5分钟快速搞定日常工作汇报PPT

在日常工作中，PPT汇报无处不在，每当我们确定要对一项工作进行汇报时，总是不知该如何下手，如何开始，何时可以写完更是无法确定，以至于我们慢慢的养成一有PPT汇报就开始不安、烦躁、恐惧的习惯。今天我们就是要解决这个问题：5分钟搞定日常工作汇报PPT框架：只需弄清楚这5点！

只要框架定好了，内容只要填充，一般日常的PPT汇报绝对没有大的问题！当然如果是商业谈判等非常正式的场合还需要有美化PPT，内容不断打磨的过程，这种非常重要场合的PPT汇报不在今天的分享范围内。

汇报思考

PPT汇报通用公式：主体于时长内向受众用结果进行工作汇报，以达到汇报目的

解释：谁在多长时间内给谁用什么结构进行工作汇报，以达到你的汇报目的

公式中体现出汇报中的主体/时长/受众/目的四大要素是如何影响汇报的结构呢？这个思考环节非常关键，将直接决定内容的有效性，下面我们将逐一分析

汇报主体

汇报主体的层级不同，汇报的结构也将发生改变

基层

一般是不常汇报的群体，一旦有机会汇报，主要是晒功劳和苦劳，称为晒得多。内容多为已经完成的、还未完成的或即将实施的事实。已经完成的建议用事实数据说话，突出重点，聪明地晒苦劳。在结构上数据图表系列用的比较多。

中层

一般为管理层，也是汇报最多的人群。中层可以晒数据或事实，但不能只晒数据和事实，汇报的更多内容应倾向挖掘数据与事实背后的真相，称为挖得深。挖得深需要中层提升对内容提炼归纳的能力。内容偏重深层思考，如已完成项目的经验总结、未完成的事项原因分析、未来目标价值，或是通过问题的分析，提出解决问题的思路和可能性，需要协助与支持的方向等。内容组织常用的结构为管理系列/解决问题系列/决策系列。

高层

主讲看得远，内容强调公司战略规划、行业的发展前景、企业文化和有利于激励团队士气的内容。常用的内容组织结构有战略系列/组织开发系列/决策系列。

汇报时长

当临时决定缩短你的汇报时间，你决定怎么做？汇报的时长决定了你能讲多少内容，但不决定汇报的质量。我将时长分成了四个不同的类型，即时间充分/时间紧凑/时间紧张/电梯时间。针对不同时长，在汇报前或汇报中因临时改变而对内容做出应对性的调整

时长会影响所讲内容的选择，但不能影响汇报目的的达成。

时间充分

可以按事前既定的目标和内容结构做整体讲解。

时间紧凑

在时间比较紧凑的情况下，将大部分时间放在重点章节的讲解上。重点章节是指与目的直接相关的内容，影响决定或未来行动方向的内容。

时间紧张

时间相对紧张，内容无法展开，那就只能选择三个重点进行讲解，但这三个重点也必须是与目标相关的，是目的分解下的关键要素。

电梯时间

如果只有30秒，能选择的也只有结论了。若只有10秒，只能用一句话的结论；若时间能达到30秒，则可以给出较长的句子。因为30秒的时间大概能说150字，内容可以是结论、支撑的理据以及你的述求。如果能在每次汇报前，把在30秒内要说的150字写下来，对汇报有极大的帮助。

一般一次会议的根本目的是解决问题或推进项目的进程，那么汇报内容和结构一定要围绕根本的目的展开，而不能本末倒置。

「我的建议」：

汇报前，汇报者脑中要绘制一张完整的汇报地图。

汇报地图可以想象为一个三角锥体，内容包括以下几点。

点：一个结论，根据汇报目的写出在30秒左右能讲完的150字的内容概述。

线：三个重点。

面：重点章节。梳理出汇报的重点章节，并学会用简短的语言描述章节内容。

体：完整的结构。内容展开时，能对用于论证和支持的各项事实数据和案例了如指掌。

汇报受众

「外部受众：评审和客户」

评审

在项目的申报或评比中，面对专家评委的机率比较大，外部的专家主要关注所取得的成就和专利，以及创新的成果。如果是同行的交流则侧重案例和具体的实施办法。

客户

如方案和产品的展示，客户比较关注的两个点是：能解决什么具体的问题和需要花费什么样的成本（钱或时间）。但在我见过的很多方案中，往往将公司介绍放在了第一个环节，这么做真的合理吗？

