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自动插入Word操作步骤

通过创建索引文件，可以自动标记索引项。索引文件是一个Word文档，主要内容是一个两列表格，第一列是建立索引的文本或符号，第二列为索引项文本。自动标记索引项的操作步骤如下：

① 新建文档。

②在文档中插入一个两列表格。

③在A1单元格中键入要建立索引的文字。

④在B1单元格中键入第一列中文字的索引项。其中，以“：”分隔，还可以添加次索引项和三级索引项。

提示：并排打开新建文档和要编制索引的文档，将文本从后者复制到前者表格的左列，可以快速、准确地创建索引文档。

⑤ 按上述步骤继续添加其他索引文字和索引项。

⑥保存索引文件。

⑦打开要编制索引的文档。

⑧ 执行“插入”→“引用”→“索引和目录”→“索引”选项卡，单击“自动标记”按钮，在“打开索引自动标记文件”对话框中选择要使用的索引文件，单击“打开”按钮，Word在整篇文档中搜索索引文件第一列中的文字的确切位置，使用第二列中的文本作为索引项标记，全部完成后，状态栏中将显示标记索引项的数目。

注意：如果某一文本在一个段落中重复出现多次，Word只对其在此段落中的首个匹配项作标记。标记索引项

插入Word标记索引项

操作步骤

索引的主要作用是列出文档的重要信息和相关页码，方便读者快速查找。要编制索引，首先要在文档中标记索引项。标记索引项分为手动标记和自动标记两种，在本节中，先介绍一下前者。手动标记索引项的步骤为：

① 选中需要建立索引的文档内容，可以是某个词或短语。

②执行“插入”→“引用”→“索引和目录”，打开“索引和目录”对话框。

③切换到“索引”选项卡，单击“标记索引项”按钮(或在进行第一步操作后，按Alt+Shift+X组合键)，打开“标记索引项”对话框。选中的文本会自动出现在“主索引项”文本框中，用户可以对其编辑修改。其后的“所属拼音项”框，一般置空即可，如有特殊需要，可自定索引项的拼音，这样在按拼音排列的索引中将会影响到它们的排列次序。

注意：若选中文本中包含英文半角“：”，在“主索引项”文本框中它将被自动替换为“/”，因为“：”是用来创建第三级索引项的符号。

④要编制次索引项，可在“次索引项”文本框中输入相关文本，如果还有三级索引项，可在次索引项后加一个“：”(英语半角)，然后在后面键入第三级索引项文本。

注意：如果要设置索引文本的格式，可在索引文本框中选中索引文本，单击右键，选择“字体”，在打开的字体对话框中设置要使用的格式。

⑤ 在“选项”区，有三个单选项。其中“当前页”为默认选项，选中后将在索引项后面显示该项所在的页码。在下面的“页码格式”选区，可以将页码格式设置为“加粗”和“倾斜”。如果选择“交叉引用”项，可在其后的文本框中“请参阅”后键入引用其他项的名称；选中“页面范围”项，可标记文档中某一范围的内容，前提是要先为这个范围的索引项创建一个书签，然后在“书签”下拉菜单中选择书签名。

注意：不论选中哪个选项，主索引项文本框不能为空，否则单击“标记”按钮后会出现“此项为空”的提示。

⑥ 单击“标记”按钮，选中的索引项会被作上标记；单击“标记全部”按钮，文档中每段首次出现的与选中文本完全一致的文本都将被标记。

⑦ 保持“标记索引项”对话框的打开状态，按上面的步骤继续标记其他索引项，全部标记完毕后，单击“关闭”按钮，返回文档窗口。

注意：Word是以XE域的形式来插入索引项的标记的，它具有隐藏文字的格式，如果不希望显示XE域，可执行“工具”→“选项”→“视图”，在“格式标记”区，取消“隐藏文字”项的选择，然后在常用工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。反之，可显示此域。

Word文字交叉引用

交叉引用是在文档的某一位置引用文档另一位置的内容，可以利用其进行跳转，类似于超链接，但交叉引用一般只能用于同一文档中(或主文档与其子文档之间)。在Word中可以为标题、脚注尾注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。

一、创建交叉引用(以引用题注为例)

①在要插入交叉引用的位置键入开头的介绍文字，如“有关详细信息，请参见”。

②执行“插入”→“引用”→“交叉引用”，打开“交叉引用”对话框。

③ 在“引用类型”框选择要引用项目的类型。

④在“引用内容”框中选择要在文档中插入的信息，例如“标题文字”。

⑤在“引用哪一个题注”框中，单击选择一个要引用的题注。

⑥ 如果要实现能够跳转到引用的项目，可选中“插入为超链接”复选框。

⑦ 如果“包括‘见上方/见下方’”复选框可用，可选中此复选框来显示包含引用项目的相对位置的信息。

⑧单击“插入”按钮。

注意：在使用交叉引用前，引用的项目，例如题注、标题或书签等必须已经存在于文档中。

二、更改交叉引用

创建交叉引用后，有时由于内容的改变，可能需要修改其引用对象，例如，原来参考图 1，要更改为参考表格 1(本例中已事先为其添加了题注)

