你有没有过这样的经历,下班了还走不了,因为复杂表格还没做完,一旦停下,明天来了可能要花半个多小时熟悉昨天的进度。
如果你的日常工作就是这种处理各类表格,那么真心建议你花少量的时间学习几个office技巧,或许会大幅度提高你的工作效率,缩短你的工作时间。
小迷虫挑出了5个神一般的操作技巧,制作出动态图,让大家两三分钟就可以学会,好啦,进入正题吧。
一、巧妙删除空行
如下图,碰到这种Excel,里面的空格怎么删除呢?你可能会说当然是选中之后删除啊,可是如果这个表格很长的话,那么这种基本的操作方法就太耗费时间了。
神级技巧:
1、【Ctrl + A】选中表格:
2、【Ctrl + G】打开定位条件—选择【空值】,确定:
3、右键一次性删除,就这样简单搞定:
可以看到,无论Excel表格有多长,里面有多少空格行,都可以批量的快速的删除,大约只需要10秒的时间,而如果是一个一个删除,10分钟也未必能够删完呢。
二、巧妙合并单元格
如果两个单元格里的信息要合并,你会怎么做?很简单吧,如果是几十个单元格要合并呢,如果是上百个单元格合并呢?准备用几个小时处理这个工作呢?
合并2个单元格需要5秒钟的话,200个单元格就需要8分钟多,如果几百个表格的话!
神级技巧:
1、在第一行的单元格内输入“=A2&B2”:
2、回车,双击单元格右下角小十字架填充,简单搞定:
这次更简单啦,连10秒时间都用不了啊。
三、光速查找重复
尤其是花名册,数百个姓名和其他信息,万一里面出现了重复的,或者为了谨慎,需要核查是否有重复信息,怎么办?用眼睛筛选吗?
神级技巧:
1、【Ctrl+A】全选数据区域:
2、 点击【开始】选项卡—【条件格式】—【突出显示单元格规则】—【重复值】,简单搞定:
这么复杂的工作,又是10秒钟搞定啦。
四、批量添加下划线
如果要给表格里面的指定的单元格增加下划线,咋办?肯定是一个一个选中增加呀!
少量的单元格可以这样操作,但是如果需要增加下划线的单元格太多了这么做会让你苦闷的想死。
神级技巧:
1、选中添加下划线的区域, 按【Ctrl + 1】,设置单元格格式:
2、在自定义里输入:@*_(都为英文字符):
又把需要几分钟的工作缩短到了10秒钟。
五、批量新建工作表
遇到需要批量建立单独的工作表,这属于无限重复的工作,如果你真的一个一个去做,不仅耗费时间长,心理也很受折磨。
神级技巧:
1、【Ctrl + A】直接选中表格:
2、点击【插入】选项卡—【表格】—【数据透视表】,点击确定:
3、把「姓名」拖入「筛选」区域:
4、点击左上角【数据透视表】—【选项】—【显示报表筛选页】,所有人的工作表都建好了:
我承认,这次10秒钟是搞不定的,需要好几个10秒,但是比耗费几个小时的时间,已经非常完美啦。
总结:
小迷虫之前有一段时间,也是做处理表格的工作,每天看着大量的数据,光是看着都感觉脑袋要炸了,但是学会几十个技巧之后,任何表格都可以快速的处理。
最重要的是,从此再也不用到下班的时间,还走不了。