PPT不是演讲的台词本或提词器，PPT在演讲中的主要作用是用图文的形式给观众加强对你所讲的内容的印象。

黄金原则之二 能用图不用表，能用表不用文字

曾见过大篇幅集合在一张PPT上看得让人心烦意乱，有些人为了让页面更有层次感，使用一些项目符号（1）（2）（3）或是方块或是箭头，诸如此类，即便如此仍偏离了PPT使用的初衷，没有哪个听众会有兴趣一个字一个字的阅读你展示在PPT上的长篇大论，否则他何必来听你演讲而不选择在家里的躺椅上泡上一杯咖啡安安静静地看一本书呢？大篇幅的文字展示在一页PPT上是我见过最糟糕的演讲展示，一般我看到这种展示会转头离开，因为这不仅表明演讲者本身没有信心，需要依靠PPT的提词器来帮助演讲，同时也表明演讲者的逻辑和思路非常不清楚。

PPT应该只是演讲者的思路、大纲以及重点标注。每一页PPT能用图表达意思的时候不用表，能用表的时候不用段落文字，在PPT里图、表、文这三种表达方式绝对是存在一定程度的鄙视链的，因为听讲者在边听你的演讲时边观看PPT，对于他来说这三种类型的表达方式接受效率和大脑印记也是随之降低，图大于表而表大于文字。文字是由演讲者讲出来的内容精华。

一、图指的是图片、地图、柏拉图、饼图或是流程图。如果能把你所讲内容浓缩进一张图中，对于听讲者那是最直观、最容易接受、理解和记忆的形式。你对第一代Macbook Air的尺寸参数描述再多，不如乔老爷一张图使人无法忘却它的小巧和便携。你讲再多的消费数据，不如一张消费分析柏拉图来得清楚明确，你想讲的、听众想听的或者你想听众关注到的，其实也只在TOP3-TOP5而已，其他的并不重要。因此，图永远是最直观最具备说服力也最容易给人留下印象的展示方式。如果你的PPT的每一页都能用图来进行诠释，那这将是成功演讲的开始。

但是，你所用的图一定不能是无意义的图，比如为了使你的PPT显得炫酷使用一些黑色调的科技图背景图（这个现在比较流行）或是增加一些对内容支撑本身没意义的炫酷动画。这会分散观众的注意力，与让观众专注于你的演讲的目标背道而驰。在做PPT页面时我们需要尽量做减法，哪些是必要的、哪些是你希望观众记住的、哪些完全不必要、哪些并不重要，比如上面这张柏拉图，我认为甚至连纵坐标的标尺和数据都显得有些多余了，所以尽量减少不需要观众看到的元素，从而凸显你需要展示的元素即可。

二、表指的是表格。工作中我们经常接触表格，表格是一种逻辑清楚且比文字更容易传递数据信息并进行比较的表达方式。要注意的是，千万不要随便地将你的Excel上的数据粘贴到PPT中进行展示（虽然Office软件让你很方便的这样操作），PPT页面上展示的数据一定是概述性的，一般来说即便关注是你的老板，也不会对你的数据来源提出质疑，因为数据来源的真实性和客观性是演讲者自己需要负责的，即便有观众非常不礼貌地提问希望你证实你的数据，这时也可以将底层数据打开展示给观众，PPT上展示的内容不是证据链只是对演讲内容的提示和标注而已。

例如：上面展示的这张表，可能会成为你PPT的页面内容，如果只是简单地将这张表展示到你的PPT里，你希望的是尽量详尽的展示内容，我认为这样的PPT页面是糟糕的。你在演讲时一定不会对表中的24个公司的销售业绩进行全面报告，如果真的报告了，那会非常枯燥，最好的罗列方式是前5家企业的销售业绩和另外19家企业的销售业绩总和及平均值，这样已经足够说明很多问题且支撑到你的演讲。销售数量、金额和权重则根据你希望讲到的内容展示，如果不讲到的则不必展示。你可以尝试一下，将这张表改得更容易理解。当然，这个表的原始数据还是很重要的，只是不需要放到PPT页面上而已。

三、只有在你发现实在无法用图、表来表达含义的时候，万不得已才用文字。因为文字的枯燥和逻辑表达的低效性，在使用文字前应进行概括、分类、逻辑排序和页面布局。大段的连续文字是不能被接受的，当你站在投影仪前演讲，侧后方展示着你的PPT页面，不能让你的亲爱的观众们的视线过多地停留在PPT页面上，观众们只需要瞟一眼你的PPT上的内容——兴许最多5-10秒钟，就能助力他们快速的理解你现在所讲内容的逻辑、关键数据等信息；如果观众们需要在PPT上花很长的时间阅读你的内容，那么此刻你的演讲将显得不那么重要，而被本应起到辅助作用的PPT页面喧宾夺主。概括就是一句很长的话浓缩成一个词、一个词组或是一个短句，只要足够表达重点意思即可，请抛去哪些华丽的无用的修饰语务求精准表达；分类里就是如果有几个段落，一定要将这些段落进行归类，大段的文字归类到2-4个类别最好，每个类别前加上概括性的简短描述并凸显出来，这样当关注看到概括性语言就理解你的意思时，可以选择不再阅读后面更详细的描述，提高阅读效率；逻辑排序可以帮助观众理解，你可以根据时间先后顺序、数据大小顺序、优劣好坏顺序、重要性顺序对分类进行排序，也是为了提高阅读效率；页面布局则是在进行概括、分类、排序后对页面进行的美化，目标同样是方便观众快速理解、提高阅读效率。

以上图为例，需要文字描述。首先对文字进行了概括，剩下的必要展示的文字非常精简，其次归类清楚且每个在一定逻辑顺序的分段下每个分段都有一个小标题，每个小标题还用一个小图片进行了更直观的标注。这样观众不仅可以快速高效地浏览页面，而且你演讲在哪个地方，大家也可以快速对照PPT页面找到跟你演讲内容相关的文字说明。

总之，任何时候能用图不用表，能用表不用文字，简约、高效、逻辑清楚是PPT页面的精髓，也是社会发展的精髓。[未完待续]

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