教你如何创建高效清单(Excel怎么清单)

#非哥2022年每日荐书#第156本，天天都读书，一天读一本。

书名：《高效清单工作法：聪明人的无压时间管理手册》

作者：美/达蒙·扎哈里亚德斯（效率和时间管理专家）

点评：大多数人都误解了清单的功能：他们认为清单就是帮助他们一一列出每项任务的一种工具。其实，使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成一天当中的可列入清单的所有任务。使用它的目的是确保你将有限的时间和精力去完成最重要的任务。

◆ 你误解了待办事项清单的目的

>> 待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。它可以让你把脑海中所有可能被忽视的任务提取出来。通过将它们一一写下、罗列起来，你可以得到一张“我要做什么”的藏宝手册：你将获得关于优先级最靠前的那些任务的概览。

>> 大多数人都误解了清单的功能。他们认为清单就是帮助他们一一列出每项任务的一种工具。其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。

>> 待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。

>> 理解待办事项清单能帮你做什么很重要。如果你误解了它，那么你将无效而且过度地创建和使用它们，而最终清单也会阻碍你的效率提升。

◆ 你忽略了设定截止日期

>> 没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。

>> 截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外，它也会刺激我们去行动。

>> 当人们创建清单并忽略为每项任务设定截止日期时，会出现同样的结果。面对没有最后期限的任何规划时，我们的动力很小。没有动力，我们便什么都做不到。随着时间的推移，未完成的任务越来越多，长此以往，清单将变得无法掌控。

>> 设定截止日期是战胜拖延的关键。它激励我们采取行动并完成任务。

>> 截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择。

>> 如果你主动不为自己的待办事项设定一个截止日期，那么这些事就必定一直留在你的清单上。

◆ 你的清单太长了

>> 我说的太长的清单，是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续，包含许多日常的事务。这些清单在许多方面都适得其反。第一，它们分散注意力。因为它们给出了太多选择，而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。第二，它们是不现实的。太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情，因为它们实在是太多了。第三，它们令人沮丧。如果你列出的清单几乎等于一份“今日无法完成的任务清单”，那么一次又一次这样的经历，可能会破坏你的动力。第四，它们变相地鼓励你拖延。由于未能日复一日地完成你的待办事项，随着时间的推移，你将失去驱动力或推动力，慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。

>> 一天中，你能用来处理所列工作的时间是有限的。因此，你应该设定待办事项清单的范围以适应这些限制条件。如果你只有四个小时的时间，那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。否则，列出太长的清单让自己品尝失败的滋味，这并不能产生什么价值。

◆ 你给自己留了太多选择

>> 每天早上醒来时，和我们一起苏醒的还有一定量的认知资源。在我们做决定时，这些认知资源就会被快速地消耗掉，所有简单或复杂的决定都会造成一定的认知损耗。

>> 这也是我们能在早晨多种选择之间轻松选择的原因。例如，你应该在早餐时吃华夫饼、鸡蛋还是麦片？在这个决定中，你通常可以随意使用完整的认知资源。然而，在一天结束时，即使是最简单的选择也似乎变得很难。你应该去健身房、看电视，还是和你的伴侣进行有意义的交谈？你可能很累，对应的认知资源也很少。因此，你做出理性决策的能力就会被削弱。这被称为决策疲劳。在这种状态下，你无法做出正确的决策，因为做了一天的决策后，你的头脑已经疲惫不堪了。换句话说，你的认知资源已经耗尽，大脑的任务处理器烧得冒烟了。

>> 认知资源耗尽的时候，我们会变得不那么理性、不那么专注，也不太能控制自己的冲动。因此，我们更倾向于选择能够提供即时满足的活动，而不是那些对我们来说更有价值的活动（当然，更有价值的活动也需要更多的认知努力）。在一天结束时，出现决策疲劳的我们更有可能选择看电视，而不是选择健身房。我们更有可能拿起一袋薯片而不是自己准备沙拉或煎牛排。我们倾向于选择最轻松的道路。

