作为办公软件的两个大家长，PowerPoint 和 Excel 的关系似乎总处于一个貌美如花，一个赚钱养家。
关于Excel快捷键和实用方程的归纳总结已有珠玉在前，然而具体排版设计却鲜被提及。
的确，较之PowerPoint，Excel是一个后台型软件。对比庞大纷杂的数据整理分析，得以呈现的最终结果往往只是冰山一角。
在这种侧重效率与快捷的职能特性下，为何我们仍要关注Excel的美观性呢？因为除了处理数据，Excel同时也身兼数职：
表达性：Excel不仅仅是一个信息处理工具，也常被用作文件的最终载体，文件需要规范易懂。
交流性：团队合作中经常共享Excel。在自身操作方便的同时，也要节约交流成本，方便同事之间的审核修改。
专业性：专业性是一个环境下约定俗成的规则和共同语言。这一点因具体工作而异，是前两点的整合。许多金融服务行业，比如投行，对此就有着非常具体的要求。
总结来说，在不本末倒置的前提下，良好的观感与设计不仅仅是锦上添花，更服务于工作效率和工作质量。
在目睹了身边一众直男朋友的灵魂Excel文件后，想和大家聊聊简单直接但不粗暴的Excel颜值攻略！
本文由LinkedIn原创，作者麻鸭，罗曼蒂克捍卫者，英雄主义接班人。
让你的文件“高人一等”的
排版小技巧
图示为一组直接下载的原始数据。这组数据不复杂，但是体量很大，非常粗糙。这时的Excel也仅仅只是数据的容器。
那么我们就以这组简单的数据为例，介绍一些排版方面的技巧。
A．间距的使用
一眼看上去，占满屏幕的数据往往会给人局促感。我们可以通过间距留白来使信息从视觉上有切入点。
处理以上数据，首先，我们通过在表格边缘(通常为左上角)插入横纵空白列【插入工作表行；插入工作表列】来达到留白的效果，使视觉更加集中。
其次，我们注意到由于每个单元格的信息量不同，单元格的大小也不一样，导致了有效信息间隔不一。这样一来，不仅视觉上我们无法快速比较数据，也浪费了很多空间。
一般情况下，我们要尽可能地保证每个有有效信息的单元格大小一致，否则在原有表格基础上纵向或横向添加新的表格时表格也会被扭曲。
而合并单元格(Merge Cell)则是我们常用的整理方式，这一功能虽然方便，但是会对以后的修改，复制粘贴等造成影响。所以这里教大家另外一种方式，在达到同样的效果同时，还能保留操作空间:
【选择单元格⇒设置单元格格式⇒对齐⇒水平对齐方式⇒跨列居中】
这一方法虽然看似比合并单元格繁琐，但用熟练后可以快速完成，也能让后续操作事半功倍。
我们来看一下调整过间距和单元格后的效果：
B．背景与线条
通过以上步骤我们已经能初步看出信息块的分布和数据间的关系，但是整个表格还是给人一种不干净，甚至未完成的感觉。
这是由于背景单元格的辅助线条干扰了人们视觉上对块状信息的处理，相当于分解了原本集中的信息。
就这个问题，我的个人习惯是在完成一份Excel文件后去除单元格，让Excel看上去更整洁，专业。
【页面布局⇒网格线⇒不查看】
下图为去除多余的线条后，前面空出的间距一下子就清晰起来。在此基础上我们再加上边框和线条，进一步强化相关信息的联系。
【选择目标单元格范围⇒边框⇒外侧框线】【快捷键：Ctrl+Shift+O】
最后，让我们加入颜色完成最后的整理！
颜色的加入使得一份文件有了“完成感”。除了美观之外，配色为信息的检索，分类提供了重要的视觉帮助。接下来,我们就详细介绍一下配色的规则和技巧。
让你的文件有“完成感”之
配色攻略
颜色是对内容直接有效的强调与区分。
通常可以根据文件标的选择一两个主题色，并在此基础上发挥。切记玛丽苏式姹紫嫣红，过犹不及。
同时，颜色是所传递信息的一部分，同一文件中配色的选择最好有规律可循，方便读者在阅读的同时对信息检索归类。
下图为常见反例，除去个人主观审美因素，下图表格中的配色没有规律可循，无法帮助读者快速检索目标数据。色块过多过杂，也使其失去了原本强调区分的作用。
那我们如何才能做好Excel配色呢？
A．直男的朋友
针对不会/懒得/没时间选择颜色的选手，我竭诚向大家推荐一组怎么用都不会错的Excel自带配色：Office 2007-2010。
【页面布局⇒颜色⇒Office 2007-2010】
颜色还是那些颜色，常用的红黄蓝绿都不缺。但相对于新版配色，这一组有着更低的明度和饱和度，视觉上不吵闹。相当于Excel中的“莫兰迪”。