①选定文档中的交叉引用，注意不要选择添加的介绍性的文字。

②执行“插入”→“引用”→“交叉引用”，打开“交叉引用”对话框。

③ 选择引用类型为“表格”；在“引用哪一个题注”框中选择“表格 1”。

④单击“插入”按钮。

注意：交叉引用是以域的方式插入的，如果引用对象的位置发生了变动，可以使用更新域的方法进行更新。但是，如果删除了引用对象，更新域后会出现“错误，未找到引用源!”的提示。

如何在Word图片中插入题注

操作步骤

如果要为文档中的图片、表格、公式等对象添加注释，可以使用Word的题注功能，它最大的一个优点是能够根据对象在文档中的位置自动编号，而且可以据此编制文档的图表目录。

一、手动插入题注

① 选中一个要进行题注的图片或表格、公式等对象。

②执行“插入”→“引用”→“题注”，打开“题注”对话框。

③在“选项”中选择题注“标签”和显示位置；单击“新建标签”按钮可以自定义标签。

④ 单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，为题注选择编号格式；单击“确定”关闭“题注编号”对话框。

注意：如果需要显示章节号，可选中“包含章节号”复选框，但前提是必须先为章节标题应用唯一的标题样式。方法为：执行“格式”→“项目符号和编号”→“多级符号”，为文档的标题指定或设定一种样式。添加下一个章节标题时，可单击“格式”工具栏上“样式”框旁的下拉按钮，在列表中选择正在使用的章节标题样式。如果不为标题指定样式，将在题注中出现“错误!文档中没有指定样式的文字”的提示。

⑤ 单击“确定”按钮，将在指定位置插入选定对象的题注。

二、自动插入题注

打开“题注对话框”，单击“自动插入题注”按钮，在列表中选择插入时能够自动添加题注的对象，设定题注标签和显示位置等其他选项，单击“确定”。以后，在文档中插入该类型的项目时，Word将自动为其添加题注。

提示

① Word是以域的方式插入题注编号，如果题注看起来类似 {SEQ 表格 * ARABIC}，则表明所显示的是域代码，而不是域结果。

②在插入新题注时，Word会自动更新题注编号。但如果删除或移动标题，则需要手动更新标题。对某一个题注进行更新，可右键单击编号，再选择快捷菜单中的“更新域”；或先选中全文，再按F9键更新全文的题注。

③如果要在题注中为对象添加附加的说明，可在题注后单击，再键入所需文字。

如何在Word文档中编辑脚注和尾注

操作步骤

还是以脚注为例。

一、更改脚注的数字格式

① 将插入点置于需要更改脚注格式的节中，如果没有分节，可将插入点置于文档中的任意位置。

②执行“插入”→“引用”→“脚注”，打开“脚注和尾注”对话框。

③单击选中“脚注”单选项。

④在“编号格式”框中，选择所需的格式类型。如果文档分为多个节，在“将更改应用于”下拉框中选择“本节”，将只更改本节的脚注格式；选择“整篇文档”，则会更改全文的脚注格式。

⑤单击“应用”按钮。

二、设置脚注分隔符

在Word中，分隔文档正文和脚注的短横线称为注释分隔符，其格式可以设置或改变。

①切换至普通视图。

②执行“视图”→“脚注”，在“查看脚注”对话框中，选择“查看脚注区”，显示脚注编辑窗格。

③在窗格中的下拉列表中选择“脚注分隔符”。

④选择分隔符，可进行颜色、边框等格式的修改；选中后按Delete键可删除分隔符；也可以将其改为其他类型，例如插入“剪贴画”或键入文本符号等。

提示：要恢复为默认的分隔符，可单击“默认设置”按钮。另外，在此窗格中，还可以对“脚注延续分隔符”、“脚注延续标志”等进行设置。

三、脚注和尾注的相互转换

对所有的脚注和尾注操作，步骤如下：

① 执行“插入”→“引用”→“脚注和尾注”，打开“脚注和尾注”对话框。

②单击“转换”按钮，打开“转换注释”对话框。

③选择要进行的选项。

④单击“确定”按钮。此时，文档中的脚注或尾注已被转换。

⑤关闭“脚注和尾注”对话框。

如果仅对某一个脚注或尾注操作，可按以下步骤进行(以脚注转换为尾注为例)：

① 切换为普通视图。

②执行“视图”→“脚注”，在“查看脚注”对话框中，选择“查看脚注区”，显示脚注编辑窗格。

③在要转换的注释上单击右键，从快捷菜单中选择“转换至尾注”。

四、删除脚注

对于脚注的移动、复制操作，均需对注释参考标记下手，这和正文中的其他对象的操作是一样的，不再多述。

如果要删除某一脚注，可先选中注释参考标记，然后按delete键，这样该项目的标记和内容全部被删除掉了。

如果要删除文档中所有的脚注(或尾注)，可以使用编辑菜单中的“查找与替换”功能，在“查找内容”查找特殊字符中的“脚注标记”(或“尾注标记”)，“替换为”框为空，单击“全部替换”按钮，实际上是把脚注(或尾注)都删除掉了。但这种方法不适用于自定义参考标记的脚注。