>> 存在太多选项的清单会加剧这种情况。它们迫使你做出关于需要处理哪些任务的非必要决定。如上所述，每个决定都会侵蚀你的认知资源，并增加你的决策疲劳。这最终导致了一种被称为“决策逃避”的困境。面对太多选择，你会避免从中挑选，因为这样做需要太多心理上的努力。相反，你会花费宝贵的时间查看电子邮件，访问Facebook或看新闻，所有这些都是在试图逃避一件事——决定真正应该做的事。陷入“决策逃避”的结果可想而知：你的工作效率将直线下降，待办事项（包括那些重要事项）也未能完成。

◆你未曾意识到为任务添加场景

>> 大多数清单最大的劣势之一就是缺乏任务的背景。任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。

>> 没有这样的背景信息，你自然很难知道哪些任务需要立即关注。事实上，你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。

>> 如果你不知道需要多长时间才能完成这项任务、它有多重要，以及它如何与某个大目标相关联，你又怎么知道是否应该继续努力呢？如果你不知道是否需要获取某些资源来处理该任务，你又怎么能知道是否可以在某个特定时间去完成它呢？

>> 因此，没有提供任务场景的清单常常是无效的。它们总是弊大于利——它们不会促使你处理最重要的任务，而是会让你浪费时间在并不适合当前情况的任务上。假设你的清单包含“给我的会计师打电话”这样一项任务，而它并没有提供相关的优先级信息，那么你是需要今天打电话给会计师还是等到下周？同样，它也没有提供关于电话可能持续多长时间的信息。那么，你是需要几分钟的时间还是要聊上一个小时？另外，你是要询问会计师有关资产注销的潜在问题，还是想探讨建立壳公司的利弊？在不知道其细节的情况下，我们难以决定是否处理待办事项，这就是问题的关键所在。

>> 创建缺乏场景的任务清单，你最终会得到难以选择的选项。结果是什么呢？你的清单变成了对未解决和未完成事件的持续记录，而不是对你需要完成的事件的记录。

◆ 你的任务被定义得过于宽泛

>> 之所以出现被宽泛定义的任务，问题在于它们的范围太大了。因为缺乏明确的起点和终点，所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。

>> 换句话说，这个宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。

>> 如果这个项目出现在我的清单上，那么因为没有列出各项任务，所以我会不知道如何开始，也就自然会倾向于拖延。

>> 相反，被狭义定义的任务包含明确的起点和终点。这些待办事项具有单一目标，并且你很容易知道是否已达到该目标。

>> 当项目没有被分解为各个组成部分时，它会被打包、佯装成一项任务。因为待办事项未被详细说明，所以我们很难知道何时完成它。这是待办事项清单中常见的失败。

>> 例如，一个打算写一本新小说的作者，如果将待办事项列为“开始写小说”就太模糊了。因为开始写小说涉及的任务太多而并未详细说明。相比起来，“编写第1章初稿”这样的任务会更有效。任务的具体和细化能鼓励你去行动，并且很容易让你知道项目何时被达成。

>> 一名需要准备考试的大学生，将待学习的项目定义为“考试内容”就是非常不精确的。“完成第171～175页的全部练习题”这样的任务设定会更有效，因为它可以为学生提供一项具体的任务来完成。

>> 过于宽泛地定义任务，很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题，请检查它们是否可以被分解为较小的任务。

◆ 你的任务不符合特定目标

>> 你所做的一切都是有目的的。

>> 我们设定目标是为了促使自己采取行动。当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。

>> 可问题在于，很多人在创建清单时都忘记了这个原则。他们写下（或在线记录）每一项想到的任务，但未能将这些任务与具体目标联系起来。因此，他们最终要花费大量的时间来处理长远来看对他们来说不重要的待办事项。例如，假设你在明天的清单中写出维护博客并“写一篇新博文”，这是你认为需要做的任务。但是你知道你需要做的具体原因以及你在用博客有针对性地发布什么内容吗？也许你希望新帖子能够在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的博客网站；也许你想让自己的博客显示在谷歌热门搜索查询的首页上；也许你希望博客文章能够吸引业内有影响力人士的关注。这些可以促成你与他人建立有价值的联系，激励你做得更好。关键是，你必须知道每个项目需要完成的原因，并将特定目标附加到清单的每项任务上。忽略了这一步，你就不会有动力去完成这个项目。

