我开发的48天Excel技能脱胎换骨课程，已经帮助数千名学员掌握职场最常见的Excel技术，或许你也可以了解一下：

我的一位好朋友“老王Excel”提出过这样一个观点：如果你发现自己已经掌握了很多高级Excel技巧，却对很多基础的本质问题搞不懂，那说明你缺乏Excel的指示体系。

关于Excel知识体系，我在文章 也详细阐述过，观点与老王Excel不谋而合。

那具备了完善的Excel知识体系之后呢？

这就是本文要探讨的问题：Excel有哪些功能深深改变了你的思维？当你把Excel上升到思维层面，你就站在了制高点，可以用高屋建瓴的眼光去审视面对的Excel问题。我一直比较推崇使用Excel过程中体现的思想层面，ExcelHome站长周庆麟老师提出过一个观点：

先进的工具+先进的思想=先进的生产力

我也深有同感，并在第一本书的写过中践行了这一理念。

从Excel小白，到Excel畅销书作家、Excel培训师、Office认证大师、签约作者，Excel这个软件不但给我带来了财富上的收入，而且一定程度上改变了我的职场思维，促使我在职场上走的更远。

这是我对Excel思想体系的认识，分为八个层面：辅助列思想、Excel链接思想、可视化思想、三表思想、构造名称思想、数据库思想、结构化思想和数组思想。


01、辅助列思想

“辅助列”来源于几何学，通过创建辅助列可以建立通向解题的桥梁，使得已知条件和目标答案有效地联系起来，如图展示了辅助列与已知条件和目标答案之间的关系。

辅助列是构建目标答案和已知条件之间的横梁


一个显而易见的道理是，已知条件越少，解题的难度越大；解题难度越容易。在Excel中也是这个道理，而辅助列在一定程度上有两个作用，这两个作用有效提升了已知条件的数量。

作用①：利用辅助列直接创造一个新的条件，从而直接增加一直条件的数量；

作用②：利用辅助列转化已知条件，使已知条件间接变得更多。

有一些高手很排斥用辅助列，认为这样不能体现自己的水平。殊不知，在职场中用Excel解决问题才是王道，用辅助列能够轻松解决的问题，就绝不浪费时间想其他办法，将时间留在更重要的事情上。

正所谓退一步海阔天空，辅助列就是“退后一步”，从而给解题思路带来宽广的空间。

▌001 利用辅助列创造条件：变未知为已知

利用辅助列直接创造一个新的条件的案例很多，比如我们常见的多条件查询，如图所示，要根据左侧数据表查找右侧对应人员对应产品名的销量。

因为本例中我们查找的刚好是数值，可以通过SUMIFS函数进行查找（公式我就不写了，大家可以琢磨一下），更常用的方法是使用多条件查询公式：

=VLOOKUP(F2&G2,IF({1,0},$A$1:$A$12&$C$1:$C$12,$D$1:$D$12),2,0) （数组公式，需三键Ctrl+Shift+Enter输入）

这个VLOOKUP嵌套IF数组的数组公式，是多条件查询最常用的公式之一，对于高手来说，写出这样的公式自然不成问题，但是由于它是数组公式，需要按Ctrl+Shift+Enter组合键才能输入，不管是理解还是操作上都具有一定的难度，并不是人人都会用的。

能不能使用基本的方法来实现这个功能？答案就是辅助列法。

解题思路：通常我们使用VLOOKUP对一个参数进行查找，大家都会，这是它最基本的用法。所以我们要创造一个辅助列，将现在要查询的两个参数，合并成一个参数，这样使用VLOOKUP就能迎刃而解了。

如图所示，在数据记录表最左侧添加辅助列，然后利用&或CONCATENATE函数将B、D两列数据合并在一起。这样完成之后，我们要查找的数据就变成为辅助列对应的销量值。

