学习EXCEL规范化表格丨office职场技能小技巧3

从这一篇开始，会用图表的方式给大家讲解，我不会去讲太基础的操作，这些只要用心，谁都可以学会的，像在前面给大家所讲，我教大家的是操作 EXCEL 的方法。

在学后面的知识前，大家要分清我在后面内容中所说的两个概念：数据表和报表。EXCEL 数据处理流程包括数据录入、数据存储、数据加工和报表输出（图 1）

图1

我把我们日常用的 EXCEL 表格分为数据表和报表。数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。如前言中所讲的事例，按照我的习惯，我会把晋级考核的成绩保存到一个表格中，这个表格做完后将不再变动。如果老板要看成绩和工资增长幅度，我会另外新建一张表将它处理好美化后发给老板。我保存的那张表可以称之为数据表，而发给老板的那张表是报表。当然这只是一个简单的例子。

在这里先给大家讲一个注意事项，千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另外新建一张表。如果直接在数据表中改格式做报表，可能会导致严重的后果，这种事情在日常工作中我见到了不少。大家也可以把数据表想象成数据源，数据源没有了或者数据错误，你能把报表做好做对么？

大家对数据表和报表有一个概念后，我们将进入 EXCEL 规范操作的正式内容。大家看表1（后面的实例讲解几乎都以表 1 为基础，请大家务必保存好表 1 和处理后的表格），这是人力资源部门自己用的《人员档案信息表》，你能指出表中有多少项错误或者不当的地方？希望大家在这个表上多停留一些时间。这张表格是我专门“恶意”处理过的，但是我确实碰到过类似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在着一些问题，制约着后期的报表制作。在本部分内容中，我们就围绕着给这张表格发现问题、整改问题来学习如何规范表格。