◆十种最常用的待办事项清单：

◆ 1．“事无巨细”清单

>> 第一，清单会不断增长，如果你每天都不断把任务添加进去，几乎就不会有将这份清单清空的那天。第二，你会面临太多的选择，而这会削弱你的决策能力。清单为你提供了一长串的选择，你更倾向于犹豫不决，而不是采取行动。第三，你的清单会有太多变数。需要3分钟完成的任务被列在需要3个小时完成的任务旁边，低优先级任务被列在高优先级任务旁边，而你最终会花时间去处理那些不值得现在就去完成的任务。

>> 依赖事无巨细的单一清单来安排工作是一个糟糕的主意。你可能会完成一些任务并将其从清单中删除，从而感到有效率甚至富有成就感。但实际上，你会倾向于选择那些简单、低优先级的任务，因为这些任务总是在最短时间内就可以完成的，但你无法解决那些高价值的问题。

◆ 2．“任务+开始日期+截止日期”清单

>> 截止日期很重要，因为它能激发我们行动起来。它能帮助我们在冲突的项目和任务之间正确分配有限的时间。假设我们的截止日期是切合实际的，并把待办事项的比较优先级考虑进去，那么设定截止日期的做法就可以提高工作效率。我们不仅能完成更多的事情，而且能完成更多该做的事。

>> “开始日期”似乎并不重要，但它的用处实际上比你想象的要大很多。它提供了以下两重优势。首先，它迫使你专注于少量的待办事项。你可以将注意力集中在当天正在做或需要开始去做的任务上。你可以忽略那些开始日期在将来的任务。其次，你不太可能在最后一刻才完成任务。任务的开始日期将提示你尽早处理，以赶上截止日期。

>> 相反，想一下大多数人如何根据他们的待办事项清单处理工作：他们随意选择一项任务而不在意哪些任务可以等待，而哪些需要立即完成。如果没有开始日期和截止日期来提醒他们做出决定，他们会以随意的方式处理待办事项。随意的处理可能会抹杀掉我们的工作效率，因为我们很有可能在错误的时间完成错误的任务。

◆ 3．待办事项清单“两人组”：主任务清单+每日任务清单

>> 主清单是你想到的每项任务的滚动存储库。它是你记录每个项目的地方，无须考虑优先级、截止日期、完成项目所需的时间以及与之关联的项目。

>> 你永远不会完成主清单中的所有任务。它可能会随着时间的推移而增长。在使用这种方法的人看来，这份清单的好处在于它能捕捉在你头脑中游荡的无数任务，从而节省你必须记住它们的努力。

>> 每日清单，就是你全天工作的清单。

>> 两份清单如何协同工作呢？按照这种方法，每天晚上你都要查看主清单；你要寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务，以便推进其他任务。一旦你确定了这些待办事项，就要选择几个，将它们转移到第二天的每日清单中，并估算你是否有足够的时间来完成它们。

◆ 4．“3+2”法

>> 这种待办事项清单方法遵循一个简单的公式：三项大任务+两项小任务。每天，你需选出要处理的5项任务（或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们）。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。

>> “3+2”法的这一特性使其可以与番茄工作法和时间盒（time-box）等常用的时间管理法兼容。

>> 例如，你可以安排四个番茄钟（每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间）来完成你的一项大任务。分配好时间盒能使你有时间完成较小的任务。

>> “3+2”法通过限制任务清单的范围来提高你的注意力。因为只需要处理5项任务，你就会受到较少的干扰。你不再纠结要去做什么，因为你不需要从众多选项中做出决定。

◆ 5．“1-3-5”法

>> “1-3-5”法是上文描述的“3+2”法的扩展。在这里，你可以选择1项大任务、3项中型任务和5项小任务，以便在白天完成。

>> “1-3-5”法的好处是将任务的数量扩大到9。

◆ 6．基于项目的清单法

>> 这种方法需要将待办事项清单进行分类，依据的是项目之间的相关性。你将设计出多份清单，每个项目对应于一份清单。

>> 例如，假设你想要改造厨房。你将使用以下任务为此特定项目创建清单。□规划新厨房的布局□选择你想要的橱柜类型□选择你首选的台面材料□选择灯具□选择防溅墙□列出要替换的设备□寻找符合新厨房设计的新冰箱□致电三名承包商，确定意向

