工作7年，才知道为啥要进行Excel可视化？

据说在职场上，Excel 已经渗透进我们工作的方方面面，很多工作岗位难逃Excel魔爪：

财务岗，你要学会做财务三大报表；
行政岗，你要学会做员工考勤表；
人事岗，你要学会做员工工资表；
销售岗，你要学会做商品销售业绩表；
运营岗，你要学会做数据分析、可视化汇报；
……

更重要的是完成这些报表，还要向老板进行汇报。要让老板看得懂图表，这可是世界难题啊。光是统计数据就手忙脚乱，更别说交出一份图文并茂的分析报告。

试想一下，领导让提交一个季度库存报告，你提交上去的是这样的：

而会Excel可视化的同事提交的报告是这样的：

怪不得他们升职加薪都比别人快一些。

那，问题来了，什么是Excel可视化，如何进行Excel可视化呢？

01 什么是Excel可视化?

所谓Excel可视化，是指通过微软的Excel工具，将数据转化为图形表达，通过逻辑分析展现，向受众有效表达和沟通信息。简单来说，就是将结构或者非结构化数据转变成更加客观和更具说服力的图表，帮助受众理解数据背后的逻辑和规律，进而指导未来做出科学决策。

举个简单的例子。就如上文提到的库存分析数据，你提交的是一份冷冰冰的表格，而用Excel可视化处理后，就变成一个柱形图，通过柱形图领导很容易得出结论：热处理车间库存较多，成品占比较高，需要去库存。

再比如，你是一位财务工作者，每天面对三大报表头都要大了。

但是通过Excel可视化后，三大报表变成了一份分析报告，看起来是不是简单直观多了！

结合前面两个例子，从本质上来理解Excel可视化：

就是利用Excel工具提供的图表类型，如柱状图、条形图和饼图等，对数据进行图表展示，将数据空间映射到图形空间，用图形化手段探索和理解真实的数据。

02 为什么要进行Excel可视化?

Excel可视化的最终目的就是明确，有效和优雅的传递信息。一方面，数据赋予图形可视化以价值，另一方面，可视化增加数据的理解性，两者相辅相成，帮助企业从信息中获取价值并做出正确决策。

那么进行Excel可视化的原因主要有以下4点：

1) 天生视觉优势

人类天生在视觉方面占据优势，获取的信息量远远高于其它感官。Excel可视化正好利用了人类这种天生优势，帮助我们来增强数据处理和组织效率。科学研究表明，人类对于图像的记忆能力比抽象文字记忆能力快100万倍，因此Excel可视化能够加深对于数据的理解和记忆。

2) 更直观的展示信息

人类对于基本的统计知识了解甚少，看着一大堆数据很容易产生抵抗情绪，无法抽丝剥茧获取有用的信息，也很难看出有价值的规律。一旦用Excel可视化出来，很容易就能抓住事务的本质，帮助决策者理解数据，掌握数据背后的价值。

3) Excel是一款优秀的可视化工具

市面上可视化工具非常多，如Excel, Echarts, FineBI，Tableau Software等。还有一些需要编程语言的可视化工具，如R语言、Java、HTML、ggplot2、CSS、Processing、Python等。但Excel在普及率，兼容性和配色上有着非常强大的优势，而且职场中经常使用PPT汇报，Excel和PPT之间的图表可以随意切换，并且Excel可视化操作比较简单，容易上手，受众比较广，最重要的是Excel可视化功能非常强大和美观，下面这些图表都是Excel制作出来的。

4) 工作需要

职场中，很多岗位需要处理报表数据并向领导汇报。为了让领导能够在短时间内一目了然快速看懂报表并得到有价值的信息，就必须学会用简单明了的可视化方式进行汇报，帮助管理层掌握商机，做出科学决策。

由此可见，在职场中涉及数据的岗位上，是必然要进行Excel可视化的。

03 怎样进行Excel可视化?

Excel可视化的基本流程主要分为4个步骤：

1) 明确目标：拿到原始数据后，需要明确可视化的背景需求，搞清楚需要解决什么可视化问题，需要探索数据什么关系。例如上文提到的库存数据，领导需要看到哪个车间哪种产品库存较多，需要去库存，因此是一个对比关系。

2) 数据准备：根据可视化目标对数据进行初步的分析，如异常值剔除，空值转化，数据量和单位统一等，减少后续图表可视化等级错误。

这里面要切记记住信息传达正确和数据来源完整。Excel可视化的目标是向受众传达有效，准确和优雅的信息。因此数据信息传达一定要真实可靠。如果信息传达错误，或者遗漏了很重要的信息，那么整个可视化结果就不正确，误导了受众的判断，从而做出错误的决策，影响是非常深远的。比如上面的库存数据，在整理时少了一种产品，将会给领导带来错误的去库存策略。

3) 选择图表：选择合适的图表进行可视化非常重要，直接影响对数据的科学解读。

选择图表要遵循以下3个准则：

· 要契合需求背景。图表是有感情的，不同的场景下选择不同的图表进行Excel可视化。例如，如果你呈现由于特定的疾病而导致死亡的信息，一个色彩鲜艳，令人愉快的图像似乎是不合适的。

· 图表不能太复杂。Excel可视化是将复杂数据转化为清晰明了，简单直接的图形展示，让受众能够一目了然的读懂数据背后的价值。如果可视化图形较复杂，图表杂乱，颜色不均衡，导致受众难以理解，这是非常不合适的。

· 根据关系选择。探索不同的数据关系需要选择不同的图表，如对比关系需要使用柱形图，占比关系需要使用饼图或者树状图，趋势关系需要使用折线图等。如上文分析库存数据是对比关系，因此选用柱形图展示。

4) 图表美化：选好图表后，需要对图表进行美化，帮助受众更好的理解数据。Excel图表美化遵循6字准则：布局、美化和配色。

· 布局。制作图表时必须搞清楚Excel中常用的10种图表类型的基本制作方法以及适用场景，然后对最终要表达的内容进行整体布局排版，是一个图表还是多个图表展示，图表之间的关系是什么结构，图表之间是否对齐，是否居中，该选择哪种类型的图表展示。在布局阶段就要考虑清楚，这样才能做到整体协调统一。

· 美化。经常用的5步美化法，包括设置标签格式，设置数据系列格式，设置坐标轴格式，设置网格线格式和设置标题格式。

· 配色。图表是有感情的，而颜色占了90%。EXCEL中的【填充】色板上的颜色是按色系排列的，一列就是一个色系。选择色系的时候尽量选择一个色系，通过颜色深浅来表达不同差异。实际制作图表时可以参考其他优秀的网站或者商业杂志配色效果。设计配色网站配色效果如下所示：（网址：http://www.hippter.com/）