演示文稿PowerPoint
制作教程
内容简介：
- PowerPoint是用来制作演示文稿的软件，是一种强有力的表达观点、演示成果、传送信息的手段。利用PowerPoint提供的大量剪辑库和绘图工具，可以制作出精美的演示文稿幻灯片。本章主要介绍：演示文稿的创建、幻灯片制作工具的使用、处理幻灯片、插入对象、幻灯片效果设计、幻灯片放映技术等内容。
学习重点：
1.演示文稿的制作
2.格式化和美化演示文稿
3.动画和超级链接技术
4.放映和打印演示文稿
学习难点：
1.建立空白演示文稿
2.母板及配色方案的使用
3.幻灯片中对象的插入
4.幻灯片动画效果和切换效果的设置
演示文稿的创建
- 启动PowerPoint2000
- 使用"内容提示向导"创建演示文稿
- 使用"设计模板"创建演示文稿
- 建立空白演示文稿
- 导入大纲创建演示文稿
- 改变视图方式
启动PowerPoint 2000
PowerPoint 2000必须在中文Windows 95或Windows 98及以上环境中运行，启动方法与其他应用程序相同，单击"开始"按钮，选择"程序/Microsoft PowerPoint"命令即可启动中文PowerPoint 2000。
运行PowerPoint 2000后会弹出启动对话框，如下图所示。该对话框提供制作演示文稿的四种方法，用户可以根据需要选择。
用户可根据需要选择上述四种方式中的任意一种方式创建演示文稿，在上图中单击"确定"按钮后是选择空白演示文稿后进入的PowerPoint，如右图。
该窗口包括PowerPoint 2000应用程序窗口与演示文档窗口。在应用程序窗口的标题栏下有菜单栏、常用工具栏以及格式工具栏。左侧窗格显示的是幻灯片大纲文字，下方有四个视图按钮和一个幻灯片放映按钮，从左向右依次是幻灯片视图按钮、大纲视图按钮、幻灯片浏览视图按钮、备注页视图按钮以及幻灯片放映按钮。右侧窗格是一个建立了空白幻灯片的。
使用"内容提示向导"创建演示文稿
快速、有效地创建一个具有专业水平的演示文稿的最简单的方法是利用系统提供的向导功能，在"内容提示向导"的引导下，不仅能帮助用户完成演示文稿的相关格式的设置，而且还帮助用户输入演示文稿的主要内容。
在启动"内容提示向导"后，弹出"内容提示向导"的对话框，对话框的左侧列出了该向导的整个流程，单击"下一步"按钮弹出选择"内容提示向导-[分类]"对话框，该对话框列出了常用的七种演示文稿类型：常规、企业、项目、销售/市场、成功指南、出版物和其它，每一类型根据情况又有各自的子类型，如下图所示。
从中选择一种类型后，如选择"成功指南"，单击"下一步"按钮，进入"演示文稿样式"流程，如下图所示，从中选择一种输出类型，如选择"屏幕 演示文稿"类型。
单击"下一步"按钮后，弹出文稿选项对话框，要求输入演示文稿标题等信息，如图所示。
输入完标题和页脚信息后，单击"下一步"按钮，进入最后的完成画面，单击"完成"按钮，屏幕上出现如图所示的演示文稿
左侧是演示文稿大纲，右侧是幻灯片视图，此演示文稿共有5张幻灯片，从第二张开始的每一张幻灯片上都有系统对通用类型演示文稿通常具有的内容的提示，用户可以根据提示按照自己的想法在其中输入相应的内容。
最后，打开"文件"菜单，选择"保存"命令，将此演示文稿进行保存。PowerPoint 2000默认以演示文稿类型保存，扩展名是.ppt。如果想保存为其他类型，请单击"保存"对话框中"保存类型"的下拉箭头进行选择。
要使演示文稿能在Internet上使用，须将它保存为HTML 格式。打开"文件"菜单，选择"另存为Web页"命令，系统自动选择"保存类型"为"Web页"方式，可直接公布至Web网中。
使用"设计模板"创建演示文稿
PowerPoint 2000提供了各种专业的设计模板，用户可从中选择任意一种，这样所生成的幻灯片都将自动采用该模板的设计方案，从而使演示文稿中的幻灯片风格协调一致。
选择"设计模板"选项，或者打开"文件"菜单，选择"新建"命令，都将弹出"新建演示文稿" 对话框，如下图所示，在此对话框中PowerPoint 2000提供了以下几种类型的模板："常用"、"设计模板"、"演示文稿"。
