在 Excel 中进行一下设置，限制单元格的输入格式要求，可以很大程度上从源头把控数据质量，从而大大减少今后清洗数据的繁重工作量。


案例：


在下图 1 的数据表中规范数据输入规则，要求如下：

  • A 列中不能输入空格
  • B 列中不仅不能有空格，而且必须输入数值


如果不符合输入规则，就会弹出警告框，要求重新输入，效果如下图 2、3 所示。


解决方案：


1. 选中 A2:A11 区域 --> 选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”-->“数据验证”


2. 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡 --> 按以下方式设置：

  • 允许：选择“自定义”
  • 公式：输入“=ISERROR(FIND(" ",A2))”


公式释义：

  • 先用 find 函数在 A2 单元格中查找空格，找不到就会返回一个错误值；
  • 如果 find 函数找不到空格，ISERROR 函数结果就为 true，没有问题；反之若有空格，则结果为 false，从而触发条件


3. 选择“出错警告”选项卡 --> 输入所需的“标题”和“错误信息”--> 点击“确定”


设置完成。


4. 选中 B2:B11 区域 --> 再次选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”-->“数据验证”


5. 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡，按以下方式设置：

  • 允许：选择“自定义”
  • 公式：输入“=COUNT(B2)”


公式释义：

  • count 函数用于计算数值的个数，结果为一个数值；如果单元格为文本格式，则结果为 0，从而触发条件；


6. 选择“出错警告”选项卡 --> 输入所需的“标题”和“错误信息”--> 点击“确定”


如果在数值的前后输入空格，回车后会自动去除空格，变成一个数值；如果在数字中间输入空格，则不会自动去除空格，单元格因此变成了文本格式。


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