>> 任务场景和详细说明是这种方法中固有的，因为你的清单本就是根据项目组织的。一份特定清单中显示的所有任务，都与你的目标直接相关。

>> 该方法的一个优点是，它可以让你直观地了解正在进行的多个项目。如何选择待处理任务，取决于你选择继续推进哪个项目。但基于项目的清单有一个缺点是，它很少涉及与“你如何度过一天”有关的内容。你可能会从多份清单中选择任务，而不是选择使用已创建的单一清单来最大限度地提高工作效率。这样会产生太多的选择和可变性。有太多选项时，任务切换及其伴随成本也会随之而至。

◆ 7．3-MIT法

>> MIT是Most Important Task的首字母缩写，意即“最重要的任务”。这是你待办事项清单中最高优先级的项目，是在特定日期内必须完成的事。最初的方法要求确定一项重要任务，以排除其他一切干扰，专注于完成此任务。只有在完成后，你才能将注意力转向其他项目。

>> “3-MIT”法是一种常见的变体。

>> 顾名思义，你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务。无论发生什么，你必须完成这三件事。

◆ 8．“便利贴”法

>> 拿一块软木板和一堆便利贴，将木板分成三列：左栏为“待办”，中间栏为“进行中”，右栏为“已完成”。通过“便利贴”法，你能直观看到一个任务的发展方向。

>> “便利贴”法包括以下几个步骤：在便利贴上写下每项新任务（一项任务使用一张便利贴），并将其粘贴在“待办”列中。它会一直在那里，直到你准备着手解决它；当你开始处理任务，便将这张便利贴移到“进行中”列；完成任务后，将便利贴移至“已完成”列。

>> 你当然不必限于软木板和便利贴这两种材料，在白板或者黑板上安排任务也可以达到同样的效果。

◆ 9．“四象限”法

>> “四象限”法由畅销书《高效能人士的七个习惯》（The Seven Habits of Highly Effective People）的作者史蒂芬·科维（Stephen Covey）推广，这种方式也被称为“艾森豪威尔盒子”。

>> 任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任务应立即处理；第二象限中的那些任务则不那么可怕，但应该安排在不久的将来完成；第三象限中的任务可以委派给其他人；第四象限中的任务可以放弃。

◆ 10．GTD法

>> 戴维·艾伦（David Allen）的GTD是当今最著名的任务管理法之一。

>> GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的。当我们把项目写进主清单中时，要花时间根据项目的具体场景组织它们。我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置，同时每周进行一次回顾，以保持我们处理的是那些最重要的事。

>> 该方法显示了几个重要特征。第一，它强制你为每项任务添加情景。这是将所有内容“转储”到主清单，然后将任务移到其他更精确清单的过程中所必需的。第二，它根据重要性将任务分离。GTD的一部分涉及创建“下一步行动”（next action）清单和“以后再说”（someday/maybe）清单。第三，GTD建议每周进行一次回顾。这样的回顾不是让你做事后诸葛亮，而是复盘上一周的具体工作，并从中总结经验。第四，GTD十分灵活。GTD只提供了制作待办事项清单的结构，但它并不强迫你遵守特定的策略。它提供了一个框架，这就为你创建个性化的清单提供了足够的灵活性。

>> 从GTD的特点和功能来看，使用时也会遇见一些挑战。第一，它更专注于处理你头脑中的想法，而不是真正意义上的完成它们。第二，它没有充分注意到大脑中的项目是怎样和真正需要完成的目标发生关联的。虽然为项目提供了情景并将它们放在清单之中，但你并没能将它们与特定目标联系起来。第三，GTD固有的灵活性对某些用户不利。通常，用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件，而不是高自由度。这些限制可以帮助他们控制坏习惯并改善注意力（很遗憾，GTD没有做到这点）。第四，使用GTD时很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任务从你的脑海中提出来并写到纸上（或者放到在线应用程序中）；但问题是，并非你头脑中的所有东西都值得在清单上占有一席之地。其中大部分内容实际上与你的目标无关，还会浪费你的时间。记录下每项任务可能会让你感觉被琐碎的小事所吞没。

◆如何创建完美的待办事项清单：

◆ 第1步：从任务中分离出当前任务

>> 首先，使用“当前任务”（current task）清单来决定如何分配每天的时间和注意力。此清单记录的必须是当天要完成的待办事项。其次，使用“未来任务”（future task）清单来跟踪需要你关注的所有项目。在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单。