注意：使用替换删除脚注和尾注时，光标不能位于脚注(或尾注)的注释文本区，否则删除的仅是注释文本区中的编号。

如何在Word文档中插入脚注和尾注

操作步骤

脚注一般出现在文档中页的底部，或当页内容的下方，用于注释说明文档内容；尾注则位于节或文档的尾部，用于说明引用的文献。

下面以脚注为例看看它们的基本使用方法。

① 将插入点置于要添加脚注的位置。

②执行“插入”→“脚注和尾注”，打开“脚注和尾注”对话框。

③在“位置”选区中选择“脚注”，单击打开后面的下拉列表框，选择注释文本放置的位置。

④在“格式”选区，设置脚注的格式。这里可以自定义标记，自设字符(或字符串)充当注释参考标记，如果定义此项，“编号格式”、“起始编号”都将变为灰色，

⑤ 在“将更改应用于”下拉列表中，选择要将本次所作设置应用到的文档范围。

⑥单击“插入”按钮，即可在文档中插入脚注的注释参考标记，默认情况下，这个字符或字符串将以相同的字体置于光标所在位置，但字号变小被设置为上标格式。同时光标自动移至脚注区，等待输入注释文本。注释文本输完后，单击文档中的任意位置可继续处理正文。

注意

① 脚注包括两个组成部分：注释参考标记和与其对应的注释文本，它们相互链接。将鼠标指针置于注释参考标记上，将显示注释文本；双击注释参考标记可自动将插入点转移至注释文本区；双击注释文本前面的标记可自动将插入点转至注释参考标记位置。

② 如果使用的是预设编号，在一节中只能使用一种编号格式，插入新的脚注后，会自动编号，编号顺序按脚注在文档中出现的前后次序而定。

在Word文档中插入声音

操作步骤

如果计算机带有声卡和麦克风，还可以录制声音批注，它将作为声音对象被加到批注框内。

一、插入声音批注

①打开待审阅的文档，执行“视图”→“工具栏”→“审阅”，显示“审阅”工具栏。

②将光标置于需要插入声音批注的位置，或选中批注对象。

③单击工具栏上的“插入声音”按钮，即可在光标所在位置看到“喇叭”图标，同时“录音机”程序将自动运行。

提示：如果要在文字批注框中插入声音，可先将插入点置于批注框中，再执行“插入”→“对象”，在“新建”选项卡中的“对象类型”中选择“波形声音”，单击“确定”，然后接着进行下面的操作。

④ 单击“录音机”中的“录音”按钮，对着电脑麦克风录音。若看到“录音机”窗口中的声音波形，说明声音批注正在插入文档。

⑤录音完成后，单击“录音机”中的“停止”按钮，再按常规方法保存文档即可。

二、播放和编辑声音批注

右键单击声音批注中的“喇叭”图标，在快捷菜单中选择“录音机文档对象”下的相应命令，就可以对该声音批注进行“播放”、“编辑”或“打开”等操作了。

注意：为显示相关菜单命令，本例中将批注框显示在文档左侧。

在Word文档中插入或删除批注

操作步骤

批注是为文档某些内容添加的注释信息，包括文字批注或者声音批注。这里首先介绍一下文字批注的使用方法。

一、插入文字批注

①将光标定位到要插入批注的位置，也可以选定要进行批注的那部分内容(文本或图形等)。

②执行“插入”→“批注”，一对方括号将包围选定内容，页面右侧显示一个“批注”框，两者以同色粗实线连接，同时将自动显示“审阅”工具栏。

注意：如果没有选中对象，只是将插入点定位到某一位置，Word将自动识别插入点两侧的内容，以文本为例，是词组则自动以词为批注对象，非词组则自动以右侧单字为批注对象，连续的字母或数字被视为一个整体批注对象。

③在批注框中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。

④当某处的批注输入完成以后，单击文档的任意位置，批注标记颜色变浅，批注框的指示线变为虚线，边框变为较细的实线。

注意：添加批注后，将“I”形光标移至正文中的某一批注对象上，将显示批注者姓名、批注日期和时间，在批注框前部，显示的是批注者的缩写。如果在下面的批注中需要使用另一个批注者姓名和缩写，可执行“工具”→“选项”→“用户信息” 选项卡，在“姓名”框和“缩写”框中分别输入新的名称，最后“确定”。在默认设置中，不同审阅者所作的批注将呈现不同的颜色。

二、查看与编辑文字批注

插入批注以后，可以使用“审阅”工具栏中的按钮对其进行操作：

打开“显示”下拉菜单，选中“批注”，就能看到文档中的所有批注。反之，可以暂时关闭文档中的批注。

打开“显示”→“审阅者”，在子菜单中清除其他审阅者的姓名，保留要查看的审阅者姓名，则文档只显示该审阅者所写的批注。

修改批注很简单，用鼠标在批注框内单击，即可在插入点位置修改批注内容了。

要删除某处批注，只要用鼠标右键单击此批注框，选择快捷菜单中的“删除批注”命令即可将其删除。

如果要删除文档中的所有批注，可单击“拒绝所有批注”按钮右侧的下拉按钮，在菜单中选择“删除文档中的所有批注”即可。

使用“审阅”工具栏还能完成关于批注的其他操作，如隐藏批注框(气球)、显示“审阅窗格”、一次性删除某一个审阅者的所有批注等等。单击“显示”菜单中的“选项”，在“修订”对话框可以进行批注格式与显示等方面的设定。

