｜表格防呆大法｜

小伙伴们下午好，蛛叫兽职场小课堂又来啦！

转眼又到毕业季，职场又迎来一批新人，新人老人却各有各的压力。新人表示初入职场手忙脚乱易出错，忙忙碌碌一天还加班，却又没进展；老人表示不上不下位置尴尬，不提升竞争力真怕被大浪淘沙。

职场不管新人老人，提升职场竞争力，很重要一点就是要比别人更能解决问题，提高效率。

比如，最近有小伙伴跟蛛叫兽抱怨，公司需要员工填表格，每次排好表格格式发下去，吩咐过很多次按格式填写，收回来时格式早已面目全非。本来只需要简单地复制一下，排下序，现在只能加班统一表格格式再合并。

与其抱怨同事们不按格式填表，不如在发放表格之前就规定“死”格式，避免格式不对带来的重复劳动。

今天蛛叫兽就带大家学一学，excel表格防呆大法！话不多说，直接开始~

方法一

底纹必填提示

为了避免返工，必须要填的单元格，我们可以加上必填的提示。

设置必填提示也有两个方式。

第一个，底纹提示法。如图所示，没填之前显示灰色的此项必填，之后填入正确内容，提示文字自动消失，新的内容格式不会受影响。


首先我们说下原理，我们是用自定义格式+条件格式，设置了：“只有当单元格内容=0时 单元格显示灰色的此项必填”，（同理，这个数也可以不是0，你可以根据情况用一个对方不会填到的字符代替。）

操作也很简单。首先选中要设置的单元格，右键-设置单元格格式-自定义，在类型里填写：G/通用格式;[=0]"此项必填" （直接复制过去），点确定。

然后我们在单元格里，输入0，就自动显示此项必填了。来看动图操作：


第二步选择单元格后，找到菜单栏-条件格式-突出显示单元格规则-等于。

选择等于0时，单元格字体为灰色，确定就设置好了！

看看动图演示：

来验收一下效果，输入文字，灰色提示自然消失了。

方法二

弹框必填提示

第一类弹框是最简单的批注弹框，鼠标移至单元格即显示提醒：

想必大部分小伙伴都知道了，添加了批注单元格右上方会显示红色三角形。设置也很简单，右键-插入批注，再右键-编辑批注，就添加完成了。

第二个是数据验证弹框，只有点进编辑单元格才弹出提醒。我们可以提醒单元格必填，也可以提示格式要求。

设置也不难。找到菜单栏-数据-数据验证，点进去，

在输入信息栏，输入信息，输入提示内容即可。

方法三

强制要求格式

如果你说，光提醒没用，那我们可以把格式给他定死。以日期格式为例，我们希望大家按照XXXX/XX/XX的格式填写，如果不是这个格式就会报错：

这个设置，也是跟上面用的同样的工具：数据验证。小伙伴们一定要学会用这个工具，非常实用。


首先我们打开菜单栏-数据-数据验证，设置栏，允许-日期，数据-介于，输入开始和结束日期：

左边，输入信息填入弹框提醒内容：

再左边，出错警告，设置出错提醒。确定，就可以得到刚刚报错的效果。

同理，我们可以以此设置其他的问题，比如：婚姻状况，只能填“是”和“否”，不能填没有、结了、还没等等这些乱七八糟的（别问蛛叫兽怎么知道的233）。


方法四

选择式填空

就像上面提到的，有的人填写总是天马行空，甚至还会有错别字。

（这是一个部门的吧？？）


所以干脆咱们就给他直接选择，不让填写，另外填别的就报错，这样就解决了~


首先，仍然还是找到数据-数据验证，允许-序列，来源填写选项，选项和选项之间要用英文的逗号 , 隔开（划重点！中文逗号是不行的），输入信息和出错警告就是按上面写的来操作，就不赘述了。

示范动图如下，用电脑端点击查看更清晰哦：

那么聪明的小伙伴应该也学会了举一反三，同样单选填空的单元格都可以一样的操作，比如刚刚讲的婚姻状况，只能填“是”和“否”：


好了，篇幅有限蛛叫兽就不给大家举例了，给大家留个小作业，数据验证还能有哪些具体用法呢？欢迎在评论区给蛛叫兽留言，这期教程就到这里啦~