如果你留心观察职场中的同事，会发现这样一个现象：有的同事总是可以准点下班，有的同事却被一顿表格数据折腾点嗷嗷叫，也有的同事主动花钱参加各种办公技能培训班，但最终能准点下班的，往往只有那么一小撮人。

这一小撮人，他们具有哪些高人一筹的思维模式呢？简单来说，他们掌握了以下3大类高效的办公思维模型：


一、 框架模型思维


数据处理场景中的框架模型：指的是处理不同类型的数据问题，需要套用不同的框架模型来解决。

采用框架思维处理问题的好处是：寻找解题的思路是自上而下，能够快速匹配最合适的解决办法。你羡慕的Excel高手，每次处理数据问题的时候，总是三两下就轻松搞掂了，也是因为他们都掌握了框架模型思维。

5大类框架模型-数据处理

具体怎么理解和应用框架思维模型呢？下面详细说明。

1. 小数据，优先套用普通表格处理。

一般10万行级别以下的数据，可以直接在Excel工作簿中处理，普通的电脑一般都可以胜任，不会处理明显卡顿的现象。


2. 大数据，考虑套用数据库+表格处理。

如果10万行级别以上的数据，你会发觉直接用Excel打开都会很费劲，配置稍差的电脑可能直接就崩溃了。这时候，就需要数据库的帮忙，数据库天生就是干这事的，非专业数据库人员，一般把数据库当中存储媒介，通过Excel来过滤、读取必要的数据。


3. 展示类数据，套用图表模型处理。

如果处理后的数据，需要进行汇报展示，这时需要调用合适的图表模型来处理。大量Excel内置的图表模板可供选择，如果不满意，还可以调用第三方图表模板、或者自制图表模板。


4. 重复类数据，套用宏和VBA模型处理。

有时候需要处理大量重复性的数据，比如每日汇总前一天的不同工作小组的需求数据。这时候，如果采用人工收集汇总每一份Excel工作簿的数据，明显效率非常低下。但是如果套用宏和VBA模型来处理，可以达到1人顶10人的工作效率。


5. 管理类数据，套用固化模板模型处理。

管理类数据，比如人事档案资料查询管理、合同订单查询管理、物资物料查询管理等数据。这类数据的查找管理界面，非常合适用固定的表格模板固化下来。对于大公司而言，有独立的ERP系统进行管理，但众多中小公司更倾向于经济实惠的Excel表格模板。

二、 工具模型思维


由于数据处理工具存在能力的差异，所以处理不同场景的数据，同样需要调用不同的工具模型进行处理。

1. 规律性的数据清洗，可以调用函数公式处理；

数据处理的第一步，必须对不规范的数据进行清洗，如果待处理的数据是有明显的规律性的，直接调用函数公式处理，是最方便快捷的。Excel内置的300多个函数，足以应付绝大多数工作场景。


2. 较复杂的数据清洗，优先调用VBA工具处理；

如果待清洗的数据是没有明显的规律，还是采用函数公式的来操作，异常的艰难，甚至无法完成。这时调用VBA是比较快捷高效的，比如，从10000行不规则的地址中提取区县的名称，用VBA调用正则表达式处理模型，10几行代码就能搞掂，非常简单，而且相当准确。


3. 数据汇总统计，优先调用数据透视表工具处理；

想从一堆数据中，发掘数据背后的规律，在Excel中，调用数据透视表工具，无疑是不二之选。常见的各类汇总统计，只有你想不到的，没有透视表做不到的，而且分析的效率比普通的函数公式高上不止上100倍。

4. 公式处理不了的数据，可以调用power query工具协助处理；

如果需要处理几十万行的数据文件，一个公式都跑不动，怎么办？这时可以采用Excel内置的商业智能办公引擎来帮忙，比如power query可以调用外部Excel工作簿文件数据，也可以调用外部数据库文件数据。多表数据关联匹配，完全可以在power query里面完成，处理结果再返回Excel表格。


5. 数据库里面的数据，可以调用power query工具或者VBA工具读取分析处理；

普通职场办公人员，一般懂数据库的比较少，如果需要调用数据库里面的数据源文件，怎么办呢？可以调用power query工具或者VBA工具读取，读取成功之后再另存为Excel工作簿文件，进行常规的分析处理。

工欲善，必先利其器！


三、 精益求精思维


一般企业文化良好的公司，都会推崇创新思维，希望员工具有“工匠精神”，对本职工作做到尽善尽美。就像海底捞公司一样，让客户有着超乎预料的惊喜。办公技能也不例外，主要我们本着精益求精的工作态度，也会创造出惊人的成绩。

哪些办公类的工作内容，可以采用精益求精的思维进行优化升级呢？

1. 办公自动化思维。

之所以很多职场人抱怨办公效率低下，从大的方面来看，主要还是缺乏办公自动化的思维。一方面是领导层面不重视创新方法的推广，另一方面主要是大多数职场人缺乏相应的技术储备。其实，很多重复性的办公内容可以采用VBA来解决。


2. 最简化处理思维。

1个数据问题，往往可以找到多种解法，尝试找到最简单的处理办法，这就是简化处理思维。优秀职场人，应当具备“复杂问题，简单化处理”的思维。做到这一点，你会是领导心目中的升级加薪候选人。


3. 客户视角思维。

客户视觉思维，是指Excel表格的版面，尽可能做到简洁美观，图表更专业更赏心悦目。一份精心设计的表格，给到客户，第一感觉是专业，打心底默默认同你的专业素养。所以，那些具备客户视角思维的同事，更容易达成交易成果。

匠人精神，当代职场人追求的精神内涵。

【写在最后】


总结来说，在当前激烈竞争的职场中，普遍倡导工匠精神，追求高效办公。所以，作为职场人，我们可以做的是少抱怨，多打造底层能力，用心培养底层思维，为将来的脱颖而出增加胜算的筹码。


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