问题

图1 百度搜索框

上图是百度首页的搜索框,录入字符时会实时提示,随时更新列表框中的提示信息。

这是相当人性化的设计,既可以提升录入准确度,也能缩短输入时间。

那么在Excel的单元格中录入数据时也能拥有类似的提示列表吗?

例如下图所示的电子产品,或者地名、药品名称,它们都有一个共同的特征——名字较长,导致录入效率差,而且可能很拗口,不利于记忆,录入时容易出错。

如果改用从列表中选择的方式替代手工录入就会避免所有问题。

图2 产品名称


方案

使用“E灵”可以让Excel支持一边录入一边提示。

安装“E灵”后,在Excel中会产生“E灵”选项卡,第一个菜单即为“逐步提示”,见图2所示:

图3 E灵中的逐步提示菜单

只要通过“设置选项”菜单设置好所有参数以后,在单元格中录入数据时就会产生提示信息。

步骤

一、打开“销售明细表”工作簿。工作簿包含“数据”和“零售统计表”,其中“数据”工作表存放了所有68个产品名称,“零售统计表”则是每天需要录入的明细表,暂时空置。

二、按图4的方式单击菜单“逐步提示”,从而打开设置窗口。

图4 销售明细表

三、设置数据源为“数据”工作表中的A1:A68。如果有更多产品,则相应扩大区域。

四、将图5中的默认值“A列”修改为“B列”,表示只有在B列录入字符时才弹出提示信息,在其它单元格入字符时,程序会自动关闭提示窗口。

五、将“允许使用拼音首字母”打勾,表示允许使用拼音首字母,从而提升录入效率。

例如录入“LSD”可以提示“五号镙丝刀”或者“镙丝刀挂带”。

所有参数设置好以后,效果参见下图:

图5 设置所有参数

六、设置完成以后,单击“确定”按钮,返回“零售统计表”界面。

七、在A2单元格录入“张无忌”,按下Enter键后进入B2单元格,此时程序会弹出图6所示的“逐步提示”窗口。由于未录入数据,该窗口的列表框中处于空白状态。

图6 选择B2时自动弹出“逐步提示”窗口中

七、录入“电线”二字,窗口中会提示已找到的与“天线”相关的所有产品名称,效果见图7所示:

图7 与“电线”相关的所有产品名称

八、假设要录入的目标是“焊接管电线管”,那么此时可以按下Tab键将焦点从上方的文本框移到下方列表框第一个产品“薄壁管电线管”上,E灵会将第一个产品的完整名称复制到上方文本框中,效果见图8所示:

图8 选中列表框中第1个产品

九、如果要录入的产品名称是“薄壁管电线管”,那么此时按下Tab键即可,程序会将“薄壁管电线管”复制到B2单元格,然后关闭窗口,选中C2单元格等待录入数量。

由于要录入的值“焊接管电线管”在第2行,因此按下键盘上的下箭头选中第二行。

此时E灵会将第二行的值“焊接管电线管”复制到文本框中,效果见图9所示:

图9 按下箭头选中第二项产品名称

十、按下Tab键 ,完成录入工作。

按下Tab键,E灵会将文本框中的“焊接管电线管”导出到B2单元格,然后关闭窗口,选中C2单元格,等待录入下一项数据。

补充:

1.在录入数量、价格、姓名时,E灵并不会打开“逐步提示”窗口,因为仅对B列有效。

2.在“逐步提示”窗口中操作时,全程采用键盘操作即可,不需要使用鼠标。如果要通过鼠标选择产品名称则录入效率会降低。因此E灵允许按下Tab键在上方文本框与下方列表框之间切换,第一次按下Tab键可从文本框跳转到列表框中,第二次按下Tab键则会将选中的值复制到单元格,然后自动关闭提示窗口。

3.当再次选择B列的任意单元格时,E灵会自动调用“逐步提示”窗口,全程都是自动化的。

4.如果要关闭“逐步提示”功能,那么单击“逐步提示”菜单,图标会由勾变成叉,此时会禁用提示功能。

视频

以上文字说明可能不够直观,各位同学也可以通过以下视频学习整个操作过程:

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针对“逐步提示”工具,若有任何疑问可以关注我,相互交流,当然也可以提出改进意见。