你是不是：
每个月都要复制一张表，修改公式，重新填数据？ 很多张表要汇总合并到一张表里，却因为表格结构复杂无从下手？ 反复粘贴数据，最后出来的结果是不是对的，心里都没有底？ 统计结果出来了，想要换一个角度分析或追溯数据的明细记录却重新做表？
……
出现这些问题的原因，是没有看清表格的类型和基本规范。在Excel界，表格大体可以分为两类，一类是阅读型，就是用来看的；一类是清单型，用来登记的，以后是要做汇总统计的。
用来看的表格，怎么方便看、方便填写的资料表，怎么看着顺眼怎么做。但是，用来存放数据，以后还要做汇总统计的，就千万要小心。
用Excel处理数据，一般包括3个动作：记录数据，计算分析，用可视化图表呈现出统计结果。当记录的数据或拿到手的数据不规范，无法直接进行计算分析时，就得动用各种工具和技巧，把数据整理成规范的数据表。
实际上，数据处理流程就包含了这4个模块的工作。每个模块对表格和数据的需求是不一样的。
为了让这个流程变得简单高效，开发Excel的工程师真是费尽心思。
比如为了让获取的数据记录更加规范、准确，可以用数据验证（数据有效性），制作下拉列表，设置警告和提醒信息。用智能表格让数据区域快速变得简洁又美观，还能自动扩展数据区域的格式。
比如，为了让整理加工过程变得简单高效，有快速填充、分列、查找和替换等技巧。
比如，强大的函数公式和数据透视表，为计算分析插上翅膀，让你统计计算和获取数据结果的过程效率飞快。
比如，用条件格式、mini图表和图表等手段，可以对输出的数据报表快速美化，做出漂亮的数据报表。
如果你的数据表一开始就做对，可以减少很多后期整理数据的麻烦。如果你知道怎样的基础数据表可以提高效率，你也就知道哪些表格结构很糟糕，应该把它整理成什么样子，各种技巧和方法也就有了方向和落脚点。
把基础数据表做简单、做规范，数据处理工作就会变简单。有四个坑一定要避开。
第一坑：空白横行
在数据录入时使用各种莫名其妙的空格，如用空格对齐文本（名字中间加空格、文字前面加空格）。正确的做法是用对齐工具。另外，留下空行，很容易造成统计分析时遗漏数据，最好能够用0或短横杠补齐，或者删除整个空行。
数据后面加空格更可恶，表面看起来一模一样，但是计算结果就是不对。
第二坑：含混不清
在Excel中，合并比拆分要更容易，而多个属性强行写到一个单元格中，只会给后期统计造成麻烦。所以，尽量将一条信息按不同属性拆到不能再拆为止，每一类属性单独作为一列。
另外，只有完全一致的数据，才会被当作同一个数据处理。如果出现书写多字、漏字、错别字等不一致的情况，同样会导致后期处理的麻烦。
还有一种犯迷糊的做法，就是强行手工插入小计行，不仅操作麻烦，还会破坏源数据表的结构，导致无法进行更多维度的统计分析。
第三坑：胡乱合并
当源数据表中存在合并单元格时，很多操作都无法正常进行，比如：排序、筛选、数据透视表等。
在最终打印输出的报表时，有合并单元格可以更美观。但是源数据表里，还是不用为妙。
源数据表实际上并不需要表格标题，完全可以在工作表标签上命名。即使你有强迫症，非得要加上，更好的方式也是直接写在A1单元格里左对齐，并且和数据区域用一个空行隔开。而数据区域中就完全没得商量，还是老老实实拆开记录吧。
第四坑：滥用批注
单元格右上角的红帽子（红色小三角标记）即为批注，批注内容在鼠标悬停时才会显示。本来在列标题和个别特殊数据上添加批注，能够起到补充说明的作用，让表格和其中的特殊数据可读性更强。但是偏偏有人在批注里填数据信息，导致查看数据极为不便。
Excel真正难在哪？并不是如何记录数据、计算分析和如何呈现，而是在3+1的那个1上。因为，你永远无法料到，自己究竟会碰到多么糟糕的数据表。所以，还是得老老实实修炼数据整理的基本功，在面对千奇百怪的奇葩表格时，才能灵活应对，见招拆招，效率如飞。
