今天，我想系统地聊一下演示设计。
如果你在意所谓的「干货」，那可以从第三部分开始阅读；如果你想知道整个推导过程，那还是建议全文阅读。
内容很长，一共 5300 多字，算是一套系统性思考。
（一）引言
很多人说想学 PPT ，核心诉求是学习 PPT 技能，也就是操作。
这无可厚非，毕竟 PowerPoint 是一个软件，软件的门槛便是操作。
而这其实也是最容易的部分：随便买一本书，照着里面的内容练习一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多东西记不住，大概知道功能叫什么，日后上网一查大概就能解决。
↑ PPT 的「帮助」里就有很多具体的操作指引
只要能马上搜索到答案的，都不会是大问题。
那大问题是什么？
大问题是它的前因后果。
就像我们要理解自己现在为什么迷茫。
如果就迷茫谈迷茫，那只能更迷茫。
要真正解决这个问题，必须回溯自己的过往，找到一路的轨迹，然后发现自己为什么成为现在的自己的动因，继而便了解清楚导致迷茫的核心关键点。
PPT 也是如此。
（二）对大多数人来说：PPT 是用来演示辅助的
这是它存在的价值——很像废话对吧？但是，这句话包括三点信息：
01 PPT 是用来演示辅助，但演示辅助并非只有 PPT 。
这里有两个观点：
- 任何工具存在的价值，都是用来解决问题的。
- 解决问题的，永远不只有一个工具。如果觉得没有，那是因为还没有找到。
其实如果接触多了，你会发现，还有很多工具可以辅助演示，比如思维导图、手绘、视频、板书，甚至只是几张纸。
↑ 手绘
↑ 思维导图
↑ 板书
它们的作用，都是帮助演示者传递信息。
02 PPT只是辅助，重要的是背后的内容。
很多人会沉醉于 PPT 设计上，喜欢去研究最炫酷的效果、精致的设计。如果你的使用场景是发布会、晚会，那无可厚非。
但是，如果是汇报、演讲，那很容易就本末倒置。
如果去看一些大师的 PPT ，你会发现他们的设计并不高级，但是这并不影响他人来学习。
因为听众过来的目的，不是为了看那几个动画、那几个设计，而是看里面的内容。如果内容不行，那就只是浪费他人的时间。
03 既然是演示辅助，那么时间就应该更多花在演示设计上。
这句话看起来很绕对吧。
PPT 设计只是演示设计中的一环。它做得好肯定会带来整体效果的提升，但整体效果的提升不只是关于它。
还有哪些呢？
1.你的表达。是的，PPT 再好，你说得语无伦次，逻辑不通，那也只是徒劳。
2.你的结构。这背后就是体验设计的内容。它又要分两个场景：①如果是工作汇报，那么亮明观点、继而阐述内容的「金字塔结构」，是最稳妥的架构。②如果是公众演讲，那么就需要考虑：故事引入、观点亮出、举例论证、情绪高潮和引起思考。
3.你的技巧。在传递信息时，不同的技巧可以带来不同的体验。比如金句，让人醍醐灌顶；比如幽默，让人意外惊喜。
理解了以上内容后，我们重新来看演示设计，便会有一个不同的视角。
也基于此，我们可以重新分配一次演示设计的时间安排。
（三）演示设计清单
我们可以得出结论：PPT 设计（美化）这件事，其实只占全流程中不到 30% 的时间。更多的，则是内容生产和逻辑梳理。
接下来，我们一步步梳理：到底如何设计一次演示。
第一步：明确目标
所有的演示，都是基于目标展开。怎么找到目标呢？其实就一句话：我在什么地方，针对什么人，传递什么信息。所以，它包括三点内容：
1. 听众是谁？
不同的听众，他们的关注点不同。
按照职级划分：
- 如果观众是领导，那最好是严肃认真；
- 如果观众是新员工，那可以考虑活泼有趣；
- 如果观众是同级，那最好多点干货、不要来虚的。
按照信息了解程度划分：
- 如果他对你讲的内容很熟悉，那么简略一些，直接说观点。
- 如果他对你讲的内容很陌生，那么就需要一些感性的输入，比如图片、案例。
↑ 了解你的听众是谁
2.我想传递什么内容？
这解决的是主题和感受问题。
先说主题。
我们经常会听到领导问：你到底想说什么？这句话的内涵就是：他不清楚你的主题。
那么到底怎么理解内容呢？
有一个绝招，那就是用「如何」来开头。比如：
- 年终总结报告：如何证明自己今年做得好？
- 竞聘报告：如何证明自己胜任这个岗位？
- 培训分享写作技巧：如何让大家听完这课，学会结构化写作？
通过用疑问句的形式，很容易就将主题场景化，继而能够更好地找到内容的关键点。
再说感受。