这样设置辅助列之后，查找公式就变成了这样=VLOOKUP(G2&H2,$A$1:$E$12,5,0)，转变之后，公式变得简单了很多，几乎每个人都能掌握了。

这个案例中，辅助列的作用是将多列数据进行合并，相当于又创建出了一个新的条件，操作步骤虽然增多了，但是每一步操作都变简单了，从而问题就迎刃而解。


▌002 辅助列转化条件

利用辅助列转化已知条件的经典案例是制作工资条，什么是工资条，我们先来看下面两张图！

如图所示，是存放员工工资的表格，这个表格根据姓名存放了员工的基本工资、绩效工资、补贴等，是一个记录表。考虑到工资保密协议，这样的表格当然不能直接发给员工，我们需要制作出每一个员工的工作条，然后将工资条单独发给对应的员工。

怎样才能制作成工资条呢？很简单，要把这样的表格中每一行数据添加上表头，形成如图所示的工资条。这个问题是职场HR面临的最常见的问题，网上对这个问题的解法很多。

如果数据量小的话，当然可以复制首行，然后一行一行向下粘贴……这就是典型的加班主义的做法。解决Excel问题，常用的一个思路是倒推法，这个问题，从想要实现的效果来看，它相比原始数据，有什么样的变化？

①每一行需要插入的数据是相同的（都是姓名、基本工资、绩效工资……）

②插入的规律是相同的：隔一行插入一行

因此，如果我们能在现有的基础上间隔一行插入一个空行，那么利用Ctrl+G定位空行、Ctrl+Enter批量录入就能解决此问题。再把思维进行扩散，事实上，Excel中本身已经存在大量的空行，何必再插入空行呢？我们只需要将现有数据行下面的空行翻转到数据行之间即可！

上面这段话就是分析这个问题的思路，也是解题的关键。

如下图所示，在数据列最右侧，创建辅助列，并构造一列数据，构造的数据如图所示，然后对辅助列进行升序排序，这样就能把下方的空白行一一穿插到工作表中，从而轻易实现工作条的制作。

解决这个问题，用到的是转化的思维：把插入空行转化为利用空行（因为Excel表格中，数据区域之外全部是空行）。

然后通过创建辅助列建立了通向解题的桥梁，使得已知条件（Excel中的空行）和目标答案（将空行和数据行进行穿插）有效的联系起来，问题迎刃而解。

02、Excel链接思想

我们知道设计一个合理的Excel表格，数据最好存放在数据记录表和参数表中，其他所有的表格、图表、公示等都从数据记录表和参数表中引用数据，这样做出来的报表不仅要能准确无误地传递出数据记录表中包含的信息，而且能够与数据记录表保持动态同步。

当我们需要修改数据时，只需要对数据记录表中对应的数据进行修改，那么多有引用这些数据的地方就能够保持同步更新，这就是我所说的链接的思想（也叫牵一发而动全身）。

链接思想，最基本、也最全面的体现就是函数，因为多数函数的参数都可以通过引用单元格（或单元格区域）来实现，“引用单元格”这样的过程直接体现了链接。


▌001 单元格之间的链接

举个最简单的例子，在“C2”单元格中输入公式=SUM（A1:A7），就可以将A1:A7单元格中数值的和赋给C2，只要修改了A1:A7中的任意单元格数值，C2中的结果也会产生变化，他们随时保持相等的状态。

这里我们就说，通过公式将A1:A7单元格区域和C2单元格链接起来了。

上面这个简单的例子，大家会觉得不过瘾，我们再来举个高端的应用。

我们知道INDIRECT函数是间接引用函数，它的重要特性是将文本转化为引用：如果参数为文本格式（比如加了引号），INDIRECT将直接计算文本所代表的单元格（或区域）的值。

为了理解INDIRECT函数的作用，我们来看INDIRECT函数的语法案例解析：如下表中，E2到E4单元中的公式，我给显示在F列了，通过对比，我们可以看出INDIRECT函数为何称为间接引用函数。