选择"设计模板"选项卡，窗口中列出已设计好的模板列表，单击某一种模板后，窗口右侧的预览框内可以看见预览效果。单击"确定"按钮或双击一种模板类型，弹出"新幻灯片"对话框，在此为幻灯片设计布局格式。
"设计模板"模板只提供设计方案，如背景对象及其位置、配色方案、标题和主题的文本格式等。
选择"演示文稿"选项卡，窗口中也列出了许多模板类型，用户可从中选择任意一种。"演示文稿"与"演示文稿设计"模板不同之处在于，"演示文稿"不仅提供设计方案，还建议实际内容。
建立空白演示文稿
如果所有模板都不满足要求，或者想制作一个特殊的、具有与众不同外观的演示文稿，可从一个空白演示文稿开始，自建背景设计、配色方案和一些样式特性。
选择"空演示文稿"选项，或者在PowerPoint 2000窗口中，打开"文件"菜单，选择"新建"命令，在"新建演示文稿"对话框中，单击"常用"选项卡，双击"空演示文稿"图标，弹出"新幻灯片"对话框，如下图所示。
在这个对话框中可以选择各种版面布局，包括：标题版面、大纲版面、图表、组织结构图、插入艺术图片、空白版面等。选择了某种版面，单击"确定"按钮后，就能在其中输入文字、插入图片、制作图形、图表，设计符合幻灯片主题的背景等工作。
导入大纲创建演示文稿
用户可以轻松地导入一份设好标题样式的Word文档来创建演示文稿。方法是：在Word中打开文档，打开"文件"菜单，选择"发送"命令，再单击"Microsoft PowerPoint"。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题；每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。
在PowerPoint中可使用已设置标题样式的文档，可以通过这些样式更有效地创建演示文稿。打开"文件"菜单，选择"打开"命令，在"打开"对话框中的"文件类型"框中单击"所有大纲"类型，在"名称"框中，双击要使用的文档，单击"打开"按钮，导入的大纲会在PowerPoint的大纲视图中打开。每个主要标题都会以单个幻灯片标题形式出现，每个部分都作为正文。
改变视图方式
PowerPoint 2000有五种工作视图，各种视图提供不同的观察侧面和功能，通过单击窗口左下角的视图按钮，可以在不同的视图中观察自己制作的演示文稿，还可以使用幻灯片放映按钮，使系统以全屏幕方式播放演示文稿。PowerPoint 中最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图。
不论使用哪一种视图，系统都根据显示器的分辨率和主窗口的大小选取一个最优的比例来显示演示文稿，并允许你根据需要进行放大或缩小。" "可放大大纲窗格，单击" "按钮可放大幻灯片窗格。在PowerPoint 2000中幻灯片视图和大纲视图合并到了普通视图中。
大纲视图
大纲视图是一个文本处理视图，此种方式的设计重点以幻灯片的文字内容为主，可以看到每张幻灯片中的标题和文字内容，并会依文字的层次缩排，产生整个演示文稿的纲要、大标题、小标题等，当创作者暂不考虑幻灯片的构图变化，而仅仅建立贯穿整个演示文稿的构思时，通常采用大纲视图。在大纲视图中数字是幻灯片的编号，其后是幻灯片图标，" "图标表示此幻灯片中只有文字对象，" "图标表示幻灯片除文字外还有其他对象，如图片、图形等。
使用大纲视图是整理、组织和扩充文字最有效的途径。只需直接在大纲视图中依次输入各个幻灯片的标题和正文，PowerPoint 2000就会自动建立每张幻灯片。
幻灯片视图
在幻灯片视图中，可以为幻灯片增加标题、正文，改变版面布局，使用绘图工具画出各种图形，增加各种艺术图片，选择颜色模式，制作图表、组织结构图等一系列工作。可以查看每张幻灯片中的文本外观。可以在单张幻灯片中添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加动画。
幻灯片浏览视图