此外，在Tablet PC上，还可以使用墨迹，直接在屏幕上或用鼠标书写批注。

如何使用Word文档中的分隔符

操作步骤

一、插入分页符

当文本或图形等内容填满一页时，Word会插入一个自动分页符并开始新的一页。如果要在某个特定位置强制分页，可插入“手动”分页符，这样可以确保章节标题总在新的一页开始。首先，将插入点置于要插入分页符的位置，然后下面的任何一种方法都可以插入“手动”分页符：

① 按Ctrl+Enter组合键。

②执行“插入”→“分隔符”，打开“分隔符”对话框，单击“分页符”，确定。

二、插入分栏符

对文档(或某些段落)进行分栏后，Word文档会在适当的位置自动分栏，若希望某一内容出现在下栏的顶部，则可用插入分栏符的方法实现，具体步骤为(为呈现效果，特先将被操作段落分为两栏)：

① 在页面视图中，将插入点置于另起新栏的位置。

②执行“插入”→“分隔符”，打开“分隔符”对话框。

④在“分隔符”框中选择“分栏符”项，单击“确定”按钮。

三、插入换行符

通常情况下，文本到达文档页面右边距时，Word自动将换行。在“分隔符”对话框中选择“换行符”，单击“确定”(或直接按 Shift+Enter组合键)，在插入点位置可强制断行(换行符显示为灰色“↓”形)。与直接按回车键不同，这种方法产生的新行仍将作为当前段的一部分。

四、插入分节符

节是文档的一部分。插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节。在需要改变行号、分栏数或页面页脚、页边距等特性时，需要创建新的节。插入分节符

①将插入点定位到新节的开始位置。

② 执行“插入”→“分隔符”，打开“分隔符”对话框。

③在“分节符类型”中，选择下面的一种。

下一页：选择此项，光标当前位置后的全部内容将移到下一页面上。

连续：选择此项，Word将在插入点位置添加一个分节符，新节从当前页开始。

偶数页：光标当前位置后的内容将转至下一个偶数页上，Word自动在偶数页之间空出一页。

奇数页：光标当前位置后的内容将转至下一个奇数页上，Word自动在奇数页之间空出一页。

④单击“确定”按钮。

注意：如果在页面视图中看不到分隔符标志，可单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”进行显示，或切换到普通视图中查看，选择分隔符或将光标置于分隔符前面，然后按Delete键，可删除分隔符。

编辑Word文档中的超链接

操作步骤

一、更改超链接(以更改原有文件的链接为例)

如果要改变链接目标或显示文字，可按以下步骤进行:

①右键单击要更改的超链接，在快捷菜单中选择“编辑超链接”，打开“编辑超链接”对话框。

② 在“查找范围”框中寻找并选取一个新的目标文件或直接输入一个新的目标地址;在“要显示的文字”框中输入新的文字作为超链接的显示;单击“屏幕提示”按钮可以编辑新的提示文本。

二、设置超链接格式

如果要更改文档中所有超链接文本的外观，可以按以下步骤操作:

①打开需要更改的超链接所在的文档。

②执行“格式”→“样式和格式”，显示“样式和格式”任务窗格。

③如果要更改超链接的外观，在“请选择要应用的格式”框中找到样式“超链接”，用鼠标右键单击，选择“修改”;如果要更改已访问的超链接外观，可以在“请选择要应用的格式”框中找到样式“已访问的超链接”，用鼠标右键单击选择“修改”，打开“修改样式”对话框。

④ 选择所需的格式，或单击“格式”按钮，选择“字体”等进行更多的选项的设定。

提示：如果要在基于相同模板的新文档中使用修改过的“超链接”或“已访问的超链接”样式，可选中“修改样式”对话框中的“添加到模板”复选框。

三、删除超链接

选择超链接，按 Delete键，可完全删除超链接;右键单击超链接，选择快捷菜单中的“取消超链接”，可以将超链接转换为常规文字(在“编辑超链接”对话框中，单击右下方的“删除链接”按钮也可以达到同样效果)。

如何在Word文档中加入超链接

操作步骤

在Word文档中，通过超链接，我们能够在文档内自由跳转，也能跳转到其他文档或应用程序，甚至与Internet直接连接。原有文件或Web页、当前文档中的位置、新建文档、电子邮件地址都可以作为超级链插入文档内，操作步骤如下(以链接原有文件为例):

①将插入点置于所需插入超链接位置，或选中一个要作为超链接显示的对象(文本、图形等)。

②执行“插入”→“超级链接”，或单击“常用”工具栏中的“插入超链接”按钮，打开“插入超链接”对话框。如果在上一步选中了文本，在“要显示的文字”框中将自动显示，此部分文本可以改动，文档中的原选定文本也会随之更改。注意左上侧的“原有文件或网页”按钮是否选中(下陷)状态，如否，单击选中。

③ 在“地址”框中输入文档中选定对象要链接到的文件名称(需包括文件名的具体路径)，或使用“查找范围”列表查找并选取文件，当然也能使用“浏览Web”或“浏览文件”按钮，从相应的对话框中进行选择。

④单击“屏幕提示”按钮，打开“设置超链接屏幕提示”对话框，在“屏幕提示文字”框中输入相关文字，以后当用鼠标指针指向超级链接并变为手形时，屏幕上将弹出相应的提示信息。如果没有进行上述设置，提示信息将显示链接文档或Web页的路径和文件名。输入完毕后，单击“确定”，返回“插入超链接”对话框。