如果有意识地去观察，你会发现很多咨询公司的 PPT ，有着大量的文字和图表，而且文字使用的是宋体或楷体。
↑ 麦肯锡的PPT
为什么？
1.他们想呈现出专业的感觉。图表给人的感受，一般不明觉厉。
2.这些 PPT 很多时候都是用来阅读的。所以，文字不能少，这样才能保证信息传达到位。
所以，没有绝对的一定要用什么字体，或者一定要使用某种版式。
重要的，是你希望让对方看到的时候，是怎样的体验。
3.我在什么地方进行演示？
不同场地下的演示逻辑各有不同，比如你想要说明清楚今年要采购一个在线协同平台：
· 如果是拿着材料在电梯里演示，那么就必须聚焦投入产出情况：这个软件投入100万，可以减少人工成本200万，三个月搭建完成。
· 如果是在领导办公室演示，有半个小时时间，那么可以多加入一些其他内容，比如：当前的痛点（效率低）、供应商优劣势对比、接下来的行动计划等。
· 如果是开会跟其他部门的同事沟通，希望对方配合，那么侧重点又有不同，重点强调：这件事对他们的好处（提升效率），接下来需要他们配合的地方。
把这三个问题想清楚后，整个演示设计的「风格」「逻辑」「重点」就基本确定了。
第二步：整理思路
明确了演示目标后，接下来就要整理思路。思路的来源一般有四个渠道，以写年度总结报告为例：
- 第一是过往案例。前几年肯定也写过年终总结，那么可以找到它们，了解基本的框架，作为参考。
- 第二是其他企业案例。其他企业的案例可以帮助我们拓宽思路，比如了解一些表达方式、补齐一些没有考虑到的细节。
- 第三是同事/领导沟通。沟通重点是了解清楚哪些内容可以呈现，哪些重点呈现。
- 第四是其他渠道。例如季度报告、领导讲话稿、部门总结等。
当把这些素材归类到一起后，便能大概整理出自己的思路，接下来就是梳理得到提纲。
↑ 整理思路
第三步：梳理提纲
拿到素材后，不要马上制作演示材料，而是先梳理提纲；否则很容易写到中途，发现不对，重头开始。提纲包括三部分：
第一是总论点，也就是你想表达什么。
一般情况下，就是前文提到的「目标」，比如年终总结的「如何证明自己今年做得好？」。
第二是分论点，也就是总论点的拆分。
比如我们可以从三个维度来说明今年做得好：
- 工作业绩好。
- 团队管理好。
- 制度建设好。
第三是主要论据，也就是如何证明每一个分论点。
比如怎么证明工作业绩好？
1.和年初目标比。如果年初有签订绩效合同，或者有制定年度目标，那么可以进行类比，强调完成情况。
2.和去年比。同比去年的完成情况，增加了多少，增长率如何。
3.和内部对手比。比如内部多个团队/小组，工作任务类似，可以展示自己的排名情况。亦或者在内部参加过某个比赛，取得了什么成绩。
4.和外部竞争对手比。比如在当地市场销售排名多少。
5.和行业标准比。比如参加了行业的某个比赛，取得的名次。在行业平均离职率多少的情况下，本公司的情况是多少。
总结来说就是：横向比（内部对手、外部对手、行业标准）和纵向比（和年初目标比，和去年比）。
· 怎么证明团队管理好？看团队成员组成，看梯队建设情况，看培训提升情况。
· 怎么证明制度假设好？标准化了多少流程，制定了什么规定等。
通过这层层拆解，接下来的报告写作就是填空题了。
第四步：补充数据、案例、知识
基于提纲，补充相应的数据、案例和知识。
先说数据。
数据可以帮你快速提升专业性和说服力。比如你说自己做得好，这没有说服力。但是，如果你说「今年的业绩是去年的2倍」，那么这就有说服力了。
再说案例。
当你说今年组织了很多场活动，对方没有感觉。但是，如果你在 PPT 上放上一些活动照片，这时候对方就能快速接收到「活动」和「多」两个信息。
最后再说知识。
对于大多数汇报，我们都习惯于有一说一——但是，总感觉缺乏高度。
这时候，可以考虑找到一些相关领域的专业模型，用它来提纲挈领，整体便有了高度。
例如，在做一个策划的复盘分享时，如果只是把流程重述，大家会觉得「也就那样呗」。这时候可以考虑用「体验升级」来贯穿始终，这便有了体系感。
↑ 用「知识」来统领全文
第五步：完成第一版
到这一步，才正式开始准备演示材料了。但也谨记！千万不要抱着「完美」的态度来行动，直接把既有的材料先丢进去即可，不难看出即可。
这有两个原因：
- 之后大改的可能性存在。
- 避免纠结在某页的美化上，拖延了进度。
在做第一版时，包括三个部分：
- 幻灯片。也就是基本款PPT。
- 讲稿。如果是演讲或授课，我一般会考虑同步写一份讲稿。
- 摘要。一页纸，说明清楚整体内容的框架。