当公式为=INDIRECT("A2")时，公式的返回结果为A2单元格中的内容，此时可以认为INDIRECT退去了双引号，返回了A2单元格中的值；

当公式为=INDIRECT(A2)时，由于A2单元格中存放的是C4，公式的返回结果为C4单元格中的内容，此时相当于把E4、A2、C4三个单元格进行了链接。

看到没有，INDIRECT通过A2单元格的中转，最终引用了（链接）C4单元格。这就为函数的应用带来一个便利：当引用的数据源被删除时，公式可能返回#REF!错误值，但公式本身内部由于没有直接引用数据源，因此不会在公式字符中产生#REF! 错误，那么公式的“自我修复能力”很强。

我们来举个例子。

比如SHEET2是公式引用的数据源，那么当Sheet2被删除时类似=Sheet2!A1的公式（这是一个直接引用公式）就会返回错误，不仅结果是#REF!，而且公式也变成了 =#REF!A1，这是一个不可逆的过程，即使新增工作表并重新命名为Sheet2时它也不会恢复。

而使用INDIRECT进行间接引用=INDIRECT("SHEET2!A1")，虽然在删除Sheet2时会返回#REF!，但重新造出一个Sheet2时公式立马就恢复正常（因为公式中的"SHEET2!A1"是一个文本，它没有直接链接到SHEET2）。

大家可以在Excel中操作上面的连个列子，就能看出差异了。

想想吧，这是一个更高层面的链接，它链接的是单元格与工作表。当我们的数据源有很多数值要修改更新时，可以直接把旧的数据源删掉，用新的数据源表进行替换，公式可以直接去引用这个新的数据源表。

▌002 通过名称链接控件、图表、单元格

又比如动态图表它是一个更深层次、更高维度的链接。

我们首先来看静态图表，它是单元格与形状的链接，也就是说通过单元格中的值来控制图表中形状的大小。

而动态图表呢，通过需要经过一个中间元素（控件）来控制单元格中的值，用自定义名称来链接动态数据区域与图表。

但动态图表中公式、名称、图表元素、控件之间的关系到底是怎样的？可以用这张图来说明：

图片转自知乎专栏：ExcelBI，作者：李奇

另外，定义名称、智能表格（Table）、数据透视表都体现了链接思想。比如数据透视表，它作为一种输出呈现报表，对原始数据的调用采用的是动态调用的方式，一旦原始数据发生变化，只要在透视表中使用“刷新”功能就可以同步更新数据。


03、可视化思想

你可能觉得可视化思想很简单，没什么大不了的，但是我告诉你，职场中，懂得可视化思维的职员，绝对受到领导的重视，因为说明你能将复杂的问题简单化。

比如，我在《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》一书中举得一个例子，在懂得可视化表达之前，下面这张图是某位同事做的报告，这是描述商旅乘客生活轨迹的一段话，当时这位同事被上级狠狠批评，因为他根本没有时间去看这大段的文字。

通过可视化表达，上面的文字可用如下的图表进行表示，一图抵千言，你说可视化思维厉害不厉害！

其实在Excel中的可视化指的是狭义的可视化，往简单说就是图形、图表化，大家只要记住：凡是需要展示的数据，都进行可视化处理。

如图是一组产品的销量数据，如果直接拿这样的表格向上级展示、汇报，效果一定是不理想的，比如让你说出来销量前三的产品，用数据表花费大量时间来比对数据，还不一定能解释清楚。

但是，当我们将数据可视化展示之后，数据之间的对比一目了然，如图所示为单元格内可视化，将枯燥的数据转化为形象的进度条和箭头，使得阅读者一眼就可以看出数据之间的大小关系，这就是一种可视化。