注意：如果不显示屏幕提示，可执行“工具”→“选项”→“视图”，勾选“显示”中的“屏幕提示”项。

⑤单击“确定”按钮关闭对话框，默认情况下，该超级链接显示为带下划线的蓝色文字。当鼠标指针移至其上时，指针变为手形，并出现提示，单击该链接即可跳转到对应的目标。

注意：默认情况下，跟踪(或打开)超链接需要在按Ctrl键的同时单击超链接。如果要实现类似于网页的单击跳转效果，可进行如下设置:执行“工具”→“选项”→“编辑”，清除“用Ctrl+单击跟踪超链接”复选框。

此外，通过拖动或复制文本再“粘贴为超链接”也能制作出超链接(参见“Word入门动画教程50:粘贴为超链接”)。

需要注意的是，默认情况下，Word会在键入具有网站和电子邮件地址格式的文本(后接空格、汉字或输入后回车时)自动转换为超链接，如果不需要此功能可按以下方法将其关闭，执行“工具”→“自动更正选项”→“键入时自动套用格式”选项卡，清除“键入时自动替换”下的“Internet及网络路径替换为超链接”复选框。

使用Word公式编辑器

操作步骤

对于理科教师来说，公式编辑器可能是Word中最贴心的帮手了。利用它，可以轻松组装各种公式。公式编辑器的使用窍门很多，下面只介绍最基本的使用方法。

一、插入公式

① 单击要插入公式的位置。

②执行“插入”→“对象”，在“新建”选项卡中单击“对象类型”框中的“Microsoft公式3.0”项。如果没有此项，则需要先进行安装。

③ 单击“确定”按钮，菜单栏将变为了公式编辑器的菜单，同时显示“公式”工具栏。

④在“公式”工具栏的上面一行，有150多个数学符号提供选择；下面一行，则包含了分式、积分和求和符号等众多样板和框架。在“公式”工具栏上选择合适的样板或框架，然后利用键盘（可使用方向键、Tab键、Home键、End键或Shift+Tab键）或鼠标移动光标，键入变量、数字或其他符号，逐步完成公式的创建。

⑤公式完成后在文档空白位置单击，公式将转变为图片形式。

二、编辑公式

如果公式需要改动，可双击公式图片，重新启动公式编辑器进行编辑，动画演示了使用“尺寸”菜单的命令增大公式字号的过程。

如何在Word中插入Excel工作表

操作步骤

使用“插入对象”可以插入系统中安装的许多文件类型，比如Adobe Photoshop Image、MIDI序列、媒体剪辑、视频剪辑等选项。其中，插入Excel工作表用途较广，下面我们就以它为例，来了解一下插入对象的方法。

一、新建Excel工作表对象

① 将光标置于文档中要插入对象的位置。

②执行“插入”→“对象”，打开“对象”对话框。

③在“新建”选项卡的“对象类型”列表框中选择“Microsoft Excel工作表”。

④单击“确定”按钮，文档中将嵌入一个Excel工作表，可以直接在里面进行复杂数据的处理。在文档其他位置单击，工作表将转变为图片形式。

注意: 如果在第2步勾选了“显示为图标”复选框，将在文档中插入一个Excel图标，同时启动一个名为“工作表在×××.doc”的Excel工作表。

二、由文件创建Excel工作表对象

①将光标置于文档中要插入对象的位置。

②打开“对象”对话框，切换到“由文件创建”选项卡。

③单击“浏览”按钮，在“浏览”对话框中定位并选中要插入的对象，单击“插入”按钮，返回“由文件创建”选项卡中，所选中文件的路径已自动出现在“文件名”框中。

④如果选中了“链接到文件”项，Word文档中的数据可以随源工作表同步更新数据(在重新打开Word文档时将出现是否进行更新的询问框);如果不选，则该工作表将以静态副本嵌入到文档中。

⑤单击“确定”按钮，工作表以图片形式插入Word文档中。要修改数据的话，只需要双击图片，系统会在文档中调用Excel(嵌入工作表时)或直接打开源工作表(链接工作表时)。

在Word中插入文本文件

操作步骤

利用Word的插入文件功能，可以将其他文件诸如Word文档、文档模板、网页、RTF文件以及纯文本文件中的内容插入当前文档中。步骤如下:

①将插入点置于要插入其他文档内容的位置。

②执行“插入”→“文件”，打开“插入文件”对话框。

③在“查找范围”下拉列表框中选择要插入文件的位置，在“文件类型”下拉列表框中选择要插入文件的类型，在中间文件显示框中选择要插入的文件。如果需要同时插入几个文件的内容，可一次性地选择多个文件。

④ 单击“插入”按钮，所选文件的内容将插入当前文档中。

提示: 如果要插入一个Word文档中的部分内容，需要在该文档中先对要插入内容设置一个书签，然后依照上面的步骤在“插入文件”对话框中选择要插入的文件，再单击“范围”按钮，在随后打开的对话框中键入要插入部分的书签名，最后单击“确定”即可。