>> 你会发现，完成每日清单是可实现的，它将激励你不断把任务从清单中删除，直到工作一天之后清空所有任务。你会感到度过的一天是成功且高效的。你将不断体验到完成任务后的积极情绪反馈。

◆ 第2步：根据期望的结果确定任务

>> 完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。

>> 请写下那个目标或你期望的结果。如果你认识到任务存在的原因，将更有可能完成它。

>> 当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）。这是有效待办事项清单的特征之一。

◆ 第3步：将项目分解为单个任务

>> 完成任何项目的方法都是先将其分解为各个组成任务。完成了项目所需的各项子任务，这个项目自然就向前推进了。

>> 当我们面对一个大型项目时，我们很难知道从哪里开始。因此，我们更容易分心。当我们缺乏方向和动力时，我们很难专注于某个领域并去努力，这时分心自然就占了主导地位。这就是许多待办任务在一天结束时仍未完成的原因。它们是真正意义上的“大”项目。它们的范围太大，看起来会压垮我们，这就导致了我们的持续拖延。我们最终会将它们放到第二天的待办清单中，让它们继续扰乱我们的思绪。如果我们不花时间将项目分解为更小、更易于管理的部分，那么这种“驱动力丧失”将日复一日地上演。

>> 将项目分解为更小的任务，使它们看起来更可行。它还允许你根据优先级和价值将有限的时间和注意力集中在特定任务上。

>> 分解任务是很重要的。你应该确保清单中仅有可操作的任务，而不是大型项目。如果一个项目需要多个动作，那么这个项目自然可以（而且也应该）被分解成小任务。把任务揉碎，你才能更好地关注并完成重要的工作。

◆ 第4步：设定每个任务的截止日期

>> 截止日期的重要性：它帮助我们将时间和精力集中在重要任务上，同时帮助我们组织日程，还鼓励我们采取行动。有研究结果显示，截止日期可以提升我们的表现。

>> 最终，设定每项任务的截止日期提高了我们的工作效率，促使我们完成重要的工作。

>> 因此，主清单中的每项任务都应该有一个与之相关的截止日期。这个日期不一定是一成不变的，它可以随着附加任务的优先级和紧迫性而改变。

>> 为主清单中的每个项目附加截止日期，可以让你更轻松地了解要为每日清单选择的任务。你可以一眼就看出哪些任务明天需要你注意，哪些任务可以搁置到很久以后。

◆ 第5步：将当前任务的数量限制为7个

>> 待办事项清单最常见的问题之一是它们太长了。使用者从少数任务开始，最后总是增加到几十个。这也难怪大部分人无法通过待办事项清单知道自己想要做什么——从如此庞大的清单中发现应该做什么，几乎是不可能的！

>> 强烈建议将每日清单中的任务数限制为7个——这是一个可管理的数字。

>> “限制为7”的建议仅涉及至少需要15分钟才能完成的任务。

◆ 第6步：按项目、类型和地点组织任务

>> 我建议为每个项目、每种类型和每个地点创建一份单独的清单。例如，以下项目将各自有一份清单（按项目分）：□写一本书□厨房改造计划□买一辆车以下类型的任务也应各自有一份清单（按类型分）：□分析工作□创造性工作□无意识的重复工作同样，可以按照处理任务的地点分类：□在办公室□在家□在路上

>> 按项目、类型和地点对待办事项进行分类将使你保持井井有条。它还可以帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。

◆ 第7步：“修剪”多余的任务清单

>> 你需要保持主清单整洁（这也是清单管理中最重要的事情之一），比如定期“修剪”清单，删除不再需要或重复的任务。否则，在你每天向清单中添加新任务之后，它很快就会变得难以管理。

>> 修剪清单可以帮助你控制它。你将能够更轻松地识别重要项目及与其相关的任务。当不相关的项目被删除或从清单中划掉时，任务管理也就变得更简单了。

>> 修剪也可以提高效率。它将主清单的内容限制为推进你最重要工作的任务，因此你不会浪费宝贵的时间和精力去做非必要的工作。什么类型的任务应该作为“待删除”的备选项呢？你可以找找以下这四类项目。1．愿望2．含义不明确的任务3．琐碎的任务4．承诺和决心。

