信群？比如做问卷调查、收集用户反馈问题、汇总清单报表等，这样的使用场景在工作中很常见，在 SeaTable 表格中去实现也很简单。下面，我们结合案例，通过以下两个功能来实现：

  • 用“数据收集表”收集用户反馈的问题并自动汇总到表格，并自动整理
  • 用“自动化规则”实现自动发送提醒到企业微信群

分别来看。

用“数据收集表”收集信息并自动汇总到表格

SeaTable 在数据收集功能上既有传统的表单，也有新型的“数据收集表”。其中“数据收集表”是表格形式，适合需要填写人填写一行或多行数据且能修改的场景。可以进行下拉填充、复制等，数据自动保存，每个填写人只能查看、填写和修改自己的信息，所有人填写的信息都会实时自动汇总到表格的默认视图里，表格管理员可以看到所有数据。

下面，我们就结合案例，来创建一个数据收集表。

创建表格并设置列

数据收集表是基于表格来创建的，表格中的列名称就是数据收集表上的填写项。列可以根据收集的具体事项来设置，比如在下图的产品使用问题反馈表中，问题、描述、反馈日期、类型、附件、联系方式这几列是反馈用户填写的项，也就是出现在数据收集表上的列。其他一些列是收集方内部使用的，比如：

  • 自动序号：用于自动记录增加行的顺序号。用了“自动序号”类型。

  • 反馈用户：用于自动记录增加行（反馈问题）的用户。用了“创建者”类型。

  • 系统登记时间：用于自动记录增加行的时间。用了“创建时间”类型。

  • 是否有效、预计完成、回复、状态：这几列是收集方对问题的回复，虽然会展示在数据收集表上，但反馈用户只能查看不能编辑（在表头设置了只有收集方的特定人员才有编辑权限）。表格如下图：

创建表格并设置列

创建并设置数据收集表

创建表格并设置好列后，就可以点击表格右上角的“表单”去创建一个数据收集表了。然后就可以进入它的编辑界面去设置隐藏哪些列、截止时间等，最后点击“共享”，把链接或二维码发给填写人即可。演示如下：

创建并设置数据收集表

填写人进入收集表后就可以填写和修改自己反馈问题的相关信息了，所有人填写的信息都会实时自动汇总到表格的默认视图里，也会进入到符合视图条件的各个视图里。实现实时自动汇总和整理。是不是很简单。

用“自动化规则”自动发提醒到企业微信群

自动化规则介绍

SeaTable 的“自动化规则”功能，可以根据设定的触发条件，自动执行指定的动作。可以根据需求增加多个自动化规则。点击表格右上角的“···”按钮，就可以看到“自动化规则”等高级功能。如下图：

自动化规则

目前支持的触发条件包括：记录被修改后满足特定条件、定期运行、新增记录；

根据触发条件自动执行的动作包括：发送通知给、设置记录为、锁定记录、增加新记录、发送邮件、发送企业微信。如下图：

自动化规则

在这个问题反馈案例表中，我想把满足这些触发条件的提醒，自动发到企业微信工作群里。如下图：

增加的自动化规则

添加企业微信群机器人

在增加这些自动化规则前，我们需要在想接收提醒的企业微信群添加机器人，并把 Webhook 地址粘贴到表格的“第三方账户设置”里。这样就能在“自动化规则”中设置“发送企业微信”时，直接选择相应的群机器人了。假设我要把上图中的三个提醒都发到同一个企业微信群，那么我只在这一个企业微信群里添加机器人就可以了。演示如下：

添加企业微信群机器人

增加自动化规则

下面，我们分别来增加前面提到的三个自动化规则。

1.收集的数据超过设定的行数时，则自动发提醒到企业微信群

比如当实时收集汇总的数据超过多少条（行）时，就自动发提醒到企业微信群。在这个案例中，假设收集的数据（新增行）达到17条时就自动发到企业微信群。

那么就可以选择“新增记录”这个触发条件（新增记录就是新增行），然后增加一个过滤条件为：自动序号，是，SeaTable-0017；

增加的动作就是我们想要的“发送企业微信”，然后选择群机器人，再自定义发送的内容即可。演示如下：

收集的数据超过设定的行数时，则自动发提醒到企业微信群

2.某条反馈问题被判断为有效，则自动发送该问题到企业微信群

这属于“记录被修改后满足特定条件”的场景。比如对于收集的问题，在“是否有效”列，如果判断为有效，那么就自动发送该条问题到企业微信群。

那么增加一个规则，选择“记录被修改后满足特定条件”这个触发条件，再增加一个过滤条件为：是否有效，是，有效；

增加的动作还是“发送企业微信”，然后选择群机器人，再自定义通知内容（可结合用{列名称}来自动获取列的值）。演示如下：

某条反馈问题被判断为有效，则自动发送该问题到企业微信群

3.定期自动发消息提醒到企业微信群

在“定期运行”这个触发条件里，支持每天、每周、每月的运行频率，并能精确到小时。我们想要设定每周一上午10点，自动发消息到企业微信群，提醒大家跟进处理“产品使用问题反馈表”。那么如下图：

定期自动发消息提醒到企业微信群

总结

SeaTable 的“数据收集表”适合于需要填写人填写一行或多行数据的情形，而且每个填写人只能查看、填写和修改自己的数据，所有数据实时自动汇总，表格管理员可以看到所有数据；团队版中的“自动化规则”则可以帮我们实现多种自动化操作，提高工作效率；把这两个功能配合使用，就可以轻松实现本文案例中的场景。

当然，作为新型的协同表格和信息管理工具，SeaTable 的功能还有很多，比如可以手动右键锁定行，这样别人就无法删除；还可以从表头进入“编辑子表权限”，设置只有管理员可以删除行；在发送企业微信时，还可以根据需要在表格里增加“按钮”类型列，选择“发送企业微信消息”功能来实现发送行记录。总之，SeaTable 不仅操作简单，在使用上也很灵活。

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