作者：菠萝范@智活成长

工作中我们经常会用到Excel做表格，但除了少数表哥表姐非常精通Excel玩得溜溜溜以外，大部分人还是对Excel比较陌生的，甚至还是个Excel小白。于是当有任务突然袭来的时候，小白们可能要花更多的时间整出一张张漂亮的表格。

一位新近转行做信息调研的同事，最近就被Excel玩得有些抓狂。由于近期调研成果最后都要以表格形式呈现，所以他大部分时间都在和Excel打交道。虽然他并不是个新手，但还是在调整格式方面浪费了太多时间。

因为不断有新的信息录入，他不得不一遍遍地调整格式，比如字体、字号、文字颜色、对齐位置、表格框线等。另外由于有大量信息要从其他地方粘贴过来，将粘贴过来的表格，完美贴到到现有表格的格式，也需要删删减减花费许多时间。

再加上他追求完美、追求颜值的死磕个性，往往一张小小的表格需要调整一个上午，才觉得勉强可以拿出手。然而，回溯自己一上午的表格过程，他发现，有很多小细节如果能一步到位调整的话，会节省很多时间。

这些小细节看似不起眼，却是浪费时间的杀手。因此，为了能帮助大家提高制作表格的效率，在此分享一些省时省力的Excel小技能，大家学起来不难，却能在无形之中捡起很多可能被浪费的时间。

1.文字格式最好只统一调整两次

文字格式的调整，比如字体字号，应该是很多人对一张漂亮表格的首要需求吧！尤其那些追求完美的亲们，大多不会容忍自己的表格字体是宋体！很多人喜欢用微软雅黑，我个人比较喜欢华为细黑，一些公司也有自己的标准字体，比如黑体或冬青黑体。

如果默认就已将宋体打入冷宫，或者对默认字号也不满意，那么何不在一开始就修改好默认设置①，省得后续每录入一次新信息就调整一次文字格式，造成不必要的时间浪费了。

如何调整：点击左上角Excel菜单栏左上角找到“选项”对话框，选择“选项”里的“常规”（有些版本是“常用”），找到字体进行设置，选择微软雅黑、华为细黑、黑体等，随你喜欢。字号也可以调整成你想要的大小，比如10、11、12号字。

不过需要注意的是，有些版本设置好以后要退出重进才会生效，有些版本则在新建工作簿时才会生效。

当然，预先设置好了默认格式后，后续可能会一些原因，比如从网上直接复制粘贴信息，而打乱原本漂亮的表格。此时建议你暂时忍忍，不要强迫症发作，等信息全部录入结束后，再全选统一调整一遍字体格式②，如此才能更大限度地节省时间。

2.批量插入行和列，不再多次单独新增

在制作表格的过程中，我们经常会碰到要在表格中间插入行或列，以穿插更多的信息。最浪费时间的办法，就是一遍遍右键点击插入，一行行或者一列列地增加。

此处我们以插入行为例，如果你细心观察会发现，有些版本的Excel，在插入一栏，是可以设定插入行数的，设置好数字后，就能一次性get你想要的行数。

不过有的版本的Excel可能没有这么人性化的选项，那我们也有方法。先右键两次得到新插入的两行，然后再同时选中这两行，点击插入，就会得到空白的四行。接着选中这四行进行复制插入，如此批量复制，得到你想新增的行数。

3.批量调整行距和列宽，少一些手工拉长或加宽

喜欢做自己的个性漂亮表格的，何止是默认的字体不能容忍，连默认行距列宽框线对齐等等都不能容忍。如果是不能容忍对齐和框线，这个建议大家在表格制作好以后，统一调整更省时。如果不喜欢默认行距和列宽，则可以提前调整。

选中你的数据区域或者整张表单，点击工具栏上的“行和列”，点击行高进行设置，一般设置“20”，就会比较宽松。

至于列宽，如果每列的字符数一样，大可批量设定宽度值，如果不一样，比如第一列是序号，第二列是具体名称，明显出来的两列宽度就会不一样，这时候还是建议信息录入结束后统一调整，手工拉宽。

4.一键删除分散的空行，不再费力手工删除

与上文插入空行相反的是，有可能最后完成表格后发现有很多原先插入的行，最后没有用到。或者是当你零散地剪切走了某些行的信息，而留下分散的空白条。

此时一行行手动删除就太费力了。这样的情况就要使出一键删除了。选中全部的数据区域，在菜单栏里点击“编辑”，然后选择“定位”，或者直接快捷键“Ctrl+G”。在定位对话框选择“空值”，此时单元格中的空格就被全部锁定了。

提醒一下，在一键删除这些空行前，最好检查一下，有没有不可删除的空格被定位了，如果有的话，先在这些空格中填入无关文字，保证不被选中。检查好后，随便选一个选中区域的空白单元格，右键删除，选择“下方单元格上移”或者“整行”都可以。

当然究竟右键删除需要选择哪个选项，还是视具体的情况而定，如果你想删除的是一列一列的空白格，那这里就要选择“右侧单元格左移”或者“整列”了。

同时，也可以此方法来一键删除空格，不过需要谨慎操作，因为有些单元格的信息本来就是空白的，强行删除可能会造成信息错位！

最后要说一下，不论是字体字号还是对齐框线或是其他格式问题，如果在提前设置好后，中途因为各种操作又弄乱了，建议还是先忍住强迫症，等所有信息录入结束后，再来统一调整格式，做到这点，能节省很多不必要浪费的时间。（下篇将为你呈现更多Excel小妙招，敬请关注！）

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