在一次毕业生入职培训中，有人问我：参加工作后，首先要养成的第一个习惯是什么？

我当时不假思索地回答：保持电脑桌面整洁。

多年后，当我再次被问到同样的问题，回答依然不变。

有的人，电脑开机后，满屏的图标和文件，密密麻麻。

有的人，电脑桌面爽心悦目、干干净净，还未开工，便迎来好心情。

谁好谁不好，答案不言自明。

此前，我们分享了整理实体空间以及清理手机的方法，对于以电脑为代表的虚拟空间，我们也有方法科学整理。

一、文档的处理

1、是去是留

对于电脑中成千上万的文档，首先要判断的是去留问题。

文档是去是留，按照使用频率，可以分为三种：删、用、留。

对于自己不需要、不符合当前身份、用起来不舒服的资料或信息，我们要果断删除。

对于半年内用不上的资料，大概率一辈子都用不上，建议同样删除。

那些暂时用不上，但半年内会使用的，则可以予以暂时保留。

剩下的10%，则是我们随时用得上，也就是常用的，予以留用。

2、处理顺序

对于留存使用的信息，我们按照“先分类、再打标”的顺序进行处理，以便能够井然有序、随时取用。

厨房物品分类举例

商旅物品分类填装后打标

3、培养习惯

对物品和信息养成“及时打标”的习惯很重要——这不仅仅是一种习惯，更是一种意识，同时，它还具备方便查找，同时防丢失的功能。

日用品单独打标

二、电脑文档处理

在此前文章《事件安排：让工作有条不紊的秘诀》里，我们分享了收件箱的使用。

工作中，各类文档的处理，同样可以借用收件箱的概念。

电脑不能成为文件资料的堆集点，对于其中的文档，我们一般可以分为四类：

第一类叫工作流，可以分为项目资料和非项目资料，是当前正在处理的文档，尚未输出成品（终稿）；

第二类叫参考资料，是为了完成某一项目或课题，收集汇总的相关参考信息，属于“打辅助”角色，这类资料也可以分为专用资料和一般资料；

第三类称之为历史归档，属于已经完整封装并输出的终稿，可以按照年份和类别进行编码并归档；

除此之外的文档，基本属于临时文档，一律扔进垃圾箱。

三、文档存放

1、桌面

工作中，很多同学在下载或接收文档后，为了图方便，习惯于直接扔到桌面，于是，桌面很快就被铺满。

为了让每天都要见面的桌面保持清爽整洁，我们具体建议如下：

1) 桌面不放置文档

只允许设置一个“暂存文件夹”（收件箱）用于临时存放——其停留时长，一般不超过一个番茄钟（25分钟）。

当我们接收文件后，要进行快速预览，如果不是马上要处理或删除的，则要立刻分类放置。

2) 只保留最高频软件的快捷方式

为了方便调用，桌面上只保留超高频软件的快捷方式，且软件的数量不超过屏幕的1/3；

什么是超高频？——工作日内，最长不超过两天就会打开使用的应用，比如微信、幕布、坚果云。

3) 增加桌面辅助工具

对于windows系统，可以安装桌面助理等软件帮助管理桌面，在实现一键整理桌面的同时还能方便搜索、截图……

2、硬盘

对于windows电脑，我们一般习惯把文档放到不同的硬盘。经过多年的使用，大家基本都有了约定俗成的分区习惯：

C盘：对应系统盘

D盘：应用程序

E盘：工作台

F盘：个人学习、娱乐等等

苹果系统和windows系统不一样，不再依赖硬盘的C、D、E分区，在使用上更加方便。

3、万物入云

按照最新的工作和协作思路，伴随着5G等基础设施的普及完善，我们逐渐可以摆脱对传统物理硬盘储存的依赖。

在网速有保证的情况下，通过坚果云、百度网盘、微盘等工具，文档能够及时如入云，以便获得更大容量、更持久的存储空间，同时方便在不同的移动终端中随时切换调用。

文档储存场所一旦选定，就要及时放入对应的文件夹。在这之前，我们要对文件夹提前做好分类。

四、文件夹分类

对于文件夹，一般而言我们可以将使用频率和自身类别相结合进行分类。

比如，对于印象笔记，下载之后就可以进行初始分类：

这是典型的结合了使用频率、用途和使用对象进行的文件夹分类方式。

此外，对于手机相册这种超高频的应用，我们不建议使用原生态的相册进行管理和浏览查询，而是推荐第三方软件进行高效操作。

这里，我们分享一个理念：iPad和手机只用于浏览和查询图片，而非管理和操作图片。图片的操作分类，需要通过笔记本进行。

对于苹果生态的用户，我们强烈推荐在手机上用HashPhotos来浏览图片，而对于windows电脑+安卓手机的用户，则推荐用百度开发的“一刻相册”来管理和浏览图片。

此外，强烈建议选择同一品牌生态下的配套设备，俗称“全家桶”，以实现多端同步。

五、文档命名

文件夹做好分类后，接下来就要对放入里面的文档进行及时编码命名。

1、常规文档命名

以电脑为例：对于桌面快捷方式的编码，我们可以按照数字顺序简单进行，方便一键整理排序。

对于其他文档的编码，比如工作中高频使用的Office三件套文档（word、ppt、excel），则可以按如下方式命名：

序号+类别+加文件名+加日期+加修改人+（地点、如有需要）+版本

每一个版本如有迭代，就增加0.1代，如果有大迭代那就增加1代，如：

01-汇报2022年Q1工作总结220304@王大锤@广州V2.1

12-培训2019年集团新干部领导力培训190302@王大锤V3.0

这样的编码格式，看着复杂，然而一旦熟悉，查找和管理上会非常方便，俗称：一次操作，终生躺赢。

2、爷孙套娃式命名

在国外某些国家，就会使用这种姓名沿袭制。

简单描述，就是孙子的名字包含了爷爷和爸爸的名字，爸爸的名字包含了爷爷的名字。

这种命名方式常用于印象笔记和各类相册应用，会非常方便文档搜索，实现“一搜全有、一览无遗”。具体格式为：

最上级文件夹：爷爷名

次级文件夹：爷爷名父亲名

具体文档：爷爷名父亲名自己名

比如，印象笔记里建立一个爷文件夹，命名为“2019年克罗地亚出差”，然后依次层级结构为：

这种“连根拔起”式的文件夹和文件命名方式，以方便在搜索时候快速找出所有同级相关，以及上级根目录文档。

同理，如果一个文件夹里有不同类型文件，也可以用套娃式命名法：

先取舍、后分类，再打标命名，你的无形资料也将和有型物品一样井然有序，清爽怡人！

接下来，我们将开始解锁打标技巧和信息、人脉整理术，继续笔耕不辍，家底和盘托出。