为什么说职场上精通Excel的人，混得都不会太差

“当今最吃香的三种人能说的人，会写的人，会算计的人”每次职场君遇到工作的不顺心时，我就告诉自己：如果到年底工作仍没起色，就辞职。我开始全心投入工作，碰到棘手不能调控的项目时，我更加愿意没日没夜地加班赶进度，可即便如此，我仍然汇耽误整个团队的工作进度。

这样的次数多了，领导便会心疼我，但也会责怪我的低效，他跟我说：“大家都要做差不多的工作量，为什么只有你天天绑在公司加班熬夜呢？你应该提高效率啊。”我回复道：“可我已经能够熟练使用各种办公软件了，哪里还有提高效率的空间呀？”领导说：“效率无法进一步提高，是没能真正让它们为你所用啊。”

后来我意识到很多自己忽略的东西，高效应该是讲究科学运用。例如Excel，它不仅可以处理数据，还能够建立数据思维的利器。职场君终于明白，当今时代有三种人最吃香：能说的人、会写的人，会算计的拥有数据思维的人。

我们平时在办公过程中免不了要处理许许多多的数据报表，分类汇总可以直接在数据区域中插入汇总行，从而可以同时看到数据明细和汇总，而合并计算则可将多个表中的数据整合在一起进行计算。

职场君不知道大家用什么方法对数据分类汇总的，是不是也会像下面两张表一样呢？这两张表格来源于同一份数据，职场君乍看这两张表格时十分惊讶，不就是想要个分类汇总么，置于搞得这么复杂化？如果数据再多点，那还要再搞多少张报表才能完成汇总啊？说好的智能的数据分析呢？

数据分类汇总表

今天职场君来和大家说说Excel表格分类汇总的小窍门……

分类汇总并不难

职场君决定拯救这份数据分类汇总表。

首先，取消所有合并单元格和合计行。还数据表一个清晰明确的行列关系，如上图所示。然后，对需要分类汇总的字段进行排序，这里我们先对“客户名称”进行排序。

最后在“数据”选项卡中的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮。打开“分类汇总”对话框。设置分类字段、汇总方式和汇总项，如下图所示。单击“确定”按钮关闭对话框。

图1和图2

此时，工作表最终按照“客户名称”分类，对“金额”进行汇总。

图3

分类汇总后，如图4所示。工作表左上角出现了1、2、3三个按钮，分别可以打开三个不同的界面，界面“1”包含总计，“2”包含分类合计，“3”包含明细（即分类汇总后默认显示的界面）。用户可以在分类汇总后单击这三个按钮试试看。

图4

对数据进行汇总的方式除了“求和”以外还有“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”以及“乘积”。在“分类汇总”对话框中单击“汇总方式”下拉按钮，便可进行选择，如图 5 所示。设置以平均值汇总金额的效果如图 6 所示。

图5和图6

多字段同时汇总有方法

有时候需要对多个字段同时进行分类汇总，即在一个已经进行了分类汇总的工作表中继续创建其他分类汇总，这样就构成了分类汇总的嵌套。嵌套分类汇总也就是多级的分类汇总。下面小德子将为大家介绍嵌套分类汇总的操作方法。

Step 01 需要进行分类汇总的字段都要排序，参照多字段排序的方法为需要分类的字段排序。

Step 01

Step 02 单击“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，选择好分类字段、汇总方式和选定汇总项，先为主要字段分类汇总。

Step 03 再次打开“分类汇总”对话框，为次要字段设置分类汇总。选择好分类字段、汇总方式、选定汇总项后，重点来了，需要取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，然后单击“确定”按钮。

Step 03

下图就是嵌套分类汇总的结果。因为分类汇总的字段和汇总项增加了，在工作表的左上角出现了4个级别按钮。

嵌套分类汇总

在分类汇总对话框中如果取消勾选“汇总结果显示在数据下方”复选框，那么汇总结果就会在各项的上方显示。

只看结果就够了

我们可以采用复制粘贴的方法提取分类汇总结果，但是如果你只是单纯的使用Ctrl+C和Ctrl+V，结果会发现被粘贴的是所有明细数据。这时候定位条件就派上用场了。下面职场君就以提取分类汇总结果为例，来说明其具体操作方法。

Step 01 选中所有分类汇总数据，按Ctrl+G组合键打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮打开“定位条件”对话框，选中“可见单元格”单选按钮。单击“确定”按钮关闭对话框。

Step 01

Step 02 按Ctrl+C组合键复制可见单元格，打开新的工作表，按Ctrl+V组合键，即可将分类汇总数据粘贴到新工作表中。

Step 02

简单的合并计算技巧

合并计算可以对同一个工作表中的数据进行计算，也可以对多个工作表中的数据进行合并计算。使用合并计算功能并不需要使用任何公式，只需要添加需要合并计算的区域，Excel便可以自动进行计算。我们先来看看最简单的合并计算操作吧。

Step 01 选中将要放置合并计算结果的单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“合并计算”按钮。打开“合并计算”对话框。

Step 01

Step 02 在“函数”下拉列表中选择“求和”选项，在工作表中选择好“引用位置”，单击“添加”按钮分次将引用的单元格区域添加到“所有引用位置”列表框中，单击“确定”按钮。选中区域随即显示合并计算结果。

Step 02

在创建合并计算后，有时还会对引用区域进行修改，为了保证合并计算结果的正确，可以删除原来的引用区域重新添加引用区域。也可以创建指向数据源的链接，一劳永逸。打开“合并计算”对话框，在“所有引用位置”列表框中选中引用区域，单击“删除”按钮，可以将该区域删除，之后可以继续添加新区域。如果勾选“创建指向源数据的链接”复选框，则合并计算结果直接会与引用区域产生链接，即使修改引用区域中的数据，合并计算结果也不会出错。

复杂表格的合并计算技巧

在进行合并计算的时候并不是面对所有大小和数据都是一样的表格，对于大小和所包含的数据都不同的表格能不能进行合并计算呢？职场君将为你解惑。

首先观察下面这两张表，包含的数据和数据的排序都不一样，而且两张表格在不同的工作表中。

两张工作表

现在要合并计算这两张表中每个人销售额的平均值。

在“合并计算”工作表中选中A1单元格，单击“合并计算”按钮，打开“合并计算”对话框。选择“函数”为“平均值”，分别将“表1”和“表2”中的姓名和销售额数据添加到“所有引用位置”列表框中。重点来了，勾选“首行”和“最左列”复选框。单击“确定”按钮，关闭对话框。自所选单元格起显示合并计算的结果。

显示合并计算的结果

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