作为职场员工，不可避免我们要给自己或上级制作PPT，那在接到做PPT的指令后，该如何把PPT做好，既能让领导满意，又能让听众受益呢？今天小编就给大家聊一聊PPT在动手做之前该准备的哪些事。

01 了解与演示有关的人员信息，把握PPT风格方向

我们首先要掌握演示人的职业、职位、年龄以及他有没有PPT风格偏好。例如演示人是幼教人员则风格偏卡通化、演示人是质量工作者则风格偏严肃化、演示人是公司老板则风格要大气。

与此同时，要掌握观众的职业、职位、年龄以及是否有PPT风格偏好。例如观众是老年人则风格要有通俗易懂的生活场景、观众是医生则要体现专业性、观众是有钱高端人士则要让PPT高端大气上档次。

02 了解汇报对象的信息，明确内容侧重点

如果汇报对象是直属领导，他可能想听听你在工作中发现的问题和解决思路；

如果汇报对象是上级领导，他可能想听听你对未来工作的规划和具体的措施；

如果汇报对象是主管领导，他可能想听听你们工作中可以借鉴和推广的亮点；

如果汇报对象是外部专家，他可能想知道你们工作中的创新之处和具体成果；

如果汇报对象的服务客户，他可能想知道你们的服务有哪些好处和具体案例。

03 动手之前，要明确演示目的

演示目的不同，演讲风格和逻辑、用词都不太一样。

04 动手之前，了解与演示相关的信息

首先是文本内容，搞清楚是否有PPT原始文档（有可能是Word）、文字是否可以删减、是否需要备注、PPT页数是否有要求等。

其次收集视觉素材，例如图片、图标、字体、模板、视频、logo等。

05 动手之前，了解演示类型

演示类型分为阅读型和演讲型，演讲型要求只搭建框架，而阅读型PPT不仅要搭建框架，还要有详细具体信息。

06 动手之前，还要注意这些事情

1）演示者演示时长（是否有中场休息时间），以便更好地控制页数。

2）确认演示场地（酒店、会议室、大型会场、教室），可到场测试演示效果。

3）确认演示环境，环境光线较亮时建议用浅色背景，光线暗时用浅色背景。

4）提前了解演示场地所用PPT软件，以免不兼容造成麻烦。

5）动手之前做好相关软件设置，比如设置自动保存时间，设置自动撤销次数（越多越好）。

6）设置PPT母版（节约制作时间）、设置默认文本框（选中文本框--右键设置）、设置默认颜色（设计--变体--颜色）。

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