最后,估计很多人都在忙着做年终总结,关于Excel图表的问题多了起来。
今天分享其中一位学员的提问:排名数据怎么展示比较好?
这是学员提供的表格。
我们看到,她想通过图表展示2020、2021两年1-12月各个月份的名次以及名次的变化情况(为此,在表格中用公式计算出了一个同比提升的比例)。
像这样的数据,究竟应该怎么去展示?在沟通中,我发现大多数人对于图表都存在两个严重的误区。
误区1:所有信息都想展示到1张图上
比如,刚才的案例中,往往大家的习惯是既想把2020年、2021年每个月的名次展示出来,又想要展示名次的变化(提升/下降),还要展示每个月名次的同比增长率。
按照这样的想法,先不说作图的过程复杂与否,出来的效果究竟是不是我们真正想要的呢?
上面这张图,就是按照这种指导思想做出来的效果。大家觉得OK吗?
柱子多而杂乱,名次变化的具体数量信息没有得到体现,用同比增长率来计算名次变化似乎与实际逻辑不符。
如果一张图表中,数据量太多,或者想反映的信息较多,其实我们可以分成多张图,一张图反映一个信息就可以了。
比如,12个月的名次对比,在一张图显得拥挤,我们就可以按照月份来拆分,拆成12张小图,每个月单独展示。
但当这些小的图表拼在一起时,你会发现不仅读起来更清晰,美观程度也有了较大的提升,可谓“小而美”。
另外,此案例中最重要的信息——各个月份的名次变化(上升/下降),我们也可以用一张单独的图表来实现。
误区2:没分清到底什么是真正的信息(主角)
图表的作用是反映信息,你想图表做得清晰、直观、
一目了然,一定要从原始数据中区分和提炼,到底什么是真正的信息?
在这个案例中,我们要展示的真正信息是“2021年各个月份相比2020年的名次的变化情况”,重点是名次的变化,而不是名次本身。
而优化前的图表,最大的问题是图表中最核心的元素——柱状图,展示的是名次,而不是名次的变化。
因此,对于原数据表,D列和E列的名次只能算数据,只有F列的名次变化才是真正的“信息”和主角,因此也是我们真正的作图数据源。
为了在图上也能显示2020和2021年的具体名次信息,我在单元格制作了一列标签信息,显示名次从多少到多少的变化,以及具体提升或下降的名次数量,如H列所示。
H列单元格公式(以D3单元格为例):
=D3&"→"&E3&CHAR(10)&IF(F3>0,"提升","下降")&ABS(F3)&"名"
现在,我们只需用F列数据作为数据源,用H列作为数据标签,制作柱状图即可。
原数据表中的名次同比提升(百分比)没有实际意义,因此在作图时予以剔除。
现在,我们可以试着把刚才的两张表拼放在一起:
你看,是不是有一种眼前一亮、豁然开朗的感觉?
案例文档下载(复制网址到浏览器下载)
https://pan.baidu.com/s/1t_dLFuI0uwu3V4xpCBxlfw?pwd=8tp6
提取码: 8tp6
互动:从名次变化图上,你能看到什么信息?