轻松办公系列进阶课堂-OfficePPT演示文稿创建（三十一）

轻松办公系列进阶课堂-OfficePPT演示文稿创建

（三十一）

处理图形和图表

（23）

一、创建 SmartArt 图形

SmartArt 图形是你的信息的视觉表示形式，你可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地创建所需要的形式，便于准确、有效地传达信息或观点。

在设计一个PPT时，虽然我们使用插图有助于更好地理解和记忆并使操作易于应用，但是通过程序创建的大部分内容还是文字形式，要想创建具有设计师水准的插图是很困难的，除非你是一位专业设计人员或者聘请专业设计人员。在以前较早版本的 Microsoft Office版本中，我们可能需要花费大量时间进行以下操作而无法专注于内容：

1、使各形状大小相同并完全对齐；

2、使文字正确显示；

3、手动设置形状的格式使其与文档的总体样式相匹配。

现在我们可以通过使用名为 SmartArt 图形的 2007 Office 及以上版本新增功能以及“主题”等一些新功能，只需轻点几下鼠标即可创建具有设计师水准的插图了。

1、要想在其他 2007 Office 版本程序中创建 SmartArt 图形，我们只需将 SmartArt 图形作为图像复制并粘贴到这些程序中。

2、PPT2007 演示文稿通常包含带有项目符号列表的幻灯片，可以将幻灯片文字转换为 SmartArt 图形。还可以在演示文稿中向 SmartArt 图形添加动画。

3、创建 SmartArt 图形时，系统有多种 SmartArt 图形类型以供选择，如“流程”、“层次结构”、“循环”或“关系”。类型类似于 SmartArt 图形类别，而且每种类型包含几个不同的布局。选择了一个布局之后，可以很容易地更改 SmartArt 图形布局。新布局中将自动保留大部分文字和其他内容以及颜色、样式、效果和文本格式。

4、当你选择了某种布局时，在开始的页面中会显示占位符文本（如“[文本]”），这个点位符不会被打印，也不会在放映时显示，只有在你对它进行编辑后输入了文字内容，它才是可打印的或可显示的。但形状是始终显示的且会打印出来，除非将它删除。

5、在编辑“文本”窗格时，SmartArt 图形会自动更新，即根据需要添加或删除形状。

6、我们还可以根据设计需要，在 SmartArt 图形中添加和删除形状以调整布局结构。比如，“基本流程”布局最初显示有三个形状，但我们设计的流程可能只需要两个或是五个。当添加或删除形状以及编辑文字时，形状的排列和这些形状内的文字量会自动更新，从而保持 SmartArt 图形布局的原始设计和边框。

二、创建 SmartArt 图形前的分析

我们在创建 SmartArt 图形之前，在脑海里要有一个整体的概念：我们设计的这个PPT的主要意图是什么，如何通过SmartArt 图形最好地将我们的信息传达出来。这时，最好是对那些适合显示数据的类型和布局进行一个可视化的操作，多多比较，找到最适合的。请记住：SmartArt图形应该清楚和易于理解。下表中列出了PPT的几种基本类型：

图形的用途	图形类型
显示无序信息	列表
在流程或日程表中显示步骤	流程
显示连续的流程	循环
显示决策树	层次结构
创建组织结构图	层次结构
图示连接	关系
显示各部分如何与整体关联	矩阵
显示与顶部或底部最大部分的比例关系	棱锥图

另外，我们还要考虑的是文字量，因为文字量通常决定了所用布局以及布局中所需的形状个数。通常情况下，在形状个数和文字量仅限于表示要点时，SmartArt 图形最有效。如果文字量偏大，则会分散 SmartArt 图形的视觉吸引力，使这种图形难以直观地传达我们想要表达的信息。但如果确实需要较大文字量时，我们也可以采用比如“列表”类型中的“梯形列表”，因为这种类型适用于文字量较大的情况。

在只有两个选项时，比如观点或概念，SmartArt 图形布局包含的形状个数是固定的，只有两个可以包含文字，并且不能将该布局改为显示多个观点或概念。例如，“关系”类型中的“平衡箭头”布局用于显示两个对立的观点或概念：

如果需要传达多个观点，可以切换到一个含有多个用于文字的形状的布局，如“棱锥图”类型中的“基本棱锥图”布局。但在更改布局前，请详细了解每种布局中图形所要表达的意义，比如说，带有右向箭头的布局（如“流程”类型中的“基本流程”），其含义不同于带有环形箭头的 SmartArt 图形布局（如“循环”类型中的“连续循环”）。

三、创建 SmartArt 图形

1、在“插入”选项卡的“插图”组中，单击“SmartArt”：