单击" "按钮或者选择"视图"菜单中的"幻灯片浏览"命令将切换到幻灯片浏览视图中。原则上演示文稿的全部幻灯片都可出现在屏幕上，这些幻灯片是以缩图显示的。幻灯片浏览视图适用于需要重新调整排列幻灯片的顺序，检查演示文稿的顺序是否流畅，亦可加入新的幻灯片，对幻灯片进行移动、复制、删除等各项工作，设置幻灯片之间的切换效果。还可以预览多张幻灯片上的动画，方法是选定要预览的幻灯片，然后单击"幻灯片放映"菜单中的"动画预览"。在许多幻灯片当中，有兰色粗线外框围住的幻灯片是当前幻灯片，如下图所示。
幻灯片放映视图
单击" "按钮或者选择"视图"菜单中"幻灯片放映"命令可以以全屏幕方式放映幻灯片，同时，还可以看到对幻灯片演示设置的各种放映效果。
在幻灯片放映时单击鼠标左键可使幻灯片前进一张，单击鼠标右键可使幻灯片后退一张。幻灯片放映至最后一张后，单击鼠标左键，会退出幻灯片放映视图，回到原工作环境。
单击键盘上的"Esc"键就能结束放映返回PowerPoint窗口。
幻灯片制作工具的使用
- 自动布局
- 运用母版
- 使用配色方案
- 模板的使用
自动布局
PowerPoint把任何可以添加到幻灯片中的元素，如文字、图形、图表和图像等都称为幻灯片的对象，确定对象在幻灯片中的相对位置的操作就是布局。为了提高用户的工作效率，系统事先设计好了28种布局可供选用，这就是PowerPoint 2000的自动布局功能。
每新建一张幻灯片时，系统都会显示自动布局列表供用户选择。对于每一张幻灯片，可以改变已经选定的版面。打开"格式"菜单，选择"幻灯片版式"命令，或直接单击"格式"工具栏中"常规任务"按钮，从中选择" 幻灯片版式"命令，弹出幻灯片版式对话框，从中选择一个版面，再选择"应用"按钮，原幻灯片的版面就会被新的版面所代替。
运用母版
利用PowerPoint 2000创建的演示文稿是由多张幻灯片构成的，这些幻灯片是为一个中心主题服务的，所以它们应该有统一的风格和一致的外观。控制幻灯片外观的方式有母版、颜色方案和设计模板三种，使用这些方式可以迅速地使幻灯片和演示文稿变得多姿多彩。
母版的类型
母版用于设置每张幻灯片的预设格式，这些格式包括每张幻灯片中都要出现的文本或图形，标题文本的格式，如字体、字号、颜色等，正文文字的格式、位置，项目符号的样式等。使用母版可以使整个演示文稿有统一的外观，不必每次插入新幻灯片时一一设置，利用母版还可以使所有幻灯片有一致的背景，标题有统一的格式，每张幻灯片上有共同的一个图形等。
母版分为幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版四种类型，分别用于规范幻灯片、标题幻灯片、备注页、讲义的公共属性设置。幻灯片母版控制在幻灯片上键入的标题和文本的格式与类型；标题母版控制标题幻灯片的格式和位置，它还
能控制指定为标题的幻灯片，例如某部分的开始；讲义母版用于添加或修改在每页讲义中出现的页眉或页脚信息；备注母版用来控制备注页的版式及备注文字的格式。母版还包含背景项目，例如放在每张幻灯片或标题幻灯片上的图形。对母版所做的更改反映在每张幻灯片上。如果要使个别的幻灯片外观与母版不同，可以直接修改该幻灯片。
幻灯片母版
每一个演示文稿都有幻灯片母版和标题母版，幻灯片母版控制所有幻灯片的格式。
打开"视图"菜单中的"母版"命令，再从级联菜单中选择"幻灯片母版"命令，或者按住"Shift"键同时单击" "按钮，都将进入幻灯片母版，如下图所示。
每一个演示文稿都有幻灯片母版和标题母版，幻灯片母版控制所有幻灯片的格式。
打开"视图"菜单中的"母版"命令，再从级联菜单中选择"幻灯片母版"命令，或者按住"Shift"键同时单击" "按钮，都将进入幻灯片母版，如右图所示。
在幻灯片母版中，包括标题样式、正文样式、日期区、页脚区和数字区，每个区域中的文字只起提示作用，并不真正显示，用户不必在各区输入文字，只需设置其格式即可，即使输入了文字也不会出现在幻灯片上，只有加入了其他对象的处理内容（如文本框、图片）才会出现在幻灯片上。
更改文本格式
如果对正文区所有层次的文本进行统一的修改，先选择对应的文本框，再设置文本的字体、字号、颜色、段落等格式。
