生活处处皆项目,有项目的地方就离不开管理,日常工作习惯的缘故,职场上使用Excel编制项目计划的人占绝大多数,然而随着计划不断地渐进明细,项目的阶段工期、计划时间、实际完成时间或多或少有些微调的空间,好些同学这时候只能一通翻日历,一边掰指头,心里一遍又一遍地重复算计着,又生怕出差错。

事实上,更好的方法一直陪伴在大家身边,为什么大家会自然而然地选择忽视呢?有句名言很地道,人们永远赚不到认知以外的钱财,用在人们构建个人知识体系上也同等适用。

Excel藏百宝,磨刀不误砍柴工,唯有练好内功,重点掌握好几个时间函数,那么,面对紧急关头时才能够气定神闲地应对这些突如其来的小变化。这次喜宝给同学们分享3个时间管理的高频函数,他们个头虽小,本事却很大喔, 这3个时间函数适用于3种不同的时间管理场景。


1计算实际工作日


Question 基于项目的渐进明细,阶段任务的启动日期、结束日期不可避免地存在多次微调,调整前后的计划日期简直翻篇了,实际工作天数掰指头算起来也很烧脑。

Target 快速计算启动日期和结束日期之间的实际工作日有几天。

Approach

Networkdays函数:包括三个参数,分别是开始日期、结束日期以及假期。

【假期】参数规则:如果时间段内不包含假期,可以把假期参数省略掉。

在项目进度表中,需要计算“开始日期”到“结束日期”之间有多少个工作日。

因为4月5日是清明节公众假期,在总表右侧先列入假期信息的辅助列,以序号1的工作任务为例,“开始日期”和“结束日期”之间的日期均未占用清明假期,故工作日计算结果是2天。

而以序号3为例,则因为“开始日期”和“结束日期”之间的日期已占用清明假期,故自动减除假期天数后的工作日计算结果是4,如图所示,且对比日历数据校验一致。



【升级TIPS】无须借助辅助列的操作技巧:

认为辅助列还不够完美的同学,可以试试一贯公式走天下的简洁风。将NETWORKDAYS前面的两个参数“开始日期”和“结束日期”保持不变,后面第三个参数“假期”我们用大括号括起来,然后把预设公众假期4月5日、4月6日分别列进去,同时每一天均用双引号引起来并用逗号隔开。如图2所示。按回车同样也可以达到我们的效果。


2推算N个工作日后的日期


Question 项目在做前期整体规划时,当客户未指定具体的交付日期,作为项目经理在管理过程中优先切分主要任务细类,预计开工日期和阶段工期,进而推算出各阶段成果的交付日期。这时,必须快速识别且锁定N个工作日后的具体年月日。

Target 自动推算若干个工作日后的日期是哪一天。

Approach

Workday函数:包括三个参数,分别是起始日期、间隔工作天数和假期。

【假期】参数规则:如果时间段内不包含假期,可以把假期参数省略掉。

在项目进度表中,以序号为2的主要任务内容为例,从2021年4月2日开工,它需要20个工作日才能够完成,现在来计算项目结束的日期。因为4月5日、5月3-5日均为占用常规工作日的公众假期,故推算20个工作日后的日期是2021年5月6日。如图所示,且对比日历数据校验一致。


附日历(2021年4-5月)


【升级TIPS】无须借助辅助列的操作技巧:

同样,如果没有辅助单元格罗列假期的话,怎么操作呢?同样也是,WORKDAY的前两个参数不变,把最后一个参数也就是我们的假期日期用大括号括起来,再分别用双引号引起来,同时用逗号隔开,如图5所示。然后按回车也同样可以达到我们的效果。


如果假期比较多,这样一个一个输入比较麻烦,我还是建议用一个辅助的单元格先罗列出来,第三个参数只需要选定即可输入,还可以提高我们的操作准确率。


3判断指定日期是第几周


Question 编制项目计划时,我们经常需要知道哪一天属于第几周,对着日历一周一周地数显然太麻烦,此时交给Excel控来智取吧。

Target 指定日期转化为第几周

Approach

Weeknum函数:包括两个参数,分别是指定日期、返回可选默认的星期第一天的代号值。

根据中国人的习惯,我们把星期一作为一周中的第一天,所以输入代号2。

在单元格中直接输入“=week”,选择“weeknum”,然后输入第一个参数,接着输入“,”便会有提示菜单出现,根据提示菜单输入你认为的一个星期的第一天是那天的代号即可输入第二个参数,比如我们这里输入“2”。根据中国人习惯,我们认为星期一是一周中的第一天,所以输入代号2。输完相应的参数,单击“回车”即可计算出这一天属于一年中的第几周,如图所示。