在日常使用电脑过程中，很多小伙伴都会遇到突然断电、系统死机、程序崩溃等突发状况，编辑了大半天的EXCEL表格或WORD文档未能及时保存，再次打开EXCEL或WORD文件时发现之前没来得及点保存的数据没有了，本编文章将介绍如何进行恢复和设置。

其实Microsoft OFFICE和WPS OFFICE软件都有自动备份功能，EXCEL和WORD默认10分钟自动备份，WPS默认为增量备份（增量备份是将记录我们对文件的操作步骤，读取备份时，这些步骤在原文件上快速重现，从而达到备份的目的），所以在没有修改设置的时候会每10分钟自动备份一次，通过正当方法找回备份文件可以使用我们的损失降到最小。

大多数时候Microsoft OFFICE程序异常结束，再次打开时左边会有“文档恢复”框可选择恢复未保存的文档。

“文档恢复”选框

当没有看到“文档恢复”选框时可用下面所述设置和恢复方法进行恢复：

一、Microsoft EXCEL

正常使用的情况下，EXCEL程序每隔一段时间会自动备份正在编辑的文件，并生成一个扩展名为.XAR的隐藏文件，正常保存的时候此隐藏文件会自动清除，当EXCEL程序异常结束时，此隐藏文件便不会自动清除，此时先不要修改保存原EXCEL文件，一旦再次保存原文件，隐藏的备份文件同样会自动清除，接下来可以通过找到该文件将.xar后缀名改成.xls后缀名，再用Excel打开它。

自动生成.xar文件

修改成.xls

Excel在2003版中引入自动恢复功能，并且在2016、2019和365等更高版本中一直沿用。自动恢复功能的设置在不同版本的Excel中各不相同，下面列出一些不同版本的步骤操作：

  • Excel 2003 - 选择工具 → 选项 → 单击“保存”选项卡
  • Excel 2007 - 单击Office按钮 → 选择Excel选项 → 单击“保存”选项卡
  • Excel 2010、2013、2016、2019和365 - 选择文件 → 选项 → 单击“保存”选项卡

在“保存”选项窗口中，我们可以设置生成XAR文件的时间间隔（默认为10分钟，如果经常使用Office，建议设置保存间隔时间1~3分钟较为合适），还可以设置保存文件的位置。

在Windows中，XAR文件默认保存的位置是：

C:Users[用户名]AppDataRoamingMicrosoftExcel

在进入文件位置后，我们要先设置显现系统隐藏文件，才能看到备份文件，方法如下：

1、Windows7

选择工具 → 文件夹选项 → 点击“查看”选项卡，右侧滚动条向下拉，找到“隐藏受保护的操作系统文件（推荐）”，将勾去掉，点选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”，将“隐藏已知文件类型的扩展名”前面的勾去掉，再点击确定。

如未能看到“工具”选项，可点击“组织”→“布局”→ 勾选“菜单栏”

2、Windows10

点击“查看” → “选项”，其余步骤与Windows7相同

3、Windows11

点击“ ... ” → “选项”，其余步骤与Windows7相同

二、Microsoft WORD

正常使用的情况下，WORD程序每隔一段时间会自动备份正在编辑的文件，并生成一个扩展名为.ASD的隐藏文件，正常保存的时候此隐藏文件会自动清除，当WORD程序异常结束时，此隐藏文件便不会自动清除，此时先不要修改保存原WORD文件，一旦再次保存原文件，隐藏的备份文件同样会自动清除，接下来可以通过找到该文件将.asd后缀名改成.doc后缀名，再用Word打开它，显示隐藏文件方法同上面EXCEL所述。

如果使用低版本Word2003、2007打开时提示“因为此文件的格式不受支持，所以Microsoft Office Word无法打开此文件。”，请将文件转到其它安装了Word2010或更高版本以上电脑打开并另存为，或者安装WPS OFFICE亦可轻松打开。

在Windows中，ASD文件默认保存的位置是：

C:Users[用户名]AppDataRoamingMicrosoftWord

在“保存”选项窗口中，我们可以设置生成ASD文件的时间间隔（默认为10分钟，如果经常使用Office，建议设置保存间隔时间1~3分钟较为合适），还可以设置保存文件的位置。

三、WPS OFFICE

1、WPS默认为增量备份，可以修改为根据自己情况修改。步骤为：

文件 → 备份与恢复 → 备份中心 → 本地备份设置

2、WPS自动备份文件默认保存位置是：

C:Users[用户名]AppDataRoamingkingsoftoffice6backup

可以看到，Word文档的备份文件为.wps后缀名，Excel表格的备份文件为.et后缀名，可直接打开。