如果只改变某一层次的文本格式，在母版的正文区选中该层次，再用"格式"菜单中的命令进行格式化。例如，为了改变第二层次小标题的文本字体，需先选择文本"第二级"，然后使用文本格式化的命令。类似地，为改变第二层的项目符号，先选择第二层文本，再在"格式"菜单中执行"项目符号"命令，然后在"项目符号"对话框中选取另外的项目符号及其颜色和大小。
背景设置
通过更改幻灯片的颜色、阴影、图案或者纹理，可以改变幻灯片的背景。此外，也可以使用图片作为幻灯片背景，不过在幻灯片或者母版上只能使用一种背景类型。例如，可以采用阴影背景、纹理背景，或者以图片作为背景，但是每张幻灯片上只能使用一种背景。更改背景时，可以将这项改变只应用于当前幻灯片，或者是所有的幻灯片和幻灯片母版。
在幻灯片视图或母版中，打开"格式"菜单，选择"背景"命令，弹出"背景"对话框，如图7-12所示。
单击"背景填充"的下拉箭头，可以选择背景颜色；单击"填充效果"，弹出"填充效果"对话框，在此可以选择以过渡色、纹理、图案或图片文件作为幻灯片的背景，再单击"确定"按钮。如果要应用到所有的幻灯片和幻灯片母版，请单击"全部应用"按钮。如果只将更改应用到当前幻灯片，请单击"应用"按钮。
向母版中插入对象
除了背景和字型的设置外，也可以设置使每一张幻灯片都出现同一个对象，如公司的徽标。下面以插入一个图形对象为例。首先进入幻灯片母版，打开"插入"菜单，选择"图片/剪贴画"命令，进入剪贴库，单击欲选中的图片上，然后单击"插入剪辑"按钮。调整好图片的大小和位置后，单击"母版"工具栏中的"关闭"按钮，或直接单击"幻灯片浏览视图"按钮，可以发现每张幻灯片都有一副相同的图片。
创建与母版不同的幻灯片
虽然在幻灯片母版上所作的任何变化都将在同一演示文稿的所有幻灯片上显示和起作用，但PowerPoint允许对每一张幻灯片进行特殊的修改，使之不受母版的控制。
如果要使幻灯片标题或文本与母版不同，首先在幻灯片视图中显示要更改的幻灯片，然后可根据需要更改文本的格式，则所作的改变不会影响其他幻灯片或母版。
如果想在某张幻灯片上设置与母版不同的背景，在幻灯片视图中显示该幻灯片后，单击"格式"菜单，为其选择背景色或其他填充效果，最后单击"应用"按钮，则此幻灯片有与众不同的背景。
标题母版
标题母版主要用来设置演示文稿中的标题幻灯片，通常是演示文稿的第一张幻灯片，标题幻灯片用来介绍演示文稿的主题和演讲者。进入标题母版时先进入幻灯片母版，再打开"插入"菜单，选择"新标题母版"命令。用户可以改变标题和副标题的格式，也可以添加其他对象。标题母版中的格式只影响标题幻灯片，其他幻灯片不受标题母版的影响。
使用配色方案
PowerPoint制作的演示文稿以画面的形式向人们展示，因此必须善于运用色彩以达到良好的视觉效果。在PowerPoint中可以通过配色方案把各种颜色协调地搭配在幻灯片中。
配色方案是一组可用于演示文稿中的预设颜色，由8种颜色组成，用于演示文稿的主要颜色，例如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色。方案中的每种颜色都会自动作用于幻灯片上的不同对象。可以挑选一种配色方案用于个别幻灯片或整个演示文稿中。在演示文稿中应用设计模板时，可以从一组设计模板预定义的配色方案中选择。通过这种方式，可以很容易地更改幻灯片或整个演示文稿的配色方案，并确保新的配色方案和演示文稿中的其他幻灯片相互协调。
改变演示文稿配色方案最简便的方法是选择PowerPoint的一种标准配色方案，这样的配色方案是由专业人员制作的。在幻灯片视图中，显示将要更改配色方案的幻灯片，单击"格式"菜单中"幻灯片配色方案"命令，弹出"配色方案" 对话框，如图所示。
单击"标准"选项卡，选择一种配色方案，单击"应用"按钮将新的配色方案应用于当前幻灯片，单击"全部应用"按钮则将新配色方案应用于所有幻灯片。
如果要删除配色方案，在"配色方案"对话框中，选中某种方案，单击"删除配色方案"按钮即可。
标准的配色方案有时并不能完全适用于用户的演示文稿，此时，可以自定义一种配色方案。在"配色方案"对话框中单击"自定义"选项卡，弹出对话框，如下图所示。