>> 愿望通常被表述为项目，而不是可操作的任务。例如，你可能希望“改造厨房”，也可能希望“明年夏天带家人去考艾岛（Kauai）”。愿望的表述常常过于宽泛，而且通常对于实现明确的目标没什么帮助。因此，应将这类任务从主清单中删除（把它们移到愿望清单中吧）。含义不明确的任务是指缺乏细节和背景的任务。它们放在那里时，不会引起你注意，而你注意到它们的时候，事情就已经变得糟糕了。一个例子是“给约翰打电话”。但为什么需要给约翰打电话？这样做将如何推动你的工作向前发展？没打电话会有后果吗？如果有，后果是什么？如果主清单中的任务不清楚，那么请根据自己的目标重新评估任务价值——总之，它很有可能是可删除的任务。再看琐碎的任务，删除这类任务不会对你的计划产生影响。它们更像是随机出现的事件，突然从脑海中浮出来并在遗忘前被及时记录了下来。你的主清单会累积很多这类任务。主清单的用途就是从你的头脑中提取出那些难以记忆和组织的任务。但是如果仔细研究，你一定会发现许多这样的任务，也应该把它们从清单中删除。下定决心去做什么，这只是一种承诺。它与平常的待办事项不同，因为这通常需要习惯的改变。例如，你可能会下定决心去“运动”“减肥”或“学习西班牙语”——有这样的目标很正常，但不要将它们与可操作的任务混淆。请从主清单中删除所有这类表达承诺或决心的任务，因为它们不属于那里。相反，应该把它们放在单独的“生活方式目标”清单中，并视为独立的项目；等到你准备好认真对待其中一个时，再为其创建单独的清单，把项目分解为小型的、可操作的任务并设定截止日期。

◆ 第8步：估算完成每项任务所需的时间

>> 你应该清楚主清单上的每个待办事项需要多长时间才能完成。你可以以此为依据，为每日清单选择对应的任务，规划每日时间。如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间，就可以创建近乎完美的待办事项清单，从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务。大多数人忽视了“估算”这一步，而这对于任务管理来说无疑是最具破坏力的。这一步决定了我们能够完成待办事项清单，还是在一天结束时发现被无边无际的任务吞没而陷入沮丧。

◆ 第9步：使用主动动词引导每项任务

>> 有时候，你需要的只是恰到好处的词语来刺激行动。动词有这种力量：把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。当你使用动词表达时，任务就会立刻生效。动词能将清单中的文字变为可操作的任务；它能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务。

>> 我们来看几个例子。以下是缺乏动词的任务。□衣服□桑德拉的生日蛋糕□应收账款报告□汽车轮胎□早餐你应该能体会到这样的任务缺乏情感和动力。我们可以通过添加动词来解决这个问题。□开始洗衣服□为桑德拉买生日蛋糕□完成应收账款报告□检查汽车轮胎的压力□打电话预订早餐

>> 要注意动词（开始洗、买、完成、检查和打电话）是如何告诉我们究竟该做什么的：没有歧义，不必猜测任务涉及的活动类型，动词直接定义了我们要做的具体事项。

>> 当然，不是任何动词都可以起到引导作用；选择恰当的动词是一门艺术，关键是内容要具体。例如，考虑待办事项“联系鲍勃询问关于TPS的报告”。动词“联系”是有帮助的，但不精确。它可以表示以下任何一种情况。□打电话给鲍勃□发电子邮件给鲍勃□给鲍勃发短信□顺便去鲍勃的办公室□将联系人鲍勃标上星号选择定义任务的精确动词是有价值的——秘诀在于具体。你会给鲍勃打电话，还是给他发电子邮件？你会给他发短信，还是顺便去他的办公室？

>> 正确的动词会激励你采取行动；错误的动词则恰恰相反，它会使你拖延，“探索”“计划”和“了解”这样的动词就很不具体，不如“研究”“写大纲”“打电话”这类动词有效——后面这类词对选择会产生更大的影响，因为它们指明了如何具体行动。使用正确的动词描述任务将激励你采取行动。你不会受到干扰，也不太可能拖延，因为你明确知道自己需要做什么。

