上回说了如何规划“事务项”，这回说说剩下的。今天这部分需要大家有一定的excel基础。

所有图片都可点击看大图。

接上回，事务项搞定了，我们开始设置“时间项”。

先想想我们需要什么。

日期是必须的，否则我们没办法统计某一天、某一周、某一月的情况，所以我们应该加上一列，是“日期”，记得在“设置单元格格式”那里设定为“日期”，否则在进行周统计和月统计的时候会很麻烦。

计算某项事务花费的时间是我们的核心诉求，方法上回说过了，就是用结束时间减去开始时间就可以了，具体做法是这样的：

一共需要4列，开始时间、结束时间、计算相隔多少分钟的列、计算相隔多少小时的列。当然，后两个只留一个也可以，看个人喜好吧。

开始时间和结束时间没啥好说的，同样在“设置单元格格式”那里设定为“时间”，精确到分钟就可以了。

计算相隔多少分钟的列，举例公式如下

=HOUR(F126-B126)*60+MINUTE(F126-B126)

其中F126是结束时间列的某个单元格，B126是开始时间列的某个单元格，这个公式的意思就是：计算两个单元格相隔多少小时，将它乘60，换算为分钟，再计算余了多少分钟，加一起，就是两者相隔的分钟数了。之所以这样是因为excel不会计算1.5小时……

OK，有了分钟数，再将这个数除60，就是精确的小时数了，这是第四列，公式不用写了吧。

这样，我们就完成了一个用来记录时间的“源数据”表格。

表做好了，开始往里输入吧。

慢着，这时候，我们又发现问题了。

日期还好说，输入一次，以后直接往下拉就会自动生成，但开始时间和结束时间总不能每次都一个字符一个字符打进去吧？还有事务项，如果一天记录了十几条关于“工作”的内容，难不成每次都输入“工作”两个字？太麻烦啦~咱们辛辛苦苦弄这个表格不就是为了偷懒的嘛~所以接下来，想办法做点改造。

-------------改造时间记录表-------------

既然嫌输入麻烦，不如做成下拉选择框吧？如下图。

怎么做呢？用excel的“名称管理器”和“数据验证”功能。

首先，我们在另外一个表里放选项，这个表就叫做“选项页”好了，记得是另外一个表而不是另外一个文件哦。

然后我们开始设置一些选项，比如我们把事务项分成了工作、学习、生活三项，那么就在这个表里随便找个地方写下来。然后选中这几个选项，再点击“名称管理器”功能，在弹出的窗口选“新建”，在“名称”那一栏输个名字，这里我们起名叫“第一级活动”好了。

点击确认，再回到“源数据”那个表，选中某一个你想要放置这个下拉选项框的单元格，然后点击“数据验证”选项，在弹出的对话框里，“允许”那里选择“序列”，来源那里填入“=第一级活动”，再点确定，就OK了。

现在，下拉框就出来了，yeah~

同理，时间也可以这么处理，比如做个时间序列，这样就不用每次手工输入了。不过用了序列之后，也就不能自由输入了哦，大家自己权衡。我是以15分钟为间隔做的序列，再加上一个当前时间，这样在电脑前面的时候可以选择当前时间，补录的时候也不会差太远。当前时间的公式是“=now()”。

如果想再智能一点呢？

比如，如果有二级选项的话，选项框能不能根据一级选项自动改变呢？当然可以，但前提是在“名称管理器”那里规划好，即低一级的选项组的名字要和高一级选项组的某个选项名字相同，然后用“=INDIRECT()”函数就可以实现啦。如图。

然后在数据验证那里这样设置就可以了。

篇幅所限，没法讲具体操作了，有兴趣的同学自己研究吧。

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到此为止，一份时间记录的excel表就做好了，接下来就是认认真真的记录啦。

当然，记录不是目的，通过统计记录的数据，得到各种统计结果，然后作为各种决策的参考才是最终目的。比如看看自己上周是不是偷懒啦，看看今年在工作上花费了多少时间啦之类。那么接下来要用到的就是excel藐视全宇宙的功能：数据透视图和数据透视表。

关于这两个功能，这里就不详细讲了，大家只需要记住一点，任何统计结果都要放到另外的表里面，绝对不要跟“源数据”和“选项页”的内容混在一起。

利用excel强大的统计功能，我们可以根据自己的记录做许多分析，比如：

具体怎么应用，大家可以多多学习和尝试。实际上，如果要求不太高的话，单是筛选功能已经可以满足许多需求了。

坦白说，数据透视图还好，数据透视表的功能确实不太易用，如果用不惯，也可以用VLOOKUP函数来做自己喜欢的表格，具体的用法，自行google吧。

另外，我这真没办法出模版，我的表格经过长期的多次“改良”，已经彻底乱掉了，现在连我自己都搞不清单元格之间的链接关系了，这就是一开始没有做好产品规划和架构设计的坏处，大家要谨记我的教训啊。

再有，我当时的参考书籍：《Excel图表之道》、《你早该这么玩EXCEL》。

还有，在很久很久以前，我在知乎有个回答，可以看作是这个教程的一个补充，有兴趣的同学可以点击下面的阅读原文去看看。

OK，最后，跟我一起喊：学好excel，走遍天下都饿不死！

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