在Word文档中添加标签

操作步骤

Word提供了“书签”功能，主要用于标识和命名文档中的某一位置或选择的对象，以便以后引用或定位。

一、添加书签

①选择要为其指定书签的对象，或单击要插入书签的位置。

②执行“插入”→“书签”。

③在“书签名”框中，键入书签名，也可以在下面的列表中选择一个已有的书签名。

注意：书签名必须以字母、汉字、中文标点等开头，可以包含数字但中间不能有空格。

④ 单击“添加”按钮，新的书签名将出现在下面的列表中。

注意

①如果新插入位置或新对象采用的是已有的书签名，原有的书签将自动取消。

②为一项内容指定书签，该书签会以灰色括号 ([…]) 的形式出现(括号仅显示在屏幕上，不会打印出来);为一个位置指定的书签，则该书签会显示为灰色I形标记。

二、显示书签

如果文档中的书签标记没有显示，可执行“工具”→“选项”，切换到“视图”选项卡，选中“书签”复选框。

三、删除书签

①执行“插入”→“书签”，打开“书签”对话框。

②在列表中单击选中要删除的书签名，然后单击“删除”按钮。

提示：若要将书签与用书签标记的项目(例如文本块或其他对象)一起删除，可选择该项目，再按Delete键。

如何将Word文档中的图片拆分、组合

操作步骤

有时，文档中存在多个图形对象，如果希望它们保持位置和大小的相对固定，可以将它们组合在一起。对于组合成的对象，也可以拆分开来，重新进行定位或取舍。

一、对象的组合

① 选中要组合的图形对象。选中多个图形对象的方法请参照《图形对象的对齐与分布》。

②单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，在弹出菜单中，选择“组合”，或使用快捷菜单中的相同命令，所选择的图形即组合成一个图形。

注意

①只能对位于同一页面内的图形进行组合。

②如果对象为“嵌入型”，不能直接将其与其他图形对象组合。如要组合，需先将其版式改为浮动型。

③对于组合后的整体，可改变其构成对象的某些格式，如填充、文本等，但无法单独改变一个构成对象的大小，如果要改变，必须先将组合拆分。

二、取消组合

①选中要取消组合的对象。

②单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，在弹出菜单中，选择“取消组合”，或使用快捷菜单中的相同命令。对于多次组合的对象，需要进行多次取消组合操作才能将它们彻底分开。

取消组合后，可以对原构成对象进行编辑修改。修改完毕，只需选中一个构成对象，执行“绘图”菜单或快捷菜单中的“重新组合”命令可以把被分解对象快速地重新组合在一起。

如何在Word图片中添加阴影和三维效果

操作步骤

对于文档中的自选图形、文本框、艺术字甚至图示中的组成图框等对象，通过阴影或三维效果的设置，可以使它们的立体效果更加丰富。

一、添加阴影

① 选择要添加阴影的一个或多个图形对象。

②单击“绘图”工具栏上的“阴影”按钮。

③在“阴影”列表中，单击一种要选用的阴影效果。

注意：某些图形对象（如线条、剪贴画等）只能使用某几种阴影。

④对于添加了阴影效果的图形，可以单击“阴影设置”，用“阴影设置”工具栏修改其表现效果。也可以使用它取消阴影（另一种取消阴影的方法为：在“阴影”列表中，单击“无阴影”）。

提示：单击一次微移阴影按钮，可将阴影移动一个像素点，而按住Shift键单击，每次可将其移动六个像素距离。

二、设置三维效果

① 选择要添加三维效果的一个或多个图形对象。

②单击“绘图”工具栏上的“三维效果”按钮。

③在“三维效果”列表中，单击一种要选用的效果样式。

提示：为图形设置了三维效果后，其线条格式将被取消。

④对于设置了三维效果的图形，可以单击“三维设置”，用“三维设置”工具栏修改其表现效果。也可以使用它取消三维效果（另一种取消三维效果的方法为：在“三维效果”列表中，单击“无三维效果”）。

注意

① 不能为同一个对象设置两种效果。如果对添加了阴影的对象再进行三维效果的设置，将取消其阴影效果，反之亦然。

②对于剪贴画，可以为其整体添加阴影，无法添加三维效果（但拆分后可以为其各组成部分添加三维效果）；对于其他格式的图片，阴影和三维效果都无法添加。

Word的图形对齐与分布

操作步骤

要使多个图形对象整齐排列，可按以下进行。

一、选择要对齐的多个图形对象。

选择多个对象的方法有下面几种:① 按Ctrl键一一点选;② 按Shift键一一点选;③ 单击“绘图”工具栏上的“选中多个对象”按钮，在打开的对话框中勾选要进行操作的对象;④ 单击“绘图”工具栏的“选择对象”按钮，用鼠标拖动圈选对象。

二，单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，在弹出的菜单中选择“对齐或分布”，将弹出“对齐或分布”子菜单，可选用以下命令:

① 相对于页:选择此项后，图形对齐的参照标准为“页”边框，此时可以只选中一个图形对象进行相对于页的对齐操作。如果要进行图形对象之间的对齐和排列操作，需取消此项的选择。