◆ 第10步：注意哪些任务会受到他人的影响

>> 每日清单中的某些任务需要其他人的参与。

>> 你需要了解任务清单中的哪些项目需要依靠其他人的行动。戴维·艾伦在GTD法中提出，可以创建一份独立的“等待清单”（“Waiting for”List），用来记录你等待某人采取行动的每项任务。

>> 就我个人而言，我认为使用“等待清单”有些多余。如果你已经按照前面的9个步骤创建主清单、基于任务细节的清单和每日清单，那么没有“等待清单”也是完全可行的。实际上，“等待清单”会使你的任务管理法过于复杂。我的建议是：在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。

>> 如果你未及时收到对方的意见，预计的交付日期将提示你跟进他的进度。这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责。对于那些需要依靠其他人行动的工作流程，这一点至关重要。

>> 大多数人都忽视了这一步，没有去记录是否需要其他方面的信息或者会受到他人的影响。而如果你正在完成的任务需要依靠其他人，那么缺少这方面的考虑将毁掉估计任务完成时间的准确性。这样会使你最终浪费宝贵的时间等待其他人采取行动，而在事务安排上处于尴尬的境地。这当然会限制你完成工作的能力，严重影响工作效率。

◆如何维护待办事项清单系统：

◆ 技巧1：建立“微任务”批处理清单

>> 批处理清单的目的是用一份清单单独组织所有微任务（完成时间不到10分钟的任务）。我们的想法是：在单个工作时间单元内批量解决它们。

>> 微任务不属于你的日常待办事项清单。

>> 微任务也不应该保留在主清单中。

>> 以下是属于单独的批处理清单中微任务的示例。□铺床□开始洗衣服□发邮件给客户□记录昨天的销售数据□把洗碗机腾出来□安排与同事会面□预订晚餐□检查语音邮件□把垃圾带出去□为老板提供进行中项目的最新信息□回电话□整理办公桌

>> 这些任务中的每一项都可以在几分钟内完成。问题是，你在一天中零星地解决这些问题时，会有分心的风险——它们可能打断你的工作流程，破坏你的工作势能，摧毁你的创造力。它们会诱使你进行多任务处理，而这又会带来任务的转换成本。转换成本会对你的执行力产生负面影响，并导致你的效率直线下降。解决方案就是将这些微任务批量处理。你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。这样每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决。

◆ 技巧3：按场景定义待办事项清单

>> 主清单中的每项任务都应附有任务情景的详细信息。例如，你应指定与任务相关联的项目、活动的类型（分析、创意等），以及是否存在任何基于地点的约束等。

>> 任务的场景会告知你下一步应该做什么决定。虽然提前准备这些详细信息需要时间，但这样做可以简化之后的决策过程——这份时间投入是值得的。

◆ 技巧4：进行每周回顾

>> 每周一次的回顾至关重要。它决定了你的任务管理系统是会激励你完成重要事情，还是鼓励你拖延；同时也决定了你是完成了所有任务，还是让任务都悄悄滞留。

◆ 技巧5：更新你的目标清单

>> 1979年，哈佛大学MBA课程的毕业生被问及是否写下了自己的目标。84%的人承认他们没有具体的目标；13%的人称他们有目标，但没有写下来；只有3%的人写下了他们的目标以及实现目标的计划。1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象。第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多；第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍。

>> 待办事项清单系统是由你想完成的目标驱动的。有一些目标是短期的（例如，你可能希望今年在工作中获得晋升），另一些目标则是长期的（例如，到60岁退休时有200万美元的流动性投资）。

>> 你应该每个月查看并更新目标，这样做有助于保持待办事项清单系统顺利运行。

◆ 技巧6：避免在方法论上犹豫不决

>> 使用任何任务管理法（包括你的待办事项清单系统）的目的，都是帮助你按时完成恰当的工作。我们的目标是提高效率，从而使生活更轻松。而当你专注于方法论以至于方法论本身成为优先事项时，你就很可能丧失了原本的那些目标。

>> 你可能认识一些符合这种描述的人。这类人会把所知道的所有时间管理法都派上用场；或者他使用的任务管理法非常复杂，需要耗费大量时间才能维持，这反而妨碍了他的工作效率