经试验，搭配出错率极低，基本可以无脑使用，实乃直男挚友！
B．万能配色
更值得一提的是，上述Excel自带配色中还包含了一个万能色：C4BD97
这是一个非常高级的金属中性色，低调奢华有内涵，与几乎任何一个颜色搭配都不会违和。不仅限于Excel，在Powerpoint, Tableau，和其他设计中都可以运用。
以下几个示例配色，都用到了万能的 Colors 2007-2010 与 C4BD97。
（示例1）
（示例2）
（示例3）
C．特定颜色标准
值得注意的是，一些文件或行业是有约定俗成的配色习惯的。以金融建模为例，一般用蓝色字体表示历史数据，黑色表示计算结果，绿色提示表格与表格之间的联系。
下图现金流模型就遵守了这一配色准则。
这一细节看似无伤大雅，却体现了个人的工作习惯和专业态度。
我在此也建议大家，尤其是初入职场的朋友们，主动了解自身所在行业或公司是否有类似的隐形规则，颜色规范，减少不必要的无用功。你的所在行业是否有具体的配色要求？
说完排版，配色，最后再来给大家讲讲Excel文件最后的整合。高效的整合要从读者的角度出发，在传递信息时突出优先级，并保留二次修改的空间。
“成败在此一举”之
整合tips
A．总结页
在Excel信息量较大，标签页过多的情况下，建立一个总结页非常有帮助。
总结页可以包括但不限于主题摘要/目录/背景介绍/等等，是对Excel最重要分析结果的梗概与检索。在动态模型中，也可以将关键变量和分析结果提前。
如上图所示，总结页可概括整份文件的核心信息，例如：项目备注，更新日期，项目负责人，目录，重要变量等等。
在标签页繁杂的情况下，我们还可以利用宏插件链接目录和各个标签页，方便读者浏览具体信息。
下面就来介绍一下Macro插件的具体设置方法。
步骤一：在起始页面中选择【开发工具】（如若菜单栏里没有可以用【加载项】添加），点击【录制宏】。
在跳出的显示框中给这个宏命名，方便之后创建按钮链接。点击确认。
这时候页面下方的脚注中会出现一个小方块，表示Excel正在录制目前操作。
步骤二：点击需要跳转的目标页面(此处为 “Balance Sheet”)。点击菜单栏中的结束录制【结束录制】。
现在我们发现左下角的小方块不见了，回到了初始图标。此时宏已经录制完成，我们需要的跳转操作被Excel记录下来了。
步骤三：回到需要添加链接的起始页(此处为”summary”)仍在菜单栏中选择【开发工具】，点击按钮图标。
点击Excel页面，跳出如下显示框。
选择所需要的宏。目前我们要从目录跳转到标签页，所以选择上文中创建的“Balance Sheet” 宏。点击确定。
步骤四：在按钮图标出现后调整位置与大小。目录链接就完成啦！点击按钮可以直接跳转到该标签页。重复以上步骤并添加任意链接按钮，即可完善整个目录。
当然，该类跳转是双向的。只需要在创建宏时反向操作，由标签页出发回到起始页即可。这样一来，在通过目录跳转到标签页后，也可以很方便的回到总结页。
B．次级信息的整理
正如上文所说，Excel中大量的信息都是用作后台计算分析，不需要出现在最终结果中。那么如何处理这些重要却过于细节的数据呢？
组合/隐藏 --选择性忽视，但随时可以展开，方便其他使用者理解或审核用上文整理过的表格举例，每个信息块下都有几百行有效数据，而我们的受众很可能只想知道最终结果。
这时我们就可以运用组合来暂时隐藏会对读者造成干扰的次级信息，从而保持Excel界面的简洁明了。
【选择目标行/列⇒数据⇒组合】
组合完成后，表格左侧或上方会出现1，2和+ ，- 的符号，方便随时展开和收起。这样一来，我们将最重要的信息第一时间传达给读者的同时保留了他们进一步了解的空间。
写在最后
在遇到特别庞杂的数据时，我们可以不用急着上手。
先想好这份文件的目的和受众，根据他们的需求列出最终需要传达的信息，并根据优先级给予不同程度的强调。而操作过程中的一切决定，都要与目标协调。
再多的技巧和搭配，都是为了最大化工作效率，减少沟通成本。希望我的千虑一得能对大家有所启发。
你还有哪些提高excel颜值的技巧？
本文由LinkedIn原创，作者麻鸭，罗曼蒂克捍卫者，英雄主义接班人。
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