Hello,同学们好,今天我们来学习枢纽。
建立枢纽分析表之前,我们首先得用鼠标点选表格内的任意一个储存格,接着我们切换至插入标签,按下枢纽分析表,此时Excel会自动侦测表格的范围大小,而你也可以在对话框中指定要放置枢纽分析表的位置,在此我保持预设置不变,直接按下确定。
这时你会发现在界面的右侧出现了一组控制面板,其中还显示了表格的栏位标题,你可以勾选这些标题来将他们加入枢纽分析表。在预设的情况之下,数值类型的资料,例如金额,会自动新增造纸这个栏位,同时Excel会自动计算出这些值得总计而非数值的栏位,像是业务员的姓名,产品名称等文字资料就会自动新增到列这一栏。
枢纽分析表本身也具备常见的排序和筛选功能。比如我可以点选金额栏中的任意一个储存格,然后按下鼠标右键,选择排序,从最大到最小排序,如此就可以将产品的销售金额又高排到低。
至于筛选,则有两种不同的模式,第一种是直接针对现有栏位的筛选,比如我可以隐藏不想要显示的产品,然后按下确定,如果要取消筛选,则可以在下拉选单中点选清除按钮。第二种方式则是透过枢纽分析表的筛选栏位来进行交叉分析,比如说我想要比较每一个业务员的业绩表现,我可以直接将业务员拖动底下的筛选栏。如此,在枢纽分析表的上方就会多出了一个下拉选单,我们可以从中选取业务员的姓名来得知他们在每一项产品上的业绩表现。
而接下来才是枢纽分析表最酷的地方,如果我把业务员从筛选区拖动到栏区域的话,那产品和业务员就会形成一个二维的平面表格,这样大家有没有觉得更一目了然呢?而如果你想要进一步了解某栏位的资料来源,你可以对着储存格连按两下鼠标左键,如此所有与他相关的交易资料就会列在一张新的工作表内了。
事实上,枢纽分析表就像是一个积木玩具,你完全可以依照你的意识来将这些栏位进行不同的排列组合,如果有哪个栏位我们不再需要了,只要将他拉到面板之外或是在栏位左侧将它取消勾选就OK了。你甚至也可以将这些栏位在同一个区域内堆叠起来,比如我再拉一个金额到值这个区域。此时乍看之下会有些奇怪,因为表格内有两组相同的金额栏位,不过我们可以更改数值的显示方式,也就是在面板内点选金额二选择之栏位设定。在预设的情形下,数值都会采用加总的计算方式,然而你也可以套用其他的计算类型,像是计数平均值、最大值等等。如果你想要以百分比的方式来显示业绩的话,你可以切换至值的显示方式标签,并且在下拉选单中点选总计百分比,按下确定,最后再修改栏位标题就OK了。
另外在枢纽分析表内也可以将资料进行分组。假设今天业务员有分为南区和北区这两个组别,你可以在表格内配合Ctrl的加选功能来依序点选第一组的人员,然后按下鼠标右键选择组成群组,接着我们再选取剩下的两名业务员,同样点选鼠标右键组成群组。你可以在资料编辑页内修改群组的名称,如果点选群组旁边的小方块,则可以折叠或展开群组,而如果你要取消群组的话,你可以点选群组标签之后,按下鼠标右键,在点选取消群组就可以啦。
群组的功能也适用于日期类型的资料。事实上,当你勾选日期的时候,Excel会自动产生一个群组,你也可以针对一月份再次执行组成群组的指令来将间距只改设为G,按下确定。
我们甚至也可以直接指定天数,比如180天,作为群组的新间距值,在EXCEL2013之后的版本,为了让使用者能够更轻松地比较不同时间区段的资料,枢纽分析表新增了时间表的功能,略微调整时间表的大小。在时间表内,我们可以点选想要浏览的月份,也可以拖动时间滑竿的边缘来同时显示多个月份的资料,而在面板的右上角则可以切换时间的单位,不够不够,如果你不再需要时间表示,你只要按下键盘的delete就可以把它删除掉。
此外呢,也可能会好奇,既然有枢纽分析表这个工具,那是不是也有枢纽分析图呢?答案当然是有的,你只要在分析标签中点选枢纽分析图,并且选择你要的图表类型,再按下确定就OK了。
它的操作就如同枢纽分析表,你可以在右侧的面板内拖动想要分析的栏位,你也可以依据不同资料的性质,在设计标签重点重点选变更图表类型来切换图表。最后要提醒大家的是,如果你的原始表格又进行了任何资料修改,比如我利用取代的功能来将所有的香蕉替换为橘子,再按下全部取代。然而你会发现在枢纽分析表内资料却没有自动更新,因此这时不要忘记在分析标签内按下重新整理的按钮,才能在枢纽分析表中看到更新后的资料。
同样的情形也发生在新增资料知识,你必须透过变更资料来源这个按钮,并且重新框选整个表格,才能让这笔新资料纳入至枢纽分析表之中。如果你觉得这样太过麻烦的话,你不妨在新增枢纽分析表之前,先利用格式化为表格功能来将资料转化为动态表格,然后再到插入标签来新增枢纽分析表,这样就不用担心新建立的资料没有自动汇入枢纽分析表,好了,希望通过今天的讲解,大家对于枢纽分析表有了一些基本的认识,那我们就下回再见,拜拜。