第六步：沟通并修正
有了大致的内容后，这时候便可以去与领导（同事）沟通了。
为什么现在才沟通？
因为带着方案去，比空手去会更尊重他人（也更有效率）。毕竟空对空的时候，就是让领导做问答题，对方压力大，也很难有耐心。
带着方案去找领导沟通
类似的就像点菜。你问朋友想吃什么，对方肯定是「随便啦」「额……」。但如果拿着一个菜单问他怎么样，他马上就会说「要不来个辣菜？」「这个最近吃不了」。
沟通的重点有两个：第一是逻辑有没有问题；第二是内容有没有问题，比如案例使用是否恰当。
在沟通前，自己也要适当审查三个方面的内容：
- 有没有敏感信息？比如不太适合分享的机密。
- 有没有不合适的内容？比如比喻用得不恰当。
- 核心目标是否清晰？比如非重点内容占比过大。
也正是因为此时的修改可能性大，所以第一步的「初稿」环节要尽量快，不要纠结。
沟通完成后，马上进行修改。
第七步：校稿
校稿主要是看四个内容：
- 有无错别字。
- 有无标点符号错用。
- 数据是否来自可靠信息源，保证使用的数据都有据可循。
- 有没有公司logo，特别是公司对外的 PPT 。
为了让校稿效果更好，我一般会请其他同事操刀，因为自己很容易遗漏细节错误。
第八步：美化 PPT
当内容层面没有大问题后，这时候就可以考虑美化了。
PPT的美化有七个重点：
第一，重点突出。比如重点内容加粗、换颜色、字号放大。
第二，元素对齐。元素没有对齐的页面只会显得凌乱。
↑ 杂乱无章
第三，首页美化。人有一种「聚光灯效应」，一旦觉得你不错后，之后会不断验证你的不错；反之，则会找更多你不行的理由。所以，好的封面让人眼前一亮。
第四，过渡页美化。过渡页美化的核心是体现出「地图感」，也就是让对方知道「讲到这里了」。
第五，关键页美化。总有几页是重点页面，传递出核心信息，也是听众最容易拍照留存的部分，那这几页一定要好看。
↑ 关键页面设计
第六，颜色少于三个。针对于日常汇报正文来说，颜色不宜太多。
第七，字体不多于两个。太多字体也会让人觉得混乱。
↑ 推荐使用微软雅黑（加粗、正常和Light）
第九步：演讲设计
这个就看场合了，工作类汇报一般用得比较少，演讲类或培训类的用得较多。
第一是互动。比如有的部分先抛出问题，随机抽取一位前排观众回答；或者给出选择题，让大家举手回答（同意的请举手）。
第二是视频。如果有相关的视频，可以考虑播放，特别是放在演讲中途。它有两个好处：其一是吸引注意力，其二是给自己整理思路和节奏的空间。
第三是幽默。设计一些出其不意的梗，让大家的神经舒张。不过这更适合演讲，不适合日常汇报。
除此之外，常用的还有手势动作、实物展示等。
第十步：排练三次
这是个人给自己的要求。任何演示或汇报，提前都要准备三次：
- 第一次是看着完整材料准备，主要是熟悉全部内容。
- 第二次是看着框架准备，保证大体脉络清晰。
- 第三次是临场前准备（什么都不看），主要是让自己安心。
第十一步：打印文稿
同时打印两份：摘要版和完整版。
摘要版可以是思维导图，也可以是目录。拿着它，无论出现什么问题，都心中有数（后面还有多少）。
完整版则是为了给他人，比如领导。
第十二步：开场前准备
如果是重要的场合（比如演讲），建议提前到达演示场地，做四件事：
第一，现场走位。简单走一下，感受一下场地的感觉，大概知道什么时候站在舞台中央鞠躬，哪里不会被投影的光闪瞎双眼。
第二，检查翻页笔。看是否能够使用。
第三，检查电脑。重点检查 PPT 播放效果，字体有没有出错，视频能不能播放，有没有声音。
第四，演示模式。有些地方不支持演示模式，这点必须要提前测试。
↑ 开场前准备
（四）我是小结
以上就是演示的全流程。
可以看到，PPT 设计只是其中一环，更多的是逻辑梳理、素材整理、技巧设计和开场准备。
最后送上这张演示设计清单，大家下一次做 PPT 前，可以参照里面的步骤走一遍，基本上万无一失。
最后，我想回归到最初的问题：很多人说想学 PPT ，那学习的到底应该是什么？
1.PPT 的技能肯定是基础，但不是全部。
2.逻辑思维能力很重要，它决定了内容的排布。
3.讲故事的能力也需要，因为它决定了愉悦程度。
4.沟通能力必须要有，因为大多数 PPT 都需要与领导确认、与同事合作。
5.项目管理的意识要有，几个时间节点必须把控到，例如「初稿完成」「领导确认」。
这看起来会有点头大对吧？但是，难走的路，才会走出竞争力。
希望本文对你有所启发。