>> 不要因为忘记了任务管理法本身的目的而困在方法论的误区中。随着需求的变化，你也需要修改待办事项清单系统的各个方面。当你发现更好、更有效的工作方式时，就更新你的管理方法。请记住，待办事项清单系统是用来协助你的，而不是用来控制你的。

◆ 技巧7：构建适合你的系统

>> 没有完美的待办事项清单系统。在整本书中，我都在向你强调，那些对他人有效的方法可能并不适合你。

>> 写作本书的目的不是束缚你在某个系统下工作，而是帮助你创建一个适合自己的系统。

>> 所有涵盖的概念都围绕一个目标：帮你创建专属的待办事项清单系统，也就是一种最适合自己工作的方法。可能你最终设计的方法和我使用的截然不同，这也完全没有问题，因为每个人的情况、工作流程、偏好和倾向都是不同的，所以各自的待办事项清单系统自然有所不同。

>> 重点是，最终制定的方法应该依照你的工作流程和环境而定。

◆ 技巧8：保持一致

>> 只有当你在工作中使用的基本原理与本书介绍的一致时，你的待办事项清单系统才会有效。一致性是所做努力最终取得成功的关键，在维护任务管理系统这件事上也不例外。

>> 了解如何创建有效清单是一回事，每天按照那些基本原理行动是另一回事。后者决定了你的操作系统是平稳运行还是给你制造了堆积如山的任务。

>> 而在具体执行上，我们面临双重挑战。第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的。第二个挑战则是，一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天。你很容易从过去的经验中印证雪球效应。比如你一旦推迟一件不愉快的事（例如去看牙医），就会不断拖延，而且习以为常。如果你未能坚持应用本书中说明的步骤和提示，最终也会出现同样的状况。如果你在保持一致性方面存在困难，我建议你使用“杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）策略”。以下是它的工作原理。首先，了解创建有效待办事项清单系统的10个步骤（这些步骤在第5章中有详细说明）。其次，你需要记住确保系统长期平稳运行的8个技巧（这8个技巧可在本章中看到）。再次，购买一份可以在一张纸上显示全年日期的挂历和一支红笔。最后，将你学到的技巧应用到主清单、基于场景的清单和每日清单中。这样成功完成一天的任务时，你就用红笔在日历上给这一天画个“X”。宋飞在喜剧俱乐部巡回演出时使用了这种策略。他每天都会写笑话，只要写了笑话就在日历上画一个“X”。红色的“X”最终形成了一条长链，而他不想这条长链被某一天自己的懒惰中断。宋飞认为这种策略鼓励他一以贯之地写作，最终帮助他成为一名专业的喜剧演员。在你养成一致的习惯之前，可以试试宋飞的方法。我在锻炼身体时就用了这种方法来记录。它很有效，我相信用它来维护你的待办事项清单系统也会有类似功效。

◆ 如何将日历整合到待办事项清单中

>> 待办事项清单是你希望在特定日期内完成的内容，日历确定的则是这样的安排是否可行。

◆ 如何创建已完成清单

>> 如果激励性刺激会促使你更有效地工作，那么请尝试使用已完成清单。你可能会发现它为你的工作流程增加了重要价值。

◆ 关于有效待办事项清单的一点看法

>> 使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作。相反，使用它的目的是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。请记住，提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。

◆ 译后记

>> 时间管理的方法，说到底就是“你要用这一个小时干什么”的方法。一个小时的时间，你可以换来几局游戏的快乐，可以换来兴趣爱好的体验，也可以换来工作经验的积累。

>> 时间管理的核心是如何“执行”的方法，而不是如何“写下待办事项清单”的办法。知道了如何写下计划之后，更重要的是实践。

一本书，看完后，是根本记不住的，因此，需要进行摘录做笔记。一本书，看完后，成果就是几条或几十条摘要。将书看完，就是所谓的读薄的过程，就是抓重点的过程，看后的摘要成果，再行反复记忆和实践。

所以，我看书，求速度，快速看完。看快看慢，其实最终的收获都差不多。看书，就是按己所需，抓取书中重点。记忆本就是靠不住的，看得慢，也并不代表就记得多，第二天仍然是一半多都要忘记的。何况，记忆本就不属于看书这一步骤。

这种快速摘取要点的读书法，我称之为“淘金读书法”。