若改变8个色块中的某种颜色，双击该色块，或单击该色块然后单击"更改颜色"按钮。例如，如果想改变填充色，双击"填充"色块弹出"填充颜色"对话框，单击"标准"选项卡，直接从调色板选择所需的颜色，选中的色块呈高亮度显示，然后单击"确定"按钮。如果这些色块中没有所需的颜色，则单击"自定义"选项卡，将大方框中的十字拖至所需的颜色上，再将窄条上的三角形标志拖至所要求的亮度，查看对话框右下角的"新增"方框所显示的颜色，或单击"预览"按钮，以预览新颜色在演示文稿中的显示效果，当对新颜色感到满意时，单击"确定"按钮。如果将自定义的配色方案添加为标准配色方案，可单击"添加为标准配色方案"按钮，PowerPoint将把此自定义的配色方案复制到"标准"选项卡下，可作为其他幻灯片的配色方案使用。如果要将新的颜色应用到当前幻灯片，单击"应用"按钮，如果要将新的颜色用到演示文稿的所有幻灯片，单击"全部应用"按钮。
除了配色方案中的颜色外，还有许多其他颜色可供使用。只要使用其中一种，该颜色就会自动添加到所有的颜色菜单中，所有文本、阴影、项目符号、背景和线条都能使用该颜色。
添加的颜色将出现在配色方案的8种颜色的下面，最多可以添加和显示8种颜色。如果添加的颜色超过8种，最新的颜色将出现在调色板的第一位，而最旧的颜色被删除。
模板的使用
改变演示文稿的外观，最容易、快捷的方法是应用设计模板。模板本身是一个演示文稿文件，是将所设置的母版和配色方案存储成一个文件，在需要的时候重复使用这些设置。PowerPoint提供了许多由专业人员精心设计的模板文件，使用模板有助于快速创建生动完美的演示文稿。事实上，在创建新演示文稿时都采用了某种模板，当前演示文稿采用的模板显示在PowerPoint窗口底部的状态栏中。对于现有的演示文稿也可以更换模板，在PowerPoint窗口中，打开"格式"菜单，选择"应用设计模板"命令，或单击"格式"工具栏中的"常规任务"按钮，选择"应用设计模板"项，弹出"应用设计模板"对话框，在该对话框中左侧列出了模板类型，单击任何一个模板，右侧可看见预览效果，选择一种满意的模板文件，单击"应用"按钮，即可得到结果。
PowerPoint 提供了各种专业设计的模板，也可以自行添加模板。如果为某份演示文稿创建了特殊的外观，可将它存为模板。选择"文件"菜单中"另存为"命令，弹出"另存为"对话框，在"保存类型"列表框选择"演示文稿设计模板（*.pot）"，系统自动设置选择保存位置为"模板"文件夹，在"文件名"框中输入该模板的名称，然后单击"保存"按钮。存为模板的演示文稿可以包含自定义的备注母版或讲义母版。
处理幻灯片
- 插入幻灯片
- 编辑幻灯片
- 从其他文件转换来的幻灯片
- 隐藏幻灯片
插入幻灯片
在PowerPoint的任何视图中都可以创建一个新的幻灯片。在幻灯片视图中创建的新幻灯片将排列在当前正在编辑的幻灯片的后面。在大纲或幻灯片浏览视图中增加新的幻灯片时，其位置将在当前光标或当前所选幻灯片的后面。PowerPoint整个演示文稿中所有幻灯片的大小、高宽比例都是相同的。
新建幻灯片时打开 "插入"菜单，选择"新幻灯片"命令，或单击常用工具栏中的" "按钮，都可以打开新幻灯片对话框，选择一种布局后得到新建的一张幻灯片。
如下图所示是选择"文本与剪贴画"的布局，其中每一个虚框称为占位符，占位符中的文字是系统的提示，例如"单击此处添加标题"提示用户在文本框中单击一下，即可进入文本输入模式，原提示信息消失。
编辑幻灯片
在PowerPoint中幻灯片也是一种对象，如同普通对象一样，幻灯片作为特殊对象也可进行编辑操作。
复制幻灯片
如果用户当前创建的幻灯片与已存在的幻灯片的风格基本一致，采用复制一张新的幻灯片的方法更方便，只需在其原有基础上做一些必要的修改。
只有在大纲视图或幻灯片浏览视图中才能复制幻灯片。按住"Shift"键，再单击幻灯片，选择连续的多张幻灯片；按住"Ctrl"键，再单击需要的幻灯片，选择不连续的多张幻灯片，然后打开"编辑"菜单，选择"复制"命令或按工具栏上的" "按钮，移动光标至目标位置，打开"编辑"菜单，选择"粘贴"命令或按工具栏上的" "按钮，幻灯片将复制到光标所在幻灯片的后面。