② 左对齐:将所有选中的图形对象按最左侧一个对象的左边界对齐。

③ 水平对齐:将所有选中的图形对象横向居中对齐。

④ 右对齐:将所有选中的图形对象按最右侧一个对象的右边界对齐。

⑤ 顶端对齐:将所有选中的图形对象按最顶端一个对象的上边界对齐。

⑥ 垂直对齐:将所有选中的图形对象纵向居中对齐。

⑦ 底端对齐:将所有选中的图形对象按最底端一个对象下边界对齐。

⑧ 横向分布:将选定的三个或三个以上的图形对象在页面水平方向等距离排列。

⑨ 纵向分布:将选定的三个或三个以上的图形对象在页面垂直方向等距离排列。

注意:对齐和分布操作只能针对同一页内的图形对象进行。

在Word中填充图形颜色

操作步骤

在前面的教程中，已多次对自选图形、文本框等对象进行过颜色填充的操作，但都比较简单。使用“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮，可以为图形对象添加更为复杂的填充效果。

首先选中图形对象，单击“填充颜色”按钮旁的下拉按钮，然后按需要选用以下操作:

一、设置为透明

默认情况下，插入的自选图形、文本框的填充颜色为白色，如果需要将其设为透明，可单击“无填充颜色”。

二、更改为其它颜色

在颜色框中单击一种颜色，图形对象的填充色即被更改。如果没有找到所需颜色，可单击“其他填充颜色”，打开“颜色”对话框，选取所需的预设颜色块，还可以拖动下面的“透明度”滑块设置填充色的透明度。如果仍达不到要求，可切换到“自定义”选项卡自定义一种颜色。

三、设置填充效果

单击“填充效果”，打开“填充效果”对话框，可对图形进行渐变、纹理、图案、图片填充。

提示:上述操作适用于自选图形、文本框、艺术字、剪贴画、组织结构图、图表等图形对象。

在Word中修改图形叠放顺序

操作步骤

对于绘制的自选图形或插入的其他图形对象，Word将按绘制或插入的顺序将它们放于不同的对象层中。如果对象之间有重叠，则上层对象会遮盖下层对象。当需要显示下层对象时，可以通过调整它们的叠放次序来实现。

① 选中要改变叠放次序的图形，如果图形对象的版式为嵌入型，需要先将其改为其他的浮动型版式。

②单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮(或单击右键，显示快捷菜单)，指向“叠放次序”，在出现的6种选项中选择其中一种。选择“置于顶层”，该对象将处于绘图层的最顶层。但如果对其它对象同样也执行了此命令，那么最后一个进行此操作的对象将处于最顶层。“置于底层”的用法与此相同。

在Word中插入Excel图表

操作步骤

图表以图形的形式显示数字，非常的直观，使用它可以更方便地分析或比较数据。

一、创建图表

(一) 直接创建图表

① 执行“插入”→“图片”→“图表”，将打开“数据表”窗口，同时在文档中插入一个示例图表。

②在数据表窗口中添加、修改数据，图表将随之改变。

③在文档其它位置单击，“数据表”窗口将隐藏(或关闭“数据表”窗口后在文档其它位置单击)，图表以图片的形式嵌入文档中。

(二) 利用表格创建图表

①在Word中创建表格，将文本标签置于首行和最左边的一列，在其它单元格中填入数字。

②选定要创建图表的表格区域。

③执行“插入”→“图片”→“图表”，打开“数据表”窗口，同时文档中插入一个反映该数据区域的图表。

④在文档其它位置单击，图表以图片的形式嵌入文档中。

提示: 还有一种方法创建图表:执行“插入”→“对象”，在“新建”选项卡“对象类型”框中，选择“Microsoft Graph图表”，然后单击“确定”按钮。

二、编辑图表

要对图表的元素进行改动，必须在图表视图中进行。如果图表为图片形式，可双击之，其周围将出现斜线边框，此时就可以对图表进行编辑了。

①编辑数据

如果“数据表”窗口没有显示，可执行“视图”→“数据工作表”(或单击右键，选择“数据工作表”)将其重新打开。在“数据表”窗口中对数据的改动将即时反映在图表中。

②设置对象格式

在图表上选中不同的对象，如图表区、图例、背景墙、坐标轴等，单击右键，选择“设置×××格式”(也可以使用格式菜单的相应命令)，在随后打开的对话框中可以设置选中对象的格式。

③改变图表类型

在图表区的空白位置单击右键，选择“图表类型”，打开“图表类型”对话框，在“标准类型”选项卡中的“图表类型”框中选择一种新类型，最后单击“确定”。

④设置图表选项

在图表区的空白位置单击右键，选择“图表选项”，在对话框中可分别对标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等进行设置。

⑤调整图表大小

用鼠标拖动图表区的框线可改变图表的整体大小。同样单击选中图例区、标题区、绘图区等后，也可以改变它们的大小。

此外，还可以使用快捷菜单对图表的三维视图格式进行设置。

在Word中插入组织结构流程图

操作步骤

组织结构图是表明一个单位各级部门、人员之间隶属关系的示意框图。下面，我们通过制作一个学校的组织结构图来看看它的使用方法。

一、插入组织结构图

① 执行“插入”→“图片→“组织结构图”，会在文档中插入一个二个层次的基本结构图，在组织结构图的周围将出现一个网状绘图空间，其周边是非打印边界和尺寸控点。在插入组织结构图的同时，将自动显示“组织结构图”工具栏。

