在Excel中，可以使用“小计”、“数据透视表”和“公式”功能进行小计。您可以在原始表格中使用小计功能进行小计。它可以完成一个字段、两个字段或两个以上字段的小计，但在子合计之前排序，并且不灵活，不能完成复杂小计。如果使用数据透视表进行小计，则必须在小计前创建数据透视表。它功能强大，小计简单，可以聚合满足各种需求。该公式是灵活的，可以根据不同的标准小计，可以提取小计的结果，但公式是复杂的。本文首先介绍了小计的功能，然后介绍了其他两种小计方法。

将Excel中具有小计功能的操作分解为待选字段的小计，对小计结果进行复制、排序和删除。有时你可能会遇到这样的排序和小计是灰色的小计时，小计，是什么原因？让我们从讨论这个问题的小计开始。

一、 为什么排序、筛选和小计在excel中灰显？（Excel小计不可用）

1、点击列号H，选择列H，选择“数据”页签，排序、过滤、小计置灰；选择有数据的范围，排序、过滤可用，小计仍不可用；演示如图1所示：

图1

2、解决办法。右键单击表中的某个单元格，在弹出的菜单中选择“表→转换为范围”，弹出一个对话框，询问“是否要将表转换为正常范围”，单击“是”，则表将转换为范围，并提供排序、筛选和小计功能；处理步骤如图2所示：

图2

二、 如何在excel中进行小计

（一） 如何按一个字段在excel中插入小计

如果要按部门小计，请计算每个部门的“应付工资”。操作方法如下：

1、排序。点击列号B，选择列B，选择“数据”页签，点击“A→Z”图标，打开“排序警告”对话框，选择“扩展选择”，点击“排序”，B列按升序排序，同一部门连接在一起，方便同一部门小计；操作过程步骤如图3所示：

图3

2、小计。选择表中任意单元格，按住Alt键，按A键和B键一次（或选择“数据”页签，单击屏幕右上角的“小计”），打开“小计”对话框，在每次变动时选择“部门”，在“使用功能”中选择“金额”，在“增加小计”中选择“应付工资”，其他保持默认设置，单击“确定”小计各部门的“应付工资”；操作流程步骤，如图4所示：

图4

如何按一个字段在excel中插入小计“替换当前小计”用于用当前小计替换旧小计。“数据下方汇总”是指小计结果显示在每种类型的数据下方。例如，小计的结果显示在演示中每个部门的下方；如果未选中，则小计的结果显示在每种数据的上方。“组间分页符”是指将每组数据显示在一页上，例如按“部门”小计，则将每个部门的数据显示在一页上。演示如图5所示：

图5

提示：小计时，如果提示“Microsoft Excel无法确定列表或所选内容中的哪一行包含此命令所需的列标签。”，因为表中的标题行已合并单元格，请拆分合并单元格以解决此问题。

（二） 如何在excel中进行多个小计（如何在excel中对组进行小计）

如果要按“服装与城市”两个字段小计，请计算每个服装和城市的销售量。操作方法如下：

1、将“衣服和城市”这两个字段分类为“主键和次键”。选择表中某一单元格，选择“数据”页签，点击“排序”，打开“排序”对话框，选择“衣服”作为“排序依据”，点击“添加级别”添加条件，选择“城市”作为“排序依据”，点击“确定”，再按“衣服与城市”升序排序，操作过程步骤如图6所示：

图6

2、小计。选择表中的一个单元格，按住Alt键，按A键和B键一次，打开“小计”对话框，选择“每次换衣服”的“衣服”，其他保持默认设置，单击“确定”按钮，小计每种服装的“销售额”；再次按Alt键，分别按A键和B键，再次打开“小计”对话框，选择“每种服装的城市”变更时，不勾选“替换当前小计”，点击“确定”，则对各城市的销售量进行小计；操作流程步骤如图7所示：

图7

3、群组浏览。点击屏幕左上角的3，显示按“衣服和城市”小计的结果，点击2，只显示按“衣服”小计的结果，操作步骤如图8所示：

图8

三、 如何在excel中复制粘贴小计

1、单击屏幕左上角的3，仅显示小计结果。单击A1将其选中，按住Shift键，单击数据区域右下角的最后一个单元格D20，然后选择数据区域。按F5键打开“转到”对话框，单击“特殊”，在已打开的对话框中，选择“仅可见单元格”，单击“确定”，选择数据范围内所有可见单元格，按Ctrl+C键复制；

2、单击工作表标签“小计结果”切换到工作表，按Ctrl+V键，则只将小计结果复制到新表中，操作步骤如图9所示：

图9

四、 如何在excel中对小计排序

1、单击屏幕左上角的2只显示按部门汇总的结果，单击列号D选择列D，选择“数据”选项卡，单击“A→Z”图标打开“排序警告”对话框，选择“扩展选择”，单击“排序”，然后，小计结果按“应付工资（$）”升序排序。单击屏幕左上角的3可显示所有内容，每行数据也将与小计结果一起排序。操作过程步骤如图10所示：

图10

2、如果按两个字段进行小计，则只能对第一个字段（即组的级别2）的结果进行排序。

五、 如何在excel中删除小计

1、选中表中任意单元格，按住Alt键，分别按A和B键，弹出“小计”对话框，点击“全部删除”，小计结果被删除，操作步骤如图11所示：

图11

2、提示：如果用“全部删除”不能删除，请关闭并重新打开Excel，然后再次删除；如果仍然不能删除，请关闭所有打开的Excel，然后重新打开；如果不能，请重新启动操作系统并尝试删除；如果仍然不起作用，请使用上面的“组浏览”方法仅显示小计的结果，然后按住Alt，选中一行小计的结果，注意不要选中隐藏的行，好的，右击它们，在弹出菜单中选择“删除”。

如果在Excel中不能用subtotal函数完成所需的小计，可以使用数据透视表和公式。有关详细信息，请参阅文章“使用透视表和公式按年、月、周分类汇总，并提取分类汇总结果”。