打开"插入"菜单选择"插入幻灯片副本"命令，在当前位置插入前一张幻灯片的副本，起到复制的作用。
删除幻灯片
在幻灯片视图、备注页视图、大纲视图或者幻灯片浏览视图中均可执行删除操作，但是如果演示文稿只有一张幻灯片，那么只能在幻灯片浏览视图或大纲视图中删除。
在幻灯片视图或备注页视图中，打开"编辑"菜单，选择"删除幻灯片"命令，将删除当前幻灯片。在大纲视图或幻灯片浏览视图中，如果要删除多张幻灯片，按下"Ctrl"键并单击各张幻灯片，然后打开"编辑"菜单，选择"删除幻灯片"命令或者按"Back Space"或"Del"键，就可删除选定的幻灯片。
从其他文件转换来的幻灯片
可以将其他文档中的幻灯片插入到当前演示文稿中，除了用"复制/粘贴"的方法外，还可以打开"插入"菜单，选择"幻灯片（从文件）"命令，如图所示，选择幻灯片的来源文件，按住"Ctrl"键或"Shift"键选择多张要插入的幻灯片，单击"插入"按钮，即可插入到当前演示文稿中，单击"全部插入"按钮，将所有幻灯片插入。
如果希望将文本文件转换成演示文稿，打开"插入"菜单选择"幻灯片（从大纲）"命令，选择文件，就会把文字转换成演示文稿中的大纲信息。
隐藏幻灯片
有时根据需要不能播放所有幻灯片，用户可将某几张幻灯片隐藏起来，而不必将这些幻灯片删除。被隐藏的幻灯片在放映时不播放，在幻灯片浏览视图中在幻灯片的编号上有""标记。
如果隐藏幻灯片，先切换到幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片，打开"幻灯片放映"菜单，选择"隐藏幻灯片"命令，或者单击"幻灯片浏览"工具栏中的" "按钮。
如果想取消隐藏，只要在幻灯片浏览视图中选择被隐藏的幻灯片，再单击" "按钮即可取消隐藏。
插入对象
- 文字的添加
- 插入图形
- 插入图表
- 插入组织结构图
- 添加多媒体对象
文字的添加
文字是构成幻灯片的一个基本对象，每一张幻灯片或多或少都有一些文字信息，人们经常利用幻灯片中的文字信息来表达自己的观点和思想。文字处理可以在两种工作环境中进行：幻灯片视图和大纲视图。两种环境各有所长，可根据需要来选择。
在幻灯片视图中输入文字
幻灯片视图是PowerPoint 最基本的工作环境，在此视图下工作，幻灯片中的所有对象都与放映时在屏幕上的展示效果一致。
在幻灯片视图中输入文字最直接的方法就是用鼠标单击文本占位符的区域，该区域的虚线边框被粗的斜线边框取代，提示文本将消失，出现一个闪烁的插入点，然后就可以输入文字。如果输入的文字较多超出了占位符区域，它会自动跳行。可以通过调整边框上的控制点来调整占位符区域的大小。如图所示是在标题幻灯片中输入主标题和副标题。幻灯片标题和文本的外观风格是由幻灯片母版中的标题和文本格式决定的
此外，使用绘图工具栏上的" "按钮或" "按钮，可以在文本占位符外添加文字。单击" "按钮，在要添加文本的位置上单击鼠标左键，然后开始输入文字，文本框的长度会随着输入文字的增加而自动增长，除非按下回车键否则它不会自动换行。或者单击" "按钮，在要添加文本的位置处单击鼠标左键并拖曳出一个适当大小的框，然后再输入文字，此时输入的文字会在框内自动换行。单击" "按钮添加竖排文字的文本框。
利用文本框添加的文字其字体、字形和对齐方式等格式不受幻灯片母版的影响，可单独为它们进行编辑和格式化处理。另外，这些文字在大纲视图中是看不到的。
对于已经输入的文字，可以对其进行各种编辑，包括选中文字、对文字的各种格式化操作、文字段落处理及对文字的修改、移动、复制、删除等操作。这些操作和Word、Excel基本类似，这里不再详述。
在大纲视图中输入文字
大纲视图主要用在演示文稿中所有幻灯片的文字编辑上，仅显示幻灯片的标题和主要文字信息，这样可专心地处理所有的文字构思，不必辛苦地前后翻页。待文字信息处理完后，可再回到幻灯片视图，调整页面布局和插入图形、图表等其他对象。
切换到大纲视图后，可利用"大纲"工具栏上各按钮调整文字的位置及级别，如图所示，各按钮功能说明见下表。