② 单击最上面的框图，输入顶级部门或管理人员的名称，本例为“校长”。

③选中“校长”框，单击“组织结构图”工具栏上的“插入形状”下拉按钮，在列表中选择“助理”，添加“校长助理”框图，它将出现在一二级组织连线的一侧。

④ 假定校长以下有两位副校长，第二层多出一个框，选中其中之一，按delete键将其删除。为其它两个框图添加文字:“副校长1”和“副校长2”。

⑤选中“副校长1”框(或使其处于文字编辑状态)，单击“组织结构图”工具栏上的“插入形状”按钮，添加其管辖的部门。也可以选中一个刚添加的下属框，在工具栏的“插入形状”下拉列表中选择“同事”。仿照以上操作，为“副校长2”添加其下属部门。

⑥ 如果还有第三级部门或人员，可按上面的方法继续添加。

注意

①以上过程均使用“组织结构图”工具栏进行操作，右键单击图框，使用快捷菜单中的命令同样能达到添加新框的目的。

②在“绘图”工具栏上，单击“插入组织结构图或其他图示”按钮，在出现的“图示库”中选择第一种，单击“确定”按钮同样可以插入组织结构图。用这种方法还能插入“循环图”、“射线图”、“棱锥图”、“维恩图”或“目标图”。

二、编辑组织结构图

①改变版式 A

选中要改变版式的某一层次的上级框图，单击“组织结构图”工具栏上的“版式”下拉按钮，在下拉列表中，选中其中一种，版式即刻被调整。

② 改变样式 B

如果对“组织结构图”的外观不在满意，可选中组织结构图，单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮，打开“组织结构图样式库”对话框，选定一种样式，最后单击“应用”按钮。

③删除组织结构图

单击要删除的组织结构图，单击该图形的边界，再按Delete键。

④调整大小

选中组织结构图，拖动边角上的尺寸控点至所需的大小，其中的各框图大小也将随之自动调整。

⑤ 选择对象

如果要选择所有框图，可先选中顶级框，打开“组织结构图”工具栏上的“选择”下拉列表，选择“分支”;如果要选择同一级别中的所有框，可先点选其中一个框图，再执行“选择”列表中的“级别”;单击“选择”菜单中的连线可选中组织结构图中所有的连线。选中对象后，就可以对组织结构图的图框、连接线进行自定义了。

怎么在Word中如何插入艺术字

操作步骤

在文档中插入艺术字，能够取得非常特殊的艺术效果。

一、插入艺术字

①将插入点置于要插入艺术字的位置。

②执行“插入”→“图片”→“艺术字”，也可以单击“绘图”工具栏或“艺术字”工具栏中的“插入艺术字”按钮，打开“艺术字库”对话框。

③选择一种艺术字样式，单击“确定”按钮，打开“编辑‘艺术字’文字”对话框。

④在“文字”框中输入要设置的文字。

⑤在“字体”列表中选择合适的字体，在“字号”列表中选择所需字号。单击“加粗”或“倾斜”按钮可以进一步修饰字体。

注意：同一“艺术字”中的文字只能采用一种字体格式。

⑥ 单击“确定”按钮，艺术字即以嵌入式插入文档中。

提示：如果要将正文中的文字转变为艺术字，可先选中文字，再进行插入艺术字的操作。

二、编辑艺术字

使用“艺术字”工具栏上的各个按钮，可以对艺术字的内容、样式、形状、字体间距、尺寸等进行设置。如果此工具栏没有显示，可右键单击艺术字，选择“显示‘艺术字’工具栏”，或执行“视图”→“工具栏”→“艺术字”。下面介绍一下工具栏上各个按钮的功能。

插入艺术字：单击此按钮，可打开“艺术字库”对话框，插入新的艺术字。

编辑文字：选定艺术字后，单击此按钮，打开“编辑‘艺术字’文字”对话框，可对文字内容进行修改。

艺术字库：选定艺术字后，单击此按钮，打开“艺术字库”对话框，可重新选择一种样式以替代原样式。

设置艺术字格式：单击此按钮，打开“设置艺术字格式”对话框，可对选中的艺术字进行颜色与线条、大小、版式等进行设置。

艺术字形状：单击此按钮，可进一步利用预设的形状来修饰选中的艺术字。

文字环绕：可具体设置艺术字的文字环绕形式。

艺术字字母高度相同：可使高度不同的字母等高，例如小写的“a”和“b”。

艺术字竖排文字：使选中的横排艺术字变为竖排，如果本来为竖排，此按钮为选中状态，单击可将其变为横排。

艺术字对齐方式：如果艺术字为多排，可使用此按钮调整其对齐方式。

艺术字字符间距：调整艺术字的字间距。

将艺术字的版式设为浮动型后，其周围将出现三种标志，拖动8个白色控点，可改变其大小;转动绿色旋转控点可对其进行旋转;拖动黄色菱形控点可改变其形状。此外，还可以利用“绘图工具栏”上的“填充颜色”、“线条颜色”、“线型”、“虚线线型”、“阴影样式”、“三维阴影样式”等按钮对艺术字进行修饰。它们的使用大多在前面的教程中已介绍过。关于“阴影样式”、“三维阴影样式”的设置将在以后予以介绍。

提示：双击艺术字，可以直接打开“编辑‘艺术字’文字”对话框。