另外，也可以将表格转化为图表，如图所示为使用图表进行可视化。

很多人都把可视化作为一种技术，其实更应该把它看做底层思想，这个思想不仅指导我们如何更好的使用Excel处理数据，还指导我们在工作中如何才能把问题简化。

04、三表思想

Excel三表思想被很多大咖推崇，不少教程中也有提到。但是在一般的Excel使用者中，这个概念的普及度还很低。

三表思想其实有数据库的理念在里面，所以小白用户会觉得离自己比较远，但是如果你有心的话，你会发现，Excel默认的新建工作簿时包含的工作表数量就是3。

可以看出，其实三表思想这个概念，是被微软Excel团队承认的。


那这三表指的是哪三个表呢？

他们是记录表、参数表、汇总表，也有叫做数据源表、参数表、报表的，意思都是一样的。

三表概念涉及到的知识点非常多，我这里简要地阐述两点：

▌001 数据记录表的重要特性

数据记录表，顾名思义就是记录数据用的，比如产品销量记录表，如图1所示。但其实它还有一个作用是作为数据分析的原始数据表，在有些著作中也称它为数据源表。

图1：产品销售记录表

数据记录表的两大作用对这类表格的设计提出了种种限制：

① 从数据录入角度：数据记录表首先的作用是快速录入数据，因此决定着它的结构必须简单、没有层级嵌套等等。

② 从数据分析角度：作为数据分析的数据源表，决定着表格的数据要满足：数据矢量化、数据颗粒化和数据同类化。

这三化是一个新的概念，我们在这里有个概念即可，随着学习的深入，你自然会对他们有深入的掌握。

矢量化：指的是如果数据中包含数量的含义，就应该尽量将这些含义具体量化，不要以文字或其他模糊的方式描述这些数量（比如半年、三个月、一倍都是错误示例）；

颗粒化：指的是每个单元格只存放单个有效数据，不要将数值与文字粘连；

同类化：指的是同组数据从内容和形式上都要尽量保持类型的统一性。

刚才列举的图1是一个典型的数据记录表，从中我们可以得出数据记录表的一般特征：

① 由“字段+记录”构成的一维数据表：数据记录表的第一行是字段，每一个字段都表明了它所在列的属性；从第二行开始是一行一行的数据记录。

② 数据记录表以行作为记录，列作为字段，一般不能调换过来。

要完全满足这两个特征，对表格的结构和数据都有很多限制条件，比如数据记录表不能有空行、记录表中存放最小的颗粒……由于文章篇幅限制，这里不做详细展开，大家首先牢记上面关于记录表的两个特征，即可应对80%的场景。

▌002 三表之间的关系

三表之间的关系（还有一个过程处理表是在数据处理过程中出现的，并不会最终呈现出来）可以用如下图来表示：

参数表是为了提升数据记录表的使用效率，而专门存放产品信息或者人员信息等“属性”的表格，一般情况下数据记录表引用参数表中的数据。过程处理表是对数据记录表加工过程中产生的表格，根据不同的分析需求，可以通过数据记录表生成多个不同的过程表，比如未经过加工的数据透视表就是一种过程处理表。

因此进行一次数据分析的正确工作流是这样的：综合考虑需要采集那些维度的数据，设置合理的数据记录表字段和参数表→录入数据→对数据进行汇总、分析生成过程处理表→对过程处理表进行编排美化，形成结果报表。

Excel最重要的一个功能就是对数据进行处理、分析，可以说只要深刻掌握了三表概念，Excel的很多问题都将变得异常简单。

最后，中国电子表格应用大会主席及经管之家资深签约讲师李奇大师曾说过：

”如果把Excel比作武侠小说中的“剑”，那么按照武侠小说中御“剑”能力的高低程度可以大致将剑客分为以下几个等级：Level1（剑客）、Level2（剑侠）、Level3（剑圣）、Level4（剑神）“。

一般职场人士能达到的水平也就是Level3（剑圣）水平，而Level 2的Excel使用者想要升级到Level3时，最需要理解的是Excel中“链接”的逻辑。而本文，希望在“链接”的逻辑之外，再帮你掌握更多的Excel思想，以助你早日成为Excel剑圣。

作者：安伟星，微软Office认证大师，Excel培训师，《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》图书作者