在大纲视图中加入文字如同使用Word编辑器一样，只要把插入点移到合适的位置，就可以输入文字了；要插入一张幻灯片或一个副标题，只要按"Enter"键，就会产生一个与上一行同一层次的空白行，即如果上一行为幻灯片的标题行，按"Enter"键后，创建一张新幻灯片，如果上一行为幻灯片的副标题，按"Enter"键后，产生新的副标题；按"Ctrl+Enter"键是使下一行输入文本的等级与上一行不同，即上一行如果是标题，按"Ctrl+Enter"键后，第二行会变成正文，反之，如果当前行是正文，按"Ctrl+Enter"键后，将创建下一张幻灯片。一般可利用工具栏中的按钮来改变段落的层次关系。
插入图形
制作演示文稿的目的是向别人介绍观点、宣传你的思想或推荐好的产品，文字固然重要，但是，在演示文稿中，如果能将生动有趣的图形与文字配合在一起，将大大增强演示文稿的演示效果。
绘制图形
PowerPoint 2000提供了功能强大的绘图工具，利用绘图工具绘制各种线条、连接符、几何图形、星形以及箭头等较复杂的图形。另外，还可以利用"绘图"工具栏中提供的工具按钮对绘制的图形进行旋转、翻转或填充颜色等，并与其他图形组合为更复杂的图形。
插入图片
除了可以利用"绘图"工具栏在幻灯片上绘制图形以外，还可以在幻灯片上插入剪贴画、图片和艺术字等，这样会使演示文稿生动有趣，更富有吸引力。
Office 2000中有一个丰富的剪辑库，包括各种人物、风景名胜、花鸟鱼虫等，用户可以根据需要方便地将它们插入到文件中。如果插入从其他应用程序编辑好的图片，请打开"插入"菜单，选择"图片/来自文件"命令。如果要插入扫描的图片，请打开"插入"菜单，选择"图片/来自扫描仪或相机"命令。如果要插入艺术字，请打开"插入"菜单，选择"图片/艺术字"命令，对于插入的艺术字可以利用图形工具进行格式调整。插入剪贴画的方法主要有两种，一种是在幻灯片版式中选择一种带有剪贴画占位符的版式，双击剪贴画占位符，即可弹出"插入剪贴画"对话框，找到所需的剪贴画后插入。另一种是向已存在的幻灯片中利用"插入"菜单中的"图片"命令插入剪贴画，则该图像将出现在幻灯片的中心位置，可用拖动的方法移动其位置并改变其大小。
插入表格
表格可简明地反映一些统计数据，也容易制作。可以选择一种带表格占位符的幻灯片版式，双击占位符，选择表格的行、列数。也可以在幻灯片视图中，单击"插入"菜单中的"表格"命令，输入所要的行、列数来制作，还可以单击" "按钮自己绘制表格。
插入图表
形象直观的图表与文字数据相比更容易让人理解，插入在幻灯片中的图表使幻灯片的显示效果更加清晰。PowerPoint 2000中附带了一种叫Microsoft Graph的图表生成工具，它能提供18种不同的图表来满足用户的需要，这使得制作图表的过程简便而且自动化。
在幻灯片中插入所需的图表，通常是通过在系统提供的样本数据表中输入自己的数据，由系统自动修改与数据相对应的作为样本的图表而得到的。插入图表一般有两种情况：一种是为有图表占位符的幻灯片添加图表，另一种是为无图表占位符的幻灯片添加图表。
利用自动版式建立带图表的幻灯片
如果想制作一张图表幻灯片，在新建幻灯片后出现的"新幻灯片"对话框中，为新建的幻灯片选择一种含有图表占位符的自动版式，然后按照提示，双击图表占位符，一个样本图表即出现在预留区内，图表上面叠放着一个数据表窗口，如图所示，数据表中包含一些样本数据，图表就是根据这些数据制作的。
向已存在的幻灯片中插入图表
为向一个已有的幻灯片中增加图表，在幻灯片视图下，可单击"常用"工具栏上的" "按钮，或打开"插入"菜单，选择"图表"命令，或打开"插入"菜单，选择"对象"命令，并在"插入对象"对话框中选择"Microsoft Graph 2000 图表"，再单击"确定"按钮。不论采用上述哪种方法，都可启动Microsoft Graph，并在当前幻灯片中显示一个样本图表和一个数据表。
输入数据
当样本数据表及其对应的图表出现后，PowerPoint 2000的菜单栏和常用工具栏就被Microsoft Graph的菜单和工具按钮替代。用户可在系统提供的样本数据表中，完全按自己的需要重新输入数据。Microsoft Graph的数据表与Excel的工作表十分相似，可象对Excel的工作表那样，在该数据表中输入数据。用鼠标或方向键选择所需的单元格，然后从键盘直接输入数据。