「内部受众：上级（领导）、同级及下属」

这是我们探讨的重点和难点，因为汇报工作时面对内部的受众的情况更多一些。

领导

关注内容和方向比较多，如不同项目、不同的层级领导、不同的时间段，关注的内容都有所不同，是一类关注个性高于关注共性的群体，这就要求汇报者在汇报前对重要受众（一般指主要领导）做出相应的关注点分析。这里提出一道思考题，如果在一次汇报中，不同的领导关注的内容不同，你会如何处理呢？

同级

指的是与汇报事项相关的同事，这个群体密切关注的是与“我”相关的内容。

下属

给下属布置工作也是汇报工作的一种，而且是常见的一种，而下属一般关注点与“同级”有些类似，关注与“我”相关的内容。对于“下属”还需要增加一项内容就是工作标准，不然做完和做好之间差别巨大，工作标准也是重要节点或考核点。

沟通中的标准不是你说了什么，而是对方接收到什么内容，在汇报中也是如此。基于这点，我们必须站在受众的角度思考和制作PPT。

「我的建议」：

针对不同的受众准备不同的页面。

汇报时针对不同的受众，即使在同一内容结构下，应为不同受众增加专门、单独的页面。特别是希望对方行动时一定要增加不同受众的行动说明，虽然在页数上有增加，但能帮助受众更方便地明确与之相关的内容和未来需要其配合的行动。

用笔在纸上写下你的第三项思考内容：在下一次汇报中会有哪些受众呢？他们关注什么？

汇报目的

一次汇报的汇报目的，应该是最重要的，但习惯会消磨掉我们对目的的思考，我做过很多次现场试验，很多人提笔写目的的时候是一种迷茫的状态。工作中目标是判定的标准，目的不清晰会导致我们后续行动的不明确和无法准确的考量。

在汇报工作时，有三种不同的汇报目的，即理解/反馈/行动。针对三种不同的汇报目的，用对结构才最关键。

理解

是一种告知目的，内容常有工作的完成情况（做了什么/没做什么），或是计划（未来将做什么）。结构可以采用物理或客观结构，如男女、年龄、大小、区域、时间、属性等。在现实工作中，这种目的出现得很多，但这种目的是最不需要开会的。发份Word文件给需要的人就可以了。

反馈

管理会议中，这种目的比较突出。希望通过汇报达成认同，或希望对方给予相应的意见/建议/判断等。建议用常见的模型结构（备注）来组织内容，如SWOT/5W3H/7S模型等。用模型结构是为了建立方便的、共同能懂的沟通模式。

行动

希望领导拨钱拨人；希望同事按我们的要求配合行动；希望下属按我们的标准马上行动，都是这个层面的目的。这是最重要但在现实中最被忽略的一种目的。要实现这种目的，要求我们用行动结构来组织内容。行动结构是指按行动主体、难易、时间花费、成本、价值等来分类的一种方式。举个例子，希望领导拨款，要按行动价值来组织（典型的二八定律）；希望下属行动，最好按行动主体来分类。

「我的建议」：

根据汇报目的调整结构，内容才更有效。

反馈目的：可以运用逻辑结构实现理性说服，也可以用故事实现感性冲击。

行动目的：用方式明确需求，实施起来操作简单是马上行动的最大动力，如明确5W1H的内容细节。行动目的按行动对象分类更方便对方行动，而按行动价值和时间分类则更方便安排行动的优先次序。

用笔在纸上写下你的第四项思考内容：通过汇报，你希望达成的汇报目的是什么？