编辑图表
在PowerPoint 2000窗口中，用鼠标双击图表，就可启动Microsoft Graph，利用Microsoft Graph提供的菜单和工具按钮，根据自己的意图可以对图表进行编辑工作，例如，系统默认以"三维柱形图"作为样本的图表类型，用户想更改图表类型，可单击Microsoft Graph"常用"工具栏中" "按钮，在随之弹出的"图表类型"对话框中双击所需的图表类型，即可以用新的图表类型显示该图表了。
返回PowerPoint 2000
完成在幻灯片中插入图表的操作后，在图表外的任意处单击鼠标即可返回PowerPoint 2000窗口，创建的图表就插入到了当前幻灯片中。
插入组织结构图
当用演示文稿介绍单位或公司的组织机构时，要显示这个机构的等级和层次关系，PowerPoint 2000中提供了一个辅助工具"Microsoft 组织结构图"，它是描述组织结构的最佳方法。这是一个专门用来制作组织结构图的独立的应用软件。它可以不依靠任何其他应用程序，在Windows下独立运行。利用这个工具可以很方便地画出各种复杂的组织结构图。
在幻灯片上插入组织结构图十分容易，和插入其他对象的方法大致相同。如果想制作一张带有组织结构图的幻灯片，最方便的办法是建立一张新幻灯片，并选择一种含有组织结构图占位符的自动版式；若想让组织结构图出现在一个已有的幻灯片上，可以将组织结构图插入幻灯片中。
利用自动版式创建含有组织结构图的幻灯片
在幻灯片视图中，单击"常用"工具栏上" "按钮，在弹出的"新幻灯片"对话框中选择带有组织结构图的自动版式 ，单击"确定"按钮，新幻灯片上有两个占位符，单击上面的占位符输入标题，双击下面的占位符，进入组织结构图工作环境，如图20所示。在组织结构图的菜单条和工具栏中提供了完成组织结构图全部工作的命令，供编辑和格式化组织结构图使用。图中的每一个图框代表一个结构项，可以在图框中输入文字，对图框进行修改，增加或去掉一些图框。各个图框之间有特定的关系，图框下面有附属图框的称为主管，被管理者称为部下，一个主管可以有多个部下，属于同一个主管的全部图框称为一个工作组。在一个组织结构图中，主管的图框永远不小于其下属的图框大小，同一级别的各图框大小相同。
向已存在的幻灯片中增加组织结构图
若想使一张幻灯片既包含一幅组织结构图，又包含其他对象，可以向一张已存在的幻灯片中添加组织结构图。一种方法是打开"插入"菜单，选择"图片/组织结构图"命令；另一种方法是打开"插入"菜单，选择"对象"命令，弹出"插入对象"对话框，在对象类型列表中双击"MS 组织结构图 2.0"。两者都将启动"Microsoft 组织结构图"，进入所示的窗口，即可开始制作组织结构图。
输入文本
打开Microsoft 组织结构图后，系统默认的组织结构图有两层四个图框，图框中的文字为预设文字，用户可以修改。在组织结构图上部选择"图表标题"占位符，即可在该位置设置插入点并输入组织结构图的标题，还可以在标题行的末尾按"Enter"键来增加子标题。
单击图框将其选中，再单击一次出现插入点，然后就可以向图框中输入文本。每个图框中最多可输入4行，包括名字、职称和两行注解。在图框中输入一行内容后，按"Enter"键或"Tab"键或"↓"键输入下一行，按"Ctrl+←"键移到左边的图框，按"Ctrl+→"移到右边的图框，按"Ctrl+↑"键移到上一级图框，按"Ctrl+↓"移到下一级图框。
如果要在组织结构图的空白位置添加一些文字，单击工具栏中" "按钮，然后在适当的位置单击，即可开始输入文本。
添加多媒体对象
在幻灯片上添加声音和影片的方法类似。如在幻灯片视图中打开"插入"菜单，选择"影片和声音"命令，在级联菜单中选择声音的来源，可以利用剪辑库中提供的声音、已存为文件的声音、CD乐曲或现场录制声音。假如选择"播放CD乐曲"，弹出"播放选项"对话框，键入"开始"和"结束"所需磁道和时间，单击"确定"按钮，当前幻灯片上出现一个CD图标" "。在添加乐曲时不用插入乐曲CD盘，只有